Seit der RKSV 2017 ist unter gewissen Umständen eine Registrierkasse zu führen. Wenn Sie gemäß dieser Bestimmungen eine Registrierkassa brauchen, erfahren Sie In diesem Artikel wie Sie mit Ihrer FreeFinance Registrierkassa startklar werden und Ihre rechtskonformen Bons drucken können.
Lesen Sie alles zu den grundsätzlichen Bestimmungen in unseren weiteren Informationen Registrierkassenpflicht in Österreich.
Grob gesprochen benötigen Sie eine Registrierkassa, sobald
Alle Regelungen rund um die Registrierkassenpflicht finden Sie in unserem Ratgeber Registrierkassenpflicht in Österreich.
Prüfen Sie dazu am besten Ihre bisherigen Barumsätze in FreeFinance über Meine Belege > Ausgangsrechnungen und wählen bei der Option "Bezahlt auf" die Belegart 2700 Kassa.
Ihre Signatureinrichtung haben Sie mit dem Feature "Registrierkassa" ebenfalls bezogen, diese muss noch bei A-Trust "abgeholt" werden.
Geben Sie dafür eine der drei möglichen Identifikationsmöglichkeiten an und klicken Sie auf Registrieren.
Die Kassaeinstellung umfasst sowohl die Kassa-Namen und Nummern als auch die Layout-Einstellungen. Die Layout-Anpassungsmöglichkeiten des Barbelegs reichen von A4-Belegen bis zu Bondrucker für 80mm breite Bondrucker, die PDF-Dateien drucken können. Beispiel hierfür ist der Epson TM-T20II. Details unter Registrierkassa Einstellungen
Ist die Kassa fertig erstellt und die Signatur von A-Trust registriert, können Sie die Kassa aktivieren. Die Signatur ist automatisch ausgewählt.
Lesen Sie Informationen im Dialog durch und wenn Sie einverstanden sind, aktivieren Sie die Kassa.
Bei erfolgreicher Aktivierung, wird der Startbeleg sofort erstellt und die Kassa ist einsatzbereit.
Sowohl Signatur als auch Kassa müssen zeitnah an das Finanzamt gemeldet werden. Dies kann entweder direkt (händisch) in FinanzOnline erfolgen oder aber automatisch mittels Direktschnittstelle an FinanzOnline übertragen werden.
Möchten Sie Ihre Meldungen automatisch mittels Schnittstelle an FinanzOnline übertragen, muss dafür ein Webservicebenutzer in FinanzOnline angelegt werden.
Damit sich FreeFinance mit Ihrem FinanzOnline verbinden kann, muss dort zuerst ein sogenannter Webservice-Benutzer angelegt werden. Diese Anmeldedaten können dann in FreeFinance hinterlegt werden. Ihr klassischer Online-Zugang zu FinanzOnline funktioniert dafür leider nicht.
FinanzOnline WebserviceBenutzer anlegenIst der Zugang korrekt eingerichtet, können Sie folgende Informationen direkt an FinanzOnline übermitteln:
Der Dialog zeigt die Signaturinformationen. Wird manuell in FinanzOnline gemeldet, sind diese Informationen mittels Copy/Paste händisch zu übertragen. Ist die Direktschnittstelle zum Finanzamt aktiviert, kann die Übertragung auch automatisch erfolgen.
Der Dialog zeigt die Information zur Kassa. Wird manuell in FinanzOnline gemeldet, sind diese Informationen mittels Copy/Paste händisch zu übertragen. Ist die Direktschnittstelle zum Finanzamt aktiviert, kann die Übertragung auch hier direkt und automatisch erfolgen.
Innerhalb von 7 Tage nach Aktivierung muss der Startbeleg geprüft werden. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
Der Kassenstand in der FreeFinance-Kassa sollte stets mit dem tatsächlichen Inhalt in Ihrer Kassa übereinstimmen.
Damit Sie Ihre Kasse starten konnten, musste der Kontostand auf der hinterlegten Belegart auf 0 sein. Wenn Sie jetzt das Wechselgeld bzw. den bisherigen Saldo wieder angeben möchten, so erfassen Sie diesen Anfangsbestand bitte als Bargeldeinlage einbuchen:
Alle 5 Jahre läuft Ihre Signatur ab und muss erneut gekauft werden. Zur Aktualisierung der Signatur sind folgende Schritte notwendig:
Navigieren Sie zu "Mein Abo" und bestellen das Zusatzprodukt "Signatureinrichtung".
Wählen Sie auf Wunsch weitere Produkte oder klicken Sie einfach auf Weiter und führen Sie die Bestellung zu Ende. Durch die Bestellung erwerben Sie ein Signaturzertifikat mit einer Gültigkeit von 5 Jahren für alle Ihre Registrierkassen eines Mandanten (dh einer Buchhaltung). Dh: Sie müssen das Zertifikat nur ein mal (1x) für alle Ihre Kassen eines Mandanten bestellen.
Wichtig: Sie benötigen nur eine (1) Signatur für alle Kassen eines Mandanten (dh: einer Buchhaltung).
Sie sehen nun direkt unter dem Produkt Registrierkassa eine weitere Produktzeile mit vorausgewählter Checkbox: Signaturzertifikat a.sign RK ONLINE.
Zum Start wird eine Testkassa automatisch angelegt. Die Testkassa dient zum Testen, Training oder für Schulung. Eine Testkassa verbucht keine Salden in die Buchhaltung und ist auch nicht in der Rechnungslegung für Bargeldeingang verwendbar. Sie erstellen damit keine RSKV-konformen Bons (kein QR-Code).
Im Registrierkassa-Dashboard sind alle Funktionen auf einen Blick dargestellt:
Erstellen Sie Ihre Barbelege (Bons) und drucken diese aus!
Nähere Informationen zu neue Bareinnahmen-Belege erstellen
Die erstellten Bons können als PDF-Dateien per E-Mail an die Kunden versendet werden. E-Mail Vorlagen und die direkte Verwendung von Kundendaten sind möglich.
In diesem Tutorial-Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Bar-Einlagen in die Kassa erfassen, um zB: den Anfangsstand (Bar-Einlage) der Kassa einzugeben
Bar-Entnahmen sind vor allem für die Einzahlung der Tageslosung auf ein Bankkonto wichtig.
Nähere Informationen zu Bareinlagen oder -entnahmen einstellen.
Damit Sie Ihre Registrierkassen-Umsätze auch automatisch in die Buchhaltung übertragen können, legen Sie in der Registrierkasse die Tagesabschlüsse an.
Nähere Informationen zu Tagesabschluss, Monatsabschluss und Verbuchen in die Buchhaltung.
Sie können mehrere Artikel in Bestellungen zusammenfassen und Kunden zuordnen. Dies ermöglicht etwa die Führung eines Tisch-Systems, in dem alle Bestellungen eines Tisches in einer Bestellung zusammengefasst werden.
Über den Reiter „Bestellungen“ auf der Seite „Neuer Bon“ gelangen Sie zur Übersicht der Bestellungen. Hier können Sie mit dem Reiter „Neue Bestellung erstellen“ neue Bestellungen anlegen, oder bestehende Bestellungen bearbeiten oder bonieren.
Über die Schaltfläche „Teilzahlung“ können Bestellungen teilweise abgerechnet werden. Somit ermöglichen wir beispielsweise das getrennte Bezahlen mehrerer Gäste eines Tisches, oder Teilzahlungen einzelner Bestellungen.
Pro Teilzahlung kann über die Schaltfläche „Kunde auswählen“ ein neuer Kunde gewählt werden. Für jede Teilzahlung wird ein eigener Bon erstellt.
Finden Sie alle notwendigen und hilfreichen Berichte:
Über das Datenerfassungsprotokoll können Sie sowohl jeden beliebigen Beleg prüfen, als auch den Startbeleg und Jahresbeleg melden. Der Jahresbeleg wird mit dem Abschluss des letzten Kalender-Monats automatisch angelegt. Klicken Sie dort auf das Symbol "Beleg prüfen".
Nähere Informationen zu den Berichten.
Mit der Registrierkassa von FreeFinance erstellen Sie in wenigen Schritten RKSV-konforme Registrierkassenbons. Vom Kauf der Funktion bis zum Druck Ihres ersten Bons müssen Sie nur die in diesem Artikel beschriebenen Schritte zur Aktivierung erledigen, mit diesem Ratgeber gelingt Ihnen das Einrichten Ihrer neuen Registrierkassa - und das ganz ohne neuer Hardware.
Geeignete USB-Barcode-Scanner (die sich wie eine Tastatur verhalten) können bei entsprechender Barcode-Erfassung im Artikelstamm bereits jetzt in Kombination mit einem PC oder Laptop zur Artikel-Auswahl bei Rechnungen genutzt werden. Es gibt prinzipiell auch Bluetooth-Barcode-Scanner, die für Tablets/Smartphones geeignet sind!
Als Cloud-Software-Dienstleister bieten wir leider keinen Hardware-Support und bieten keine Hardware-Pakete (Geräte wie spezielle Bondrucker, Kassenlade, Kundendisplay).
Der als PDF-Datei generierte Barbeleg kann auf einem Drucker Ihrer Wahl ausgedruckt werden - bei aufrechter Internetverbindung.
Über den Kontoauszugslader besteht die Möglichkeit, CSV-Dateien aus einem externen Registrierkassen-System in FreeFinance zu importieren und die Salden in Ihrer Buchhaltung zu verbuchen.
Es stehen drei Optionen zum Druck von Barbelegen zur Verfügung:
Für die mobile Applikation (App) sind für den direkten Druck vom Tablet aus aktuell die Drucker von STAR möglich.
Gerne nehmen wir Ihre Modelle auf, die Sie erfolgreich mit FreeFinance im Einsatz haben!
Seit RKSV 2017 zeigt Ihr Bon alle notwendigen Details:
Zusätzlich können Sie Logo, sowie die Inhalte zu Kopfzeile und Fußzeile angeben.