Eine E-Rechnung ist eine standardisierte, strukturierte und maschinenlesbare Rechnung, welche im XML-Format erstellt werden muss. Nur dadurch können Buchhaltungs- und ERP-Systeme die enthaltenen Daten automatisch verarbeiten. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung enthält sie maschinenlesbare Daten statt eines reinen Bild- oder Textdokuments.
E-Rechnung ⇒ Anforderungen & Vorteile
Die E-Rechnung an den Bund ist einfach umzusetzen, wenn die erforderlichen Schritte eingehalten werden. Die Umsetzung erfolgt in einem klar geregelten Prozess: Von der Registrierung im USP über die Erstellung der Rechnung bis zur Empfangsbestätigung werden alle notwendigen Schritte digital durchgeführt.
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Themenübersicht E-Rechnung
- E-Rechnung - auf einen Blick
- Geprüftes Wissen
- E-Rechnung: Definition und Bedeutung
- Rechtliche Grundlagen der E-Rechnung
- Anforderungen an E-Rechnungen
- Vorteile der E-Rechnung
- Schritt für Schritt zur E-Rechnung an den Bund
- E-Rechnung an den Bund mit FreeFinance erstellen
- Erforderliche Kundendaten für die E-Rechnung
- Ist eine per E-Mail versendete Rechnung eine E-Rechnung?
- Fragen und Antworten
- Quellen
E-Rechnung - auf einen Blick
| Ist die E-Rechnung in Österreich verpflichtend? | Ja, für öffentliche Auftraggeber ist die E-Rechnung bereits verpflichtend, für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU ab 1. Juli 2030 (ViDA), für rein inländische B2B-Geschäfte in Österreich hingegen nicht. |
| Welche rechtlichen Grundlagen gelten für die E-Rechnung? | Die E-Rechnung basiert auf nationalen Gesetzen und EU-Richtlinien, die ihre rechtliche Anerkennung und den Einsatz im öffentlichen Bereich regeln. |
| Welche Anforderungen muss eine E-Rechnung erfüllen? | Eine E-Rechnung muss in einem zulässigen Standard wie ebInterface oder Peppol erstellt, vollständig ausgefüllt, elektronisch übermittelt und gesetzeskonform archiviert werden. |
| Welche Vorteile bietet die E-Rechnung? | Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile: Prozesse werden beschleunigt, Kosten gesenkt und die Fehleranfälligkeit bei der Rechnungsverarbeitung reduziert. |
| Wie wird eine E-Rechnung an den Bund übermittelt? | Die Übermittlung erfolgt nach der Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP), der Aktivierung der Funktion „E-Rechnung an den Bund“, dem Versand der Rechnung und dem Erhalt einer Empfangsbestätigung. |
Die eRechnung ist eine standardisierte elektronische Rechnung, die in einem maschinenlesbaren Format, wie z.B. XML, erstellt wird und den automatisierten Austausch von Rechnungsdaten ermöglicht.
Geprüftes Wissen
"Die E-Rechnung bringt riesiges Nutzenpotential für alle Unternehmen.
Die Strukturierte elektronische Rechnung erleichtert den innerbetrieblichen Steuerungsprozess für Unternehmen jeder Größe - sie bringt geringere Bearbeitungskosten, mehr Transparenz und schließlich mehr Sicherheit,
auch für EPU und KMU."
E-Rechnung: Definition und Bedeutung
E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber
Seit 2014 müssen Unternehmen E-Rechnungen an den Bund stellen. Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen für Bundesministerien oder andere öffentliche Auftraggeber erbringen, müssen ihre Rechnungen elektronisch übermitteln.
Seit 2019 sind neben dem Bund auch Länder, Gemeinden sowie weitere öffentliche Auftraggeber verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen entgegenzunehmen. Dazu zählen unter anderem Einrichtungen und Unternehmen, die dem öffentlichen Vergaberecht unterliegen.
Auch die Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) akzeptieren E-Rechnungen und ermöglichen ihren Geschäftspartnern, Rechnungen im Format ebInterface über das Portal E-RECHNUNG.GV.AT elektronisch einzureichen.
E-Rechnungen im B2B-Bereich
Im B2B-Bereich gibt es in Österreich derzeit keine generelle Pflicht zur E-Rechnung. Im Rahmen der EU-Initiative „ViDA" (VAT in the Digital Age) ist ab 1. Juli 2030 eine Pflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU vorgesehen. Für rein inländische B2B-Geschäfte in Österreich besteht weiterhin keine allgemeine Pflicht.
Hinweis von FreeFinance: Deutschland hat bereits eine eigene nationale B2B-Pflicht eingeführt: Seit 1. Jänner 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2027. Für österreichische Unternehmen mit deutschen Geschäftspartnern ist das bereits jetzt praktisch relevant.
Rechtliche Grundlagen der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung basiert auf mehreren nationalen und europäischen Rechtsvorschriften. Bereits mit der EU-Richtlinie 2010/45/EU wurden elektronische Rechnungen einer Papierrechnung rechtlich gleichgestellt. Ergänzend schufen das Abgabenänderungsgesetz 2012 sowie das IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) die gesetzlichen Voraussetzungen für die elektronische Rechnungsstellung an den Bund.
Ein weiterer wichtiger Meilenstein war die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Sie verpflichtet öffentliche Auftraggeber in allen EU-Mitgliedstaaten, seit dem 18. April 2019 strukturierte E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Für bestimmte öffentliche Auftraggeber galten Übergangsfristen, sodass die Vorgaben spätestens bis zum 18. April 2020 umgesetzt werden mussten.
Anforderungen an E-Rechnungen
Damit eine E-Rechnung in Österreich den gesetzlichen Vorgaben entspricht, muss sie in einem zulässigen elektronischen Standard erstellt werden. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kommen insbesondere das österreichische XML-Format ebInterface sowie der europaweit anerkannte Standard Peppol zum Einsatz. Während ebInterface vor allem in Österreich weitverbreitet ist, ermöglicht Peppol den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Rechnungen. Beide Standards gewährleisten einen strukturierten Datenaustausch und eine automatische Verarbeitung.
Erforderliche Pflichtangaben
Jede E-Rechnung muss die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Dazu zählen unter anderem die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, eine Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen sowie der Netto-, Steuer- und Gesamtbetrag.
Elektronische Übermittlung
Rechnungen an den Bund werden elektronisch über das Unternehmensserviceportal (USP) beziehungsweise das E-Rechnungsportal des Bundes übermittelt. Dabei müssen die technischen Vorgaben der jeweiligen Plattform eingehalten werden.
Gesetzeskonforme Archivierung
E-Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Unternehmen müssen sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist in einem Format archivieren, das ihre Lesbarkeit und Unveränderbarkeit sicherstellt.
Einhaltung der Fristen
Um Verzögerungen bei der Bearbeitung und Auszahlung zu vermeiden, sollten Unternehmen die geltenden Fristen für die Einreichung ihrer E-Rechnungen beachten und diese rechtzeitig übermitteln.
Tipp: Die Erstellung einer E-Rechnung lässt sich mit der Buchhaltungssoftware FreeFinance einfach automatisieren. Bei aktivierter E-Rechnungsfunktion werden automatisch eine maschinenlesbare XML-Datei sowie eine lesbare PDF-Rechnung erstellt. Dadurch stehen beide Rechnungsformate für die gesetzeskonforme Übermittlung und Dokumentation zur Verfügung.
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt der Digitalisierung im Rechnungswesen. Sie vereinfacht die Rechnungsstellung, automatisiert Prozesse und bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Zu den wichtigsten zählen:
- Schnellere Prozesse: Strukturierte Rechnungsdaten werden automatisch verarbeitet. Dadurch verkürzt sich die Bearbeitungszeit und manuelle Arbeitsschritte entfallen.
- Weniger Fehler: Standardisierte Formate minimieren Übertragungsfehler und sorgen für eine höhere Datenqualität.
- Mehr Transparenz: Digitale Rechnungen lassen sich einfacher verwalten, nachverfolgen und revisionssicher archivieren.
- Niedrigere Kosten: Der Verzicht auf Papier, Druck und Versand sowie der geringere Bearbeitungsaufwand senken die Kosten im Rechnungswesen.
- Mehr Nachhaltigkeit: Der papierlose Rechnungsversand schont Ressourcen und reduziert den CO₂-Ausstoß.
Schritt für Schritt zur E-Rechnung an den Bund
Wenn Sie erstmals eine E-Rechnung an den Bund übermitteln, gehen Sie am besten wie folgt vor:
1. Im Unternehmensserviceportal (USP) registrieren
Voraussetzung für den Versand von E-Rechnungen an den Bund ist eine Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP). Erst nach erfolgreicher Anmeldung können Sie die Funktion für die elektronische Rechnungsstellung nutzen.
2. Funktion „E-Rechnung an den Bund“ aktivieren
Sobald Sie Ihre Zugangsdaten erhalten haben, aktivieren Sie im USP die Anwendung „E-Rechnung an den Bund“. Dadurch wird Ihr Unternehmenskonto für die elektronische Rechnungsübermittlung freigeschaltet.
3. E-Rechnung erstellen und übermitteln
Nach der Aktivierung können Sie Ihre E-Rechnung an den Bund senden. Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
- Online-Formular: Rechnungsdaten direkt im USP eingeben.
- XML-Datei hochladen: Eine bereits erstellte E-Rechnung im zulässigen Format hochladen.
- Direkte Systemanbindung: Die eigene Buchhaltungssoftware per Webservice mit dem USP verbinden und Rechnungen automatisiert übermitteln.
4. Empfangsbestätigung prüfen
Nach dem Versand wird die E-Rechnung automatisch auf ihre formale Richtigkeit überprüft. Entspricht sie den Vorgaben, erhalten Sie eine Empfangsbestätigung per E-Mail. Diese bestätigt, dass die Rechnung erfolgreich beim Bund eingegangen ist, und dient als Nachweis für die Übermittlung.
E-Rechnung an den Bund mit FreeFinance erstellen
Mit der Buchhaltungssoftware FreeFinance erstellen und verwalten Sie E-Rechnungen an den Bund einfach und rechtskonform. Damit die Software die Rechnung korrekt erstellen und übermitteln kann, müssen zunächst die Stammdaten des öffentlichen Auftraggebers vollständig im Kundenstamm hinterlegt werden. Diese Informationen werden anschließend automatisch in die E-Rechnung übernommen.
Erforderliche Angaben im Kundenstamm
- Lieferantennummer: Diese erhalten Sie von der zuständigen Bundesdienststelle.
- Identifikation: Tragen Sie hier die für den Rechnungsempfänger erforderliche Kennung ein.
- Filialnummer: Sie entspricht der Einkäufergruppe der jeweiligen Bundesdienststelle.
- Anschrift: Hinterlegen Sie die vollständige Firmenanschrift des öffentlichen Auftraggebers.
Die mit FreeFinance erstellte E-Rechnung kann anschließend über das Unternehmensserviceportal (USP) an den Bund übermittelt werden.
Erforderliche Kundendaten für die E-Rechnung
Damit E-Rechnungen korrekt erstellt werden können, müssen im Kundenstamm bestimmte Angaben hinterlegt sein. Je nach Rechnungsempfänger werden diese Informationen automatisch in die E-Rechnung übernommen.
Kundeninformationen
- GLN-Nummer: Die Global Location Number (GLN) dient der eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers und wird in die E-Rechnung übernommen.
- DUNS-Nummer: Falls vorhanden, kann auch die DUNS-Nummer des Kunden als Identifikationsmerkmal in der E-Rechnung verwendet werden.
- Identifikation: Hinterlegen Sie die vom Rechnungsempfänger geforderte Identifikationsnummer. Diese wird automatisch in die E-Rechnung übernommen.
- Lieferadresse: Wird in der Rechnung eine Lieferbedingung angegeben, übernimmt das System die hinterlegte Lieferadresse automatisch in die E-Rechnung.
Ist eine per E-Mail versendete Rechnung eine E-Rechnung?
Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail verschickt wird, ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Häufig werden beide Begriffe verwechselt. Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist eine strukturierte und maschinenlesbare Rechnung im XML-Format, die von Software automatisch verarbeitet werden kann.
Mit der Buchhaltungssoftware FreeFinance können Sie jedoch nicht nur rechtskonforme E-Rechnungen erstellen, sondern auch Rechnungen bequem per E-Mail versenden. Die Software unterstützt Sie dabei mit einer automatisierten Rechnungsstellung und individuell anpassbaren Rechnungsvorlagen im eigenen Design.
Lesetipp: Weitere Informationen zur Rechnungsstellung in Österreich sowie zu den gesetzlichen Vorgaben und Rechnungsvorlagen finden Sie in unserem Ratgeber zur Rechnungslegung.
Fragen und Antworten
Wie funktioniert eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Datenformat erstellt, das sowohl von Menschen als auch von Software verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung enthält sie maschinenlesbare Daten, die Buchhaltungsprogramme automatisch auslesen können. Die Rechnung wird elektronisch an den Empfänger übermittelt, dort validiert und ohne manuelle Dateneingabe direkt in die Buchhaltung übernommen. E-Rechnungen müssen den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.
Für wen ist eine E-Rechnung Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben des jeweiligen Landes. In vielen Staaten müssen Unternehmen bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber bereits elektronische Rechnungen verwenden. Für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU ist ab 1. Juli 2030 im Rahmen der Initiative ViDA eine Pflicht vorgesehen, für rein inländische B2B-Geschäfte besteht dagegen weiterhin keine allgemeine Pflicht.
Welches Programm brauche ich für E-Rechnungen?
Für die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen benötigen Sie eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die das jeweils vorgeschriebene E-Rechnungsformat unterstützt. Moderne Programme erstellen strukturierte Rechnungen automatisch, prüfen deren Gültigkeit, versenden sie digital und übernehmen eingehende E-Rechnungen direkt in die Buchhaltung. Dadurch entfällt die manuelle Erfassung der Rechnungsdaten und administrative Prozesse werden deutlich effizienter.
Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist in erster Linie für Menschen gedacht. Zwar kann sie elektronisch versendet werden, ihre Inhalte können von Buchhaltungsprogrammen jedoch nicht ohne Weiteres automatisch verarbeitet werden. Eine E-Rechnung besteht dagegen aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten in einem standardisierten Format. Dadurch können Rechnungsinformationen direkt in ERP- oder Buchhaltungssysteme übernommen werden, ohne dass sie manuell erfasst werden müssen. Eine PDF-Datei allein erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung daher in der Regel nicht.
Ist eine PDF eine elektronische Rechnung?
Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung ist zwar eine elektronische Rechnung im allgemeinen Sinne, entspricht jedoch nicht dem technischen Standard einer E-Rechnung (z. B. ebInterface). Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist ein XML-basiertes, standardisiertes Format vorgeschrieben. Nur dadurch ist die Rechnung maschinenlesbar und kann von der Software des Empfängers automatisch erfasst und verarbeitet werden. Eine PDF-Datei allein erfüllt diese Anforderungen daher nicht.
Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung?
Wenn Sie eRechnungen gemäß ebInterface-Standard ausstellen möchten, ist das mit der entsprechenden Funktion der Buchhaltungssoftware FreeFinance per Knopfdruck möglich. Eine PDF-Rechnung wird zusätzlich automatisch erstellt: Bei aktivierter Funktion E-Rechnung wird sowohl eine lesbare PDF-Rechnung als auch eine XML-Rechnung angelegt. Auf beiden Rechnungsformaten wird automatisch ein Vermerk über die Ausstellung in beiden Formaten angebracht.
Quellen
- Gesamte Rechtsvorschrift für Abgabenänderungsgesetz (AbgÄG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS - Gesamte Rechtsvorschrift für IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS - Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen:
Aktuelle Fassung im EUR-Lex