Fakturierung einfach erklärt
Die Fakturierung oder auch Rechnungslegung dokumentiert die Entwicklung eines Unternehmens und umfasst alle Vorgänge, die in der Buchhaltung erfasst werden.
Zum Inhalt dieses Artikels
Fakturierung – Themenübersicht
Zur Fakturierung bei Selbstständigen und in Unternehmen gehören die folgenden Aspekte und Vorgänge:
Fakturierung – auf einen Blick
Die 6 wichtigsten Fakten zur Fakturierung in Unternehmen
| Definition | Fakturierung wird oft gleichgesetzt mit Rechnungslegung, bezieht sich aber auf das gesamte Prozessspektrum der Erfassung von Geschäftsfällen in der Buchhaltung, von der Erstellung von Rechnungen bis zur buchhalterischen Erfassung aller mit den Geschäftsvorfällen verbundenen Prozesse. |
| Prozessumfang | Die Fakturierung umfasst nicht nur die Erstellung von Rechnungen, sondern u. a. auch die Erstellung von Angeboten, die Verwaltung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen – alles dokumentiert und erfasst in der Buchhaltung. Die Fakturierungsprozesse umfassen dabei die gesamte interne und externe Finanzberichterstattung des Unternehmens. |
| Rechnungslegung | Kern der Fakturierung ist die Rechnungslegung, die alle Aspekte der externen Finanzberichterstattung umfasst. Das externe Rechnungswesen regelt die Vorgaben an die Buchhaltung bis hin zum Jahresabschluss. |
| Unterscheidung | Während „Rechnung“ ein spezifisches Dokument für Zahlungsforderungen darstellt, bezieht sich „Fakturierung“ auf den gesamten administrativen Bereich, der mit der Erstellung und Verarbeitung solcher Dokumente verbunden ist. |
| Rechtsgrundlagen |
Die Fakturierung unterliegt klaren rechtlichen Vorgaben, die in § 11 Abs. 1 UStG und der Bundesabgabenordnung (BAO) festgelegt sind. Diese Regeln verpflichten Unternehmer, alle Einnahmen aus Umsätzen korrekt zu erfassen. Die Vorgaben, die sich aus den Buchführungs- und Rechnungslegungspflichten ergeben, sind zudem in den §§ 189 ff UGB und § 124 BAO geregelt, um die genaue Dokumentation der Geschäftsfälle und finanziellen Transaktionen zu gewährleisten. |
| Buchhaltungsintegration | Fakturierung ist integraler Bestandteil des Buchhaltungssystems eines Unternehmens und trägt zur Genauigkeit und Transparenz der finanziellen Aufzeichnungen bei. Sie unterstützt Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Finanzen und der Einhaltung gesetzlicher Pflichten. |
Übersicht
Die Fakturierung, oft auch als Rechnungslegung bezeichnet, spielt eine entscheidende Rolle im Finanzmanagement eines Unternehmens. Sie geht über das bloße Ausstellen von Rechnungen hinaus und umfasst alle Prozesse, die mit Geschäftsvorfällen verbunden sind.
Die Fakturierung bildet einen wesentlichen Bestandteil des betriebswirtschaftlichen Rechnungswesens und umfasst somit alle Vorgänge, die mit der Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsfällen in der Buchhaltung eines Unternehmens verbunden sind.
Definition und Abgrenzung
In der Geschäftswelt sind die Begriffe Fakturierung und Rechnung zwar oft synonym in Gebrauch, doch in Wirklichkeit bezeichnet die Fakturierung einen umfassenderen Prozess.
In Österreich und der Schweiz wird der Begriff häufig verwendet, während er in Deutschland seltener gebraucht wird.
Der Begriff leitet sich vom lateinischen „factura“ ab, was „Rechnung“ bedeutet, und unterstreicht seine zentrale Rolle in der Finanzverwaltung. Im geschäftlichen Kontext wird der Begriff „Fakturierung“ breiter als nur im Sinne des Ausstellens von Rechnungen interpretiert. Er umfasst jegliche Dokumentation und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, die in der Buchhaltung eines Unternehmens erfasst werden.
- Dies schließt beispielsweise Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und das gesamte Mahnwesen mit ein.
Unterschiede zwischen Fakturierung und Rechnung
Während „Fakturierung“ die Gesamtheit der buchhalterischen Vorgänge umfasst, die bei einem Geschäftsvorfall anfallen, bezieht sich der Begriff „Rechnung“ spezifischer auf das Dokument, das eine Zahlungsforderung gegenüber dem Kunden ausweist.
Die Fakturierung beinhaltet daher nicht nur das Erstellen von Rechnungen, sondern auch die vor- und nachgelagerten Prozesse im Rechnungswesen.
Rechnungslegung als Kern der Fakturierung
Die Rechnungslegung bildet einen wesentlichen Teil des externen Finanzwesens eines Unternehmens und erfüllt sowohl Dokumentations- als auch Informationsfunktionen.
- Sie dient nicht nur der internen Unternehmenskontrolle und der strategischen Planung, sondern auch der Erfüllung gesetzlicher Pflichten gegenüber externen Stakeholdern wie Finanzbehörden und Investoren.
Die Rechnungslegung ermöglicht die mengen- und wertmäßige Erfassung wirtschaftlicher Vorgänge im Unternehmen und die Ermittlung des unternehmerischen Erfolgs.
- Sie ist somit grundlegend für die Zahlungsbemessung und die Unternehmenssteuerung.
Bedeutung der Fakturierung im Geschäftsleben
Die Fakturierung ist entscheidend für die externe und interne Finanzberichterstattung eines Unternehmens und unterstützt verschiedene Funktionen:
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Dokumentation: Sie hilft, wirtschaftliche Vorgänge mengen- und wertmäßig zu erfassen.
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Informationsquelle: Sie bietet wichtige Einblicke für die strategische Planung und Kontrolle.
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Erfolgsermittlung: Durch genaue Buchführung und Fakturierung kann der finanzielle Erfolg eines Unternehmens effektiv gemessen werden.
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Zahlungsbemessung: Fakturierung ist grundlegend für die korrekte Abrechnung von Steuern und Abgaben.
Rechtlicher Rahmen und Best Practices
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist im Fakturierungsprozess unabdingbar. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Fakturierungspraktiken den nationalen Gesetzen und internationalen Standards entsprechen, um rechtliche Probleme zu vermeiden und die Genauigkeit ihrer Finanzberichte zu gewährleisten.
Zusammenfassung
Fakturierung wird oft synonym mit Rechnungslegung verwendet, geht aber im Unternehmenskontext weit über das bloße Ausstellen von Rechnungen hinaus und spielt eine zentrale Rolle im Rechnungswesen von Unternehmen.
Dieser Prozess dokumentiert nicht nur einzelne Geschäftsvorfälle, sondern auch die daraus resultierenden finanziellen Bewegungen und ist entscheidend für die Bewertung der Unternehmensleistung.
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Fakturierung und Rechnung werden häufig synonym verwendet – dabei hat es sich im Geschäftsleben eingebürgert, dass der Begriff „Fakturierung“ meist umfassender verstanden wird.
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Die Fakturierung umfasst alle Prozesse, die anlässlich eines Geschäftsfalles relevant sind.
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Daher gehören nicht nur die Rechnungen zur Fakturierung, sondern auch alle weiteren Dokumente, Vorgänge und Aufzeichnungen, die in der Buchhaltung erfasst werden.
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Faktura und Rechnung sind deshalb nicht dasselbe, denn unter „Fakturierung“ versteht man gemeinhin alle Prozesse des Rechnungswesens, die rund um die Rechnungslegung entstehen bzw. mit dieser zu tun haben.
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Der Duden versteht unter „Fakturierung“ eine „Rechnung für eine gelieferte Ware“.
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Der Begriff ist in Österreich und der Schweiz verbreitet, wird in Deutschland aber nicht mehr regelmäßig verwendet.
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Fakturierung leitet sich aus dem lateinischen „factura“ ab, was so viel wie „Rechnung“ bedeutet.
Kurzum: Die meisten Unternehmer in Österreich und der Schweiz verstehen unter „Rechnung“ und „Fakturierung“ annähernd dasselbe.
Wir haben uns jedoch für die weitläufige Definition entschieden:
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Wir verstehen nämlich unter „Fakturierung“ alle Prozesse und Begriffe, die mit der Rechnungslegung und deren Abbildung in der Buchhaltung zusammenhängen.
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Also vom Angebot über die Zahlungserinnerung bis hin zur Mahnung.
Warum braucht man Fakturierung?
Die einfache Antwort ist: Weil Sie dazu vom Gesetzgeber durch die Buchführungspflicht und Aufzeichnungspflicht angehalten werden. In Österreich sind die maßgebenden Bestimmungen in § 11 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) und in den Vorgaben der Bundesabgabenordnung (BAO) zu finden.
Das beutetet, dass Sie i. d. R. als Unternehmer dazu verpflichtet sind, die Einnahmen aus Ihren Umsätzen zu fakturieren – sie müssen also eine Rechnung (oder einen Beleg) ausstellen und die Geschäftsvorfälle entsprechend dokumentieren. Es geht nicht ohne Fakturierung.