FreeFinance Registrierkasse

Obwohl der Begriff „Registrierkasse“ antiquiert erscheinen mag und Assoziationen mit alten mechanischen Kaufmannskassen weckt, bezieht sich der heutige Gebrauch im Sinne der Registrierkassenpflicht auf ein hochmodernes elektronisches Aufzeichnungssystem, das bestimmte Merkmale erfüllen und Funktionen gewährleisten muss.

Moderne Registrierkassen und ihre Funktionen

Die heutzutage eingesetzte Registrierkasse ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem, mit dem die Losungen gesetzeskonform dokumentiert werden. Losungen sind die Kasseneinnahmen in bar, oft auch als Tageslosung(en) bezeichnet.

Die Anforderungen an solche Systeme sind in den seit 2016 gültigen gesetzlichen Vorschriften zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen geregelt und basieren auf dem Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, welcher laufend Aktualisierungen und Erneuerungen erfährt.

Sicherheitseinrichtung und Manipulationsschutz für Registrierkassen

Die Registrierkasse muss auch über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen, damit die Aufzeichnungen vor Manipulationen geschützt sind.

• Diese Vorschriften an die technischen Sicherheitseinrichtungen der Kassen regelt die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV).

• Seit dem 1. April 2017 ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass jede Registrierkasse über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen muss, die Manipulationen verhindert.

Diese Sicherheitsmaßnahme wird auf dem Kassenbeleg durch einen maschinenlesbaren Code, wie beispielsweise einen QR-Code, sichtbar gemacht.

Mehrere Funktionen der Registrierkasse

Eine Registrierkasse dient aber nicht nur zur Aufzeichnung der Bareinnahmen. Unternehmen können damit auch die Einzelaufzeichnungspflicht und die Belegerteilungspflicht erfüllen:

• Einzelaufzeichnungspflicht: Jede einzelne Transaktion muss detailliert aufgezeichnet werden, um eine genaue und nachvollziehbare Buchführung zu gewährleisten.

• Belegerteilungspflicht: Jeder Kunde muss einen Beleg über die getätigte Transaktion erhalten, der bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten aufbewahrt werden muss.

Mit einer rechtskonformen und zeitgemäßen Registrierkasse – im Optimalfall direkt in die Buchhaltung des Unternehmens integriert – lassen sich die gesamte Bandbreite an Regelungen und Anforderungen im Zuge von Barumsätzen vor Ort sowie die Aufzeichnung und Belegung dieser an die Kundschaft abwickeln.

Vorteile der Nutzung einer Registrierkasse

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Ermöglicht eine klare Nachverfolgung aller Bartransaktionen.

• Manipulationsschutz: Durch die technische Sicherheitseinrichtung und kryptografische Signaturen wird die Integrität der Daten gewährleistet.

• Effizienz: Integration in die Buchhaltung reduziert manuellen Aufwand und minimiert Fehler.

Rechtliche Grundlagen in Österreich

In Österreich müssen Unternehmen, deren Jahresumsätze 15.000 Euro und deren Barumsätze 7.500 Euro übersteigen, eine Registrierkasse verwenden. Diese Vorschrift ist Teil der seit 2016 geltenden Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen.

Die rechtlichen Grundlagen sind in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) festgelegt, die detaillierte Anforderungen an die technischen Sicherheitseinrichtungen und die Manipulationssicherheit der Registrierkassen vorschreibt.

Praktische Tipps zur Implementierung

• Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten im Umgang mit der Registrierkasse geschult werden, um eine korrekte und effiziente Nutzung zu gewährleisten.

• Regelmäßige Wartung: Eine regelmäßige Wartung und Überprüfung der Registrierkasse hilft, technische Probleme zu vermeiden und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.

• Einhaltung der Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass Ihre Registrierkasse alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und alle Transaktionen korrekt erfasst werden.

Zukunft der Registrierkassen

Die Zukunft der Registrierkassen liegt in der weiteren Integration digitaler Technologien und der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit. Trends wie mobile Zahlungsoptionen und cloudbasierte Kassensysteme werden in den kommenden Jahren an Bedeutung gewinnen.

Mit der vollständig in die Buchhaltung integrierbaren Registrierkasse von FreeFinance haben Sie diese Vorteile bereits heute!

Das Thema Registrierkasse wird für Sie und Ihr Unternehmen aufgrund der Bestimmungen zur Aufzeichnungspflicht in Österreich dann relevant, wenn Ihre Jahresumsätze und dabei vorhandene Barumsätze eine bestimmte Grenze überschreiten.

Im Grunde benötigen Sie als Unternehmer laut Registrierkassenpflicht in Österreich eine Registrierkasse, wenn:

• Ihre Jahresumsätze 15.000 Euro übersteigen und
• Ihre Barumsätze dabei mehr als 7.500 Euro ausmachen.
• Beide Bedingungen müssen erfüllt sein, damit Sie unter die Registrierkassenpflicht fallen.

Als Barumsätze gelten dabei alle Zahlungen, die direkt vor Ort stattfinden, also auch Kartenzahlungen per Bankomat- oder Kreditkarte. Hingegen sind Überweisungen, Zahlungen mit Onlinebanking oder PayPal keine Barumsätze in Sinne der Regelung.

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