Kleinunternehmerregelung in Österreich ⇒ einfach erklärt

Umsatzsteuergesetz (UStG) | Definition

Die Kleinunternehmerregelung und Kleinstunternehmerregelung haben die gleiche Bedeutung, für beide sind die Regelungen identisch. Die Begriffe „Kleinunternehmer“ und „Kleinstunternehmer“ sind umsatzsteuerrechtlich gleichbedeutend – das heißt:

• In den Bestimmungen der Umsatzbesteuerung sind Kleinunternehmer und Kleinstunternehmer gleichermaßen umfasst und daher in diesem Kontext gleichgestellt.
• Für beide gilt die Kleinunternehmerregelung und somit die gleiche Umsatzgrenze.

Unterschied laut Definition:

• Beim Kleinstunternehmer handelt es sich in der Regel um eine Person, die das jeweilige Unternehmen führt.
• Bei Kleinunternehmern hingegen ist nicht klar definiert, wie viele Personen das Unternehmen leiten oder zur jeweiligen Unternehmensführung befugt sind.

Umsatzsteuerbefreiung | Vorteile

Als Unternehmensgründer stehen Sie zu Beginn vor der Qual der Wahl:

• Sie müssen im Vorhinein bekannt geben, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen wollen.
• Das ist zu Zeitpunkt, zu dem Sie noch nicht mit Sicherheit sagen können, ob Ihre Umsätze über oder unter 35.000 Euro netto liegen werden.

Kleinunternehmerregelung | Nachteile

Wann ist die Kleinunternehmerregelung nicht sinnvoll?

Wenn Sie als Unternehmer Ihre Leistungen hauptsächlich an andere Unternehmen erbringen, ist die Regelbesteuerung für Sie von Vorteil:

• Weil die Unternehmen selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind und
• daher nur den Nettobetrag zahlen müssen.

Diese Unternehmen erhalten die an Sie bezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt wieder zurück.

• Ihr direkter Vorteil besteht darin, dass Sie dementsprechend auch selbst dazu berechtigt sind, bezahlte Vorsteuern vom Finanzamt zurückzuerhalten.

Der Vorsteuerabzug wird besonders interessant, wenn beispielsweise gerade zu Beginn der Geschäftstätigkeit umfangreichere Investitionen oder Anschaffungen geplant sind und Sie auf diesem Weg die Vorsteuer dafür geltend machen können.

Sie sollten also direkt die Regelbesteuerung verwenden, wenn Sie:

• Leistungen, Produkte hauptsächlich an Firmenkunden verkaufen (B2B).
• Für die Unternehmensgründung viele Investitionen tätigen müssen (Büroeinrichtung, IT-Infrastruktur, Maschinen, etc.).
• Laufende Kosten (in höherem Ausmaß) haben (Miete, Leasingverträge, Lizenzen, usw.).
• Ihr Umsatz voraussichtlich 35.000 Euro netto übersteigen wird.

Regelbesteuerung | Rahmenbedingungen

Wann ist es sinnvoll, gleich mit USt zu verrechnen?

Herr Maier ist in der IT-Branche tätig. Er betreut und installiert für Unternehmen die elektronische Infrastruktur und Sicherheitssysteme.

• Für die Erfüllung dieser Aufträge braucht er stets modernes und viel an teurem elektronischem Equipment.
• Er hat dadurch laufend hohe Investitionen zu tätigen.

Seine Kunden sind ausschließlich Unternehmen und durch erfolgreiche Arbeit und Weiterempfehlungen an andere Unternehmen könnte Herr Maier auch die Umsatzgrenze von 35.000 Euro überschreiten.

• Für Herrn Maier ist es sinnvoll, gleich die Regelbesteuerung in Anspruch zu nehmen, da er dann selbst berechtigt ist, die für sein teures Arbeitsequipment (Computer, Laptops, Software, Datenträger & Speichermedien, etc.) bezahlten Vorsteuern vom Finanzamt für Einkäufe zurückzuerhalten.

Option zur Regelbesteuerung | Wann und wie dazu wechseln?

Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung und damit Wechsel in die Regelbesteuerung ist grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt möglich.

• Für den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist es nötig, eine entsprechende Erklärung beim Finanzamt einzubringen.
• Das geschieht durch Einreichen des ausgefüllten und unterzeichneten Formulars U12.

Wird ein Wechsel vorgenommen, sind in Sachen durch den Wechsel von Umsatzsteuerbefreiung zur Umsatzsteuerpflicht die folgenden Punkte zu beachten:

Rückverrechnung der USt: Vorsteuerberichtigung

Wenn der Wechsel vorgenommen wird, darf im Zuge dessen eine positive Vorsteuerkorrektur gemacht werden. Das bedeutet konkret:

• Umlaufvermögen: Für Umlaufvermögen darf die Vorsteuer entsprechend bestimmter Regularien die nachträglich geltend gemacht werden.
• Anlagegüter: Für Anlagegüter ist eine (anteilige) nachträgliche Geltendmachung möglich, wenn die Anschaffung oder Herstellung innerhalb des Berichtigungszeitraums liegt.

Die gesetzlich geregelten Berichtigungszeiträume sind:

• Bewegliche Anlagegüter: Fünf Jahre
• Unbewegliche Anlagegüter: Zwanzig Jahre

Trotz Umsatzsteuerbefreiung gibt es Sonderfälle bei EU-weiten Geschäften, Warenimport und B2B-Dienstleistungen im EU-Raum, im Zuge dieser auch Kleinunternehmer im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 27 UStG eine UID-Nummer beantragen müssen:

Als Kleinunternehmer in Österreich ohne UID-Nummer kann man Warenimporte aus der EU wie eine Privatperson behandeln. Seit dem 1. Juli 2021 gilt für solche Geschäfte die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) des Verkäuferlandes.

• Verkäufer müssen sich entweder in Österreich für die Umsatzsteuer anmelden oder im eigenen EU-Land für das EU-Umsatzsteuerportal EU-OSS (EU-One-Stop-Shop) registrieren.

• Ein Vorsteuerabzug ist in diesen Fällen nicht möglich.

Diese Regelung trifft zu, sofern die innergemeinschaftlichen Einkäufe im Vorjahr 11.000 Euro netto nicht überstiegen haben und auch im laufenden Jahr diese Grenze nicht überschreiten.

• Wird diese Erwerbsschwelle überschritten, unterliegen die Wareneinkäufe der österreichischen Umsatzsteuer.

• Somit müssen dann 20 % Umsatzsteuer auf den Netto-Rechnungsbetrag ans Finanzamt abführt werden, ohne Anspruch auf Vorsteuerabzug.

• Nach Erhalt einer UID-Nummer sind alle innergemeinschaftlichen Einkäufe in Österreich zu versteuern, wobei die Umsatzsteuer selbst zu berechnen und abzuführen ist.

Bei B2B-Dienstleistungen innerhalb der EU bestimmt der Ort des Empfängers die Umsatzsteuerpflicht. Werden Dienstleistungen in Österreich für ein ausländisches Unternehmen erbracht, geht die Umsatzsteuerschuld im Revere-Charge-Verfahren auf den in Österreich ansässigen Kleinunternehmer über, was die Beantragung einer UID-Nummer und die Selbstberechnung der Umsatzsteuer erfordert.

Bietet der Kleinunternehmer Dienstleistungen für ein EU-Unternehmen an, liegt der Leistungsort meist außerhalb Österreichs und die Umsatzsteuerpflicht geht auf das ausländische Unternehmen über.

• In diesem Fall ist ebenfalls eine UID-Nummer notwendig und es wird eine Netto-Rechnung ausgestellt.

• Alle derartigen Umsätze müssen in einer „Zusammenfassenden Meldung“ dem Finanzamt gemeldet werden.

Kleinunternehmer | Rechnungslegung

Durch die Bestimmungen der Umsatzbesteuerung müssen auch Kleinunternehmer in aller Regel Rechnungen ausstellen, diese Bestimmungen gelten für Kleinunternehmer trotz der Umsatzsteuerbefreiung genauso:

• Erbringt ein Unternehmer eine Lieferung oder Leistung, muss eine Rechnung ausgestellt werden.
• Wenn diese Verpflichtung zum Schreiben von Rechnungen vorliegt, muss dieser innerhalb von sechs Monaten nachgekommen werden.

Sie können also auch als Kleinunternehmer davon ausgehen, dass Sie eine Rechnung schreiben müssen.

Für die Rechnung eines Kleinunternehmers gelten daher auch die allgemeinen Formvorschriften und Pflichtangaben an die Rechnungslegung - aber es sind einige Besonderheiten zusätzlich zu beachten:

• Wenn der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer in Rechnung stellt, obwohl er durch die Kleinunternehmerregelung umsatzsteuerbefreit ist, schuldet er diese dem Finanzamt und muss sie auch abführen.
• Will man das verhindern, ist man verpflichtet, die Rechnung gegenüber dem Kunden so zu korrigieren, dass keine Umsatzsteuer mehr ausgewiesen wird.
• Außerdem ist auf den Rechnungen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung anzuführen - siehe dazu auch nächstes Kapitel.

Hinweis: Damit Sie als Kleinunternehmer gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen und eine rechtskonforme Rechnung ausstellen, haben wir eine Vorlage für Sie erstellt, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar.

Kleinunternehmer | Rechnungslegung | Umsatzsteuergesetz (UStG)

Wie vorgehend angeführt, müssen Kleinunternehmer, sofern sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, auf ihren Rechnungen einen eindeutigen Hinweis auf die Steuerfreiheit ausweisen - man spricht dabei vom Kleinunternehmerhinweis.

Die Kleinunternehmerregelung mit der unechten Umsatzsteuerbefreiung ist in Paragraf 6 Abs. 1 Z 27 Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG) formuliert.

Entsprechend dieser gesetzlichen Grundlage ist ein Hinweis auf den Kleinunternehmer-Rechnungen anzuführen. Wichtig ist, dass die Steuerbefreiung gemäß Kleinunternehmerregelung eindeutig kenntlich gemacht wird.

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