Elektronische Rechnung ⇒ einfach erklärt

Wir erklären, was die elektronische Rechnung genau ist, wo sie zum Einsatz kommt - und was sie von einer per E-Mail übermittelten Rechnung im PDF-Format unterscheidet!

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. E-Rechnung - auf einen Blick
  2. E-Rechnung
  3. Geprüftes Wissen
  4. E-Rechnung per E-Mail?
  5. Was ist eine E-Rechnung?
  6. Was bedeutet eRechnung?
  7. To-do-Liste für die E-Rechnung
  8. E-Rechnung an den Bund
  9. Daten und Eingaben
  10. Online-Tools zur XML-Rechnung
  11. E-Rechnung mit FreeFinance
  12. Ihre Vorteile mit der eRechnung
  13. E-Rechnung endlich einfach!
  14. Fragen und Antworten
  15. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
E-Rechnung

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E-Rechnung - auf einen Blick

Die 5 wichtigsten Fakten zur elektronischen Rechnung
Definition

Die elektronische Rechnung ist nicht zu verwechseln mit einer Rechnung, die auf elektronischem Weg per E-Mail beispielsweise im PDF-Format übermittelt wird oder online heruntergeladen werden kann
Vorgaben
  • Die namentliche elektronische Rechnung ist eine EU-weit standardisierte maschinenlesbare Rechnung, die bestimmte Vorgaben erfüllen muss
  • In Österreich vor allem durch die öffentliche Verwaltung seit 2014 verlangt wird
Format
  • Bei Erfüllung der Normvorgaben entspricht die eRechnung dem Datenmodell, das in ganz Europa Anwendung findet
  • Dabei muss die eRechnung in einem Format erstellt sein, das vom Endgerät des Rechnungsempfängers automatisiert gelesen werden kann - das ist insbesondere ein Format wie XML
Ziele
  • Einsparungen bei Versand und Materialkosten
  • Ersparnis von Zeit und Personalkosten beim Versand
  • Schnellere Bezahlung und höhere Liquidität
  • Höherer Komfort und Schonung der Umwelt
  • Vorliegen sofort verarbeitbarer Daten
Vorteile
  • Aufgrund des großen Nutzenpotentials und in Anbetracht der stetig voranschreitenden Digitalisierung der Unternehmensprozesse sollten vor allem auch EPU und KMU das Thema E-Rechnung aktiv aufgreifen
  • Dadurch wird vermeiden, dass sie schleichend unter Druck ihrer Lieferanten und Kunden geraten

E-Rechnung

Die eRechnung ist eine standardisierte elektronische Rechnung, die in einem maschinenlesbaren Format, wie z.B. XML, erstellt wird und den automatisierten Austausch von Rechnungsdaten ermöglicht.

Geprüftes Wissen

"Die E-Rechnung bringt riesiges Nutzenpotential für alle Unternehmen.

Die Strukturierte elektronische Rechnung erleichtert den innerbetrieblichen Steuerungsprozess für Unternehmen jeder Größe - sie bringt geringere Bearbeitungskosten, mehr Transparenz und schließlich mehr Sicherheit,
auch für EPU und KMU."

E-Rechnung per E-Mail?

Strukturierte elektronische Rechnung | Abgrenzung


Oft wird die elektronische Rechnung, kurz eRechnung, mit der Möglichkeit, Rechnungen automatisiert und direkt per E-Mail auszustellen, verwechselt. Die in diesem Beitrag beschriebene elektronische Rechnung gemäß österreichischem XML-Standard eRechnung, hat damit aber nichts zu tun.

Das automatisierte Ausstellen von ansprechenden Rechnungen auf dem elektronischen Weg per E-Mail ist mit der richtigen Buchhaltungslösung, die die Automatisierung in der Fakturierung beherrscht, natürlich auch möglich - mit der Rechnungslegung von FreeFinance wird das sogar zum Kinderspiel.

Rechtskonform und mit ansprechendem, wahlweise eigenem, Layout. Alles Wissenswerte zur Rechnungslegung in Österreich inklusive aller Bestimmungen und Vorlagen finden Sie in unserem Beitrag zur Rechnungslegung.

Was ist eine E-Rechnung?

Standardisierte elektronische Rechnung | Normvorgabe


Die eRechnung, wahlweise auch E-Rechnung oder XRechnung (weil XML-basiert) geschrieben, ist eine standardisierte elektronische und maschinenlesbare Rechnung auf XML-Basis.

Im Unterschied zu Rechnungen und Daten im PDF-Format ermöglicht diese Standardisierung auf XML-Basis das Erstellen von strukturierten und sofort verwendbaren Daten.

Die Umsetzung der elektronischen Rechnung basiert auf den Vorgaben durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU und wurde mit § 368 im Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG) geregelt. Diese Norm definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen in Europa.

Was bedeutet eRechnung?

Österreichischer Standard für eRechnungen | Maschinenlesbare Daten XML-Basis


Die sogenannte eRechnung ist der österreichische Standard für die elektronische Rechnung:

  • Dieser elektronische Standard auf XML-Basis (Extensible Markup Language) ermöglicht eine maschinenlesbare Rechnung und vollautomatische Erstellung der Rechnung sowie den vollautomatischen Rechnungseingang.

  • Die eRechnung wird in Österreich vor allem durch die öffentliche Verwaltung (Bund, Länder, etc.) und ausgewählte Unternehmen (beispielsweise die Österreichische Bundesbahn: ÖBB-Personenverkehr AG) als Standardformat für die Rechnungslegung anhand strukturierter eRechnungen über das entsprechende Rechnungs-Portal des Bundes angewandt.

Daher hat die eRechnung vor allem Bedeutung, wenn solche Institutionen oder die öffentliche Verwaltung zu Ihren Kunden zählen - diese akzeptieren seit 2014 auschließlich eRechnungen.

Zu beachten: E-Rechnungen an den Bund haben besondere Vorschriften

Abweichend von den allgemeinen Vorgaben gelten für eRechnungen an den Bund besondere Regeln für das Ausfüllen bestimmter Felder, beispielsweise bei der Auftragsreferenz.

To-do-Liste für die E-Rechnung

Ausstellen von eRechnungen | Was ist zu beachten?


Was Sie als Unternehmer beim Erstellung und Ausstellen von eRechnungen beachten müssen, finden Sie hier in unserer To-do-Liste für die rechtskonforme eRechnung:

  1. Als Erstes muss, sofern noch nicht vorhanden, eine Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP) vorgenommen werden. Erst wenn man als Unternehmer im USP registriert ist, kann man auch eRechnungen an den Bund ausstellen.

  2. Wenn man die Zugangsdaten erhalten hat, lässt sich in der Administration des Unternehmensserviceportals die Funktion „eRechnung an den Bund“ aktivieren.

  3. Ab der nächsten Anmeldung im USP, nach Aktivierung der Funktion, ist die Anwendung freigeschaltet und es kann durch Aufruf der „eRechnung an den Bund“ eine sichere Verbindung zum System des Bundes hergestellt werden.

  4. Zur Übermittlung der eRechnung haben Sie die Wahl zwischen drei Möglichkeiten:
    - Wer über keine Buchhaltungssoftware verfügt, kann die Rechnung in ein Online-Formular eintippen.
    - Das Hochladen von eRechnungen im XML Format ist aber ebenso möglich.
    - Die praktischste Variante ist die technische Kopplung des eigenen Softwaresystems mittels „Webservice“.

  5. Wenn die eRechnung übermittelt wurde, wird diese automatisch überprüft - erfüllt sie die Erfordernisse, bekommen Sie eine Empfangsbestätigung per E-Mail zugesandt. Somit können Sie sich als Rechnungssteller sicher sein, dass Ihre Rechnung angekommen ist und Sie haben einen Beleg, der die erfolgreiche Übermittlung bestätigt.

E-Rechnung an den Bund

Buchhaltung | Rechtskonforme Rechnung an den Bund


Der einfachste Weg zur eRechnung ist die integrierte Funktion in der FreeFinance-Rechnungslegung:

Bei der eRechnung an den Bund müssen für korrekte Erstellung und Übermittlung unbedingt die folgenden Punkte beachtet werden:

Kundenstamm - Diese Felder müssen im Kundenstamm korrekt gepflegt werden:

  • Meine Lieferantennummer: Diese erhalten Sie von Ihrem Kunden/Bundesdienststelle.

  • Identifikation: hier zB: die Leitweg-ID für die Meldung der X-Rechnung an den Bund in Deutschland erforderlich

  • Filialnummer: Das ist die Einkäufergruppe der Bundesdienststelle - die Details dazu finden Sie unter Bundesdienststellen in Österreich

  • Genaue Firmenanschrift der Bundesdienststelle

Ihre eRechnung an den Bund im XML-Format laden Sie dann über das Unternehmensserviceportal (USP) des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort hoch.

Daten und Eingaben

eRechnung | Benötigte Daten und Eingaben gemäß eRechnung


Die folgenden Informationen über die Verwendung von Daten sind bei der Erstellung von eRechnungen verpflichtend einzugeben.

Kundeninformationen:
 

  • GLN-Nummer: Die GLN-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in der e Rechnung als Identifikation mit übernommen.

  • DUNS-Nummer: Die DUNS-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen.

  • Identifikation: Die Identifikationsnummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen.

  • Lieferadresse: Wenn in der Rechnung eine Lieferbedingung eingegeben wird, wird die Lieferadresse mit den Rechnungsadressinformationen befüllt.

Online-Tools zur XML-Rechnung

Generieren

Für eine schnelle XML-Rechnung können Sie das Online-Tool der WKO nutzen.

Mit FreeFinance geht das sehr viel bequemer!

Prüfen & Konvertieren

Da die eRechnung im XML-Format vom Menschen nicht wirklich lesbar ist, kann diese auf der Webseite der Wirtschaftskammer Österreich konvertiert und visualisiert werden.

E-Rechnung mit FreeFinance

Buchhaltung | Automatisierte eRechnung

Mit der FreeFinance-Buchhaltung kann die eRechnung einfach auf Knopfdruck erstellt werden - bei aktivierter eRechnung wird automatisch sowohl eine lesbare PDF-Rechnung als auch eine maschinenlesbare XML-Rechnung angelegt.

Auf beiden Rechnungsformaten wird automatisch ein Vermerk über die Ausstellung in beiden Formaten angebracht.

Ihre Vorteile mit der eRechnung

Sicher

Direkte Übermittlung oder Upload (z. B.: Rechnung an den Bund)

Schnell

Strukturierte Verarbeitung auf Empfängerseite

Fehlerfrei

Fehlervermeidung beim Erfassen der Rechnung auf der Empfängerseite

E-Rechnung endlich einfach!

Mit FreeFinance werden Buchhaltung und Rechnungslegung wesentlich leichter - durch Standardisierung und Automatisierung sparen Sie damit auch wertvolle Zeit.

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Fragen und Antworten

Wie sieht eine elektronische Rechnung aus?

Die eRechnung im XML-Format gemäß österreichischem ebInterface-Standard, wie beispielsweise bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung vorgeschrieben, ist vom Menschen nicht wirklich lesbar.

Diese eRechnungen können auf der Webseite der Wirtschaftskammer Österreich konvertiert und visualisiert werden.

Was gilt als eRechnung?

Vorweg, da es oft zu dieser Verwechslung kommt:
Eine elektronisch per E-Mail ausgestellte und im PDF-Format übermittelte Rechnung gilt NICHT als namentliche elektronische Rechnung, kurz eRechnung, nach EU-weitem maschinenlesbaren Standard!

Die standardisierte eRechnung als solches muss dem österreichischen Standard ebInterface für XML-basierte elektronische Rechnungen entsprechen. Dieser Standard auf XML-Basis (Extensible Markup Language) ermöglicht eine maschinenlesbare Rechnung und vollautomatische Erstellung der Rechnung sowie den vollautomatischen Rechnungseingang.

Damit ist auch die automatisierte Verarbeitung auf Empfängerseite gewährleistet.

Ist eine PDF Eine elektronische Rechnung?

Nein, nicht direkt:

Zwar ist eine elektronisch via E-Mail ausgestellt Rechnung gewissermaßen auch eine elektronische Rechnung, die PDF-Rechnung entspricht aber nicht dem technischen Standard (ebInterface für XML-basierte Rechnungen) für eRechnungen, der beispielsweise bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (Bund, Länder, Gemeinden, Institutionen wie ÖBB, etc.) zwingend erfüllt werden muss.

Die namentliche eRechnung muss diesem Standard, der kompatibel zum EU-weit vorgeschriebenen Standard für elektronische Rechnungen ist, entsprechen. Das gewährleistet, dass die Rechnung maschinenlesbar ist und daher vom Endgerät des Empfängers korrekt erfasst und verarbeitet werden kann.

Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung?

Wenn Sie eRechnungen gemäß ebInterface-Standard ausstellen möchten, ist das mit der entsprechenden Funktion der FreeFinance-Buchhaltung per Knopfdruck möglich.

Eine PDF-Rechnung wird zusätzlich automatisch angelegt:
Bei aktivierter Funktion eRechnung wird sowohl eine lesbare PDF-Rechnung als auch eine XML-Rechnung angelegt.
Auf beiden Rechnungsformaten wird automatisch ein Vermerk über die Ausstellung in beiden Formaten angebracht.

Ihre Vorteile dabei:

  • Direkte Übermittlung oder Upload (z.B. Rechnung an den Bund)
  • Strukturierte Verarbeitung auf der Empfängerseite
  • Fehlervermeidung beim Erfassen der Rechnungen auf der Empfängerseite
  • Mehr Transparenz in der Rechnungslegung

Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung an den Bund?

Bei der eRechnung an den Bund müssen für die korrekte Erstellung und Übermittlung unbedingt die folgenden Punkte beachtet und die Daten korrekt eingegeben werden:

Kundenstamm - diese Felder müssen im Kundenstamm korrekt gepflegt werden:

  • Meine Lieferantennummer: Diese erhalten Sie von Ihrem Kunden.
  • Filialnummer: Das ist die Einkäufergruppe der Bundesdienststelle - die Details dazu finden Sie unter Bundesdienststellen.
  • Genaue Firmenanschrift der Bundesdienststelle

Ihre eRechnung an den Bund im XML-Format laden Sie dann über das Unternehmensserviceportal (USP) des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort hoch.

Quellen