Dokumentenverwaltung Cloud-Speicher

Sie können Ihre Dateien und Dokumente aus Dropbox, Google Drive, OneDrive und Nextcloud mit FreeFinance verlinken.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Cloud-Storage verbinden
  2. Verwendung des Cloud-Speichers
  3. OCR-Analyse und der Cloud-Speicher
  4. Siehe auch

Cloud-Storage verbinden

Klicken Sie beim gewünschten Cloud-Anbieter unter Doku-Archiv > Cloud-Speicher verbinden auf den Link des jeweiligen Cloud-Speichers.

"Jetzt verbinden"

Sie gelangen zur Webseite des Cloud-Storage-Anbieters, dort folgen Sie bitte den notwendigen Authentifizierungsschritten:

  1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an
  2. Erlauben Sie FreeFinance den Zugriff auf Ihr Storage

 

Im Anschluss gelangen Sie wieder zu FreeFinance und haben die Verbindung erfolgreich hergestellt.

Verbindung aufheben

Die Verbindung kann auch wieder getrennt werden. Existiert eine aufrechte Verbindung, so klicken Sie dafür bitte auf "Verbindung trennen". Das geht auch meist auf der Webseite des Anbieters.

Lesende Verbindung

Der Zugriff auf Ihren Cloud-Speicher erfolgt ausschließlich lesend. FreeFinance schreibt somit weder Daten in Ihren Speicher - noch verschiebt oder löscht es Dateien. 

Sie können Verlinkungen zu Dokumenten anlegen, die Dateien verbleiben dabei aber zu jeder Zeit in Ihrem Cloud-Speicher.

Verwenden Sie den Browser Mozilla Firefox, kann es passieren dass beim Verbinden Ihrer Nextcloud das Pop-Up Fenster von Firefox blockiert wird. Sie können das Pop-Up entweder manuell über die Benachrichtigung von Firefox öffnen (empfohlen) oder die Blockierung von Pop-Ups in den Einstellungen deaktivieren.

Bei der erfolgreichen Verbindung einer Applikation mit der Dropbox, erstellt Dropbox selbstständig einen Ordner mit dem Namen der Applikation im Format: Apps/FreeFinance.

Dieser Ordner wird nicht von FreeFinance erstellt! Da FreeFinance lediglich lesenden Zugriff hat, wäre dies auch nicht möglich, dabei handelt es sich um eine eigene Funktion von Dropbox.

Hier ist zu beachten, dass eine automatische OCR-Überwachung des Hauptordners Apps/FreeFinance nicht möglich ist. Um hier eine Automatisierung anzustoßen, erstellen Sie bitte Unterordner, welche Sie überwachen lassen können.

Tipp für eingeschränkte Lese-Berechtigung

Stand 2023: Es ist aktuell nicht (einfach) möglich, dass in FreeFinance nur ausgewählte Ordner aus dem Cloud-Speicher sichtbar sind. Möchten Sie den gleichen Cloud-Speicher auch privat nutzen, geht hier unter Umständen die Übersichtlichkeit (und die Privatsphäre, wenn zB. Mitarbeiter oder die Steuerberatung Zugriff haben) verloren. 

Unser Tipp daher: Erstellen Sie einen weiteren Account beim jeweiligen Cloud-Speicheranbieter (Google Drive oder OneDrive). Binden Sie diesen Cloud-Speicher-Zugang in FreeFinance an.

Falls Sie nicht generell diesen eigenen Account künftig für die unternehmerische Datei-Ablage verwenden möchten, teilen / sharen Sie ausgehend von Ihrem "Haupt-Account" stattdessen diesem neuen Account nur die gewünschten - unternehmensrelevanten - Ordner.

Ausnahme: Bei Dropbox wird automatisch eine eigene App angelegt - und FreeFinance bindet somit ohnehin nur diesen separaten Bereich an.

Verwendung des Cloud-Speichers

Dateien in den Cloud-Speicher laden

Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, erstellen Sie am besten (sofern noch nicht ohnehin vorhanden) direkt in Ihrem Cloud-Speicher einen neuen Ordner, in dem Sie jene Dokumente laden, die Sie in FreeFinance zur Verfügung haben möchten.

Die Anzeige der Dateien in FreeFinance

Ordner und Dateien werden bei FreeFinance als eigener Hauptknotenpunkt im Dateibaum einsortiert. Die Verwendung erfolgt wie gewohnt.

Achtung beim Löschen

Wenn Sie in Ihrem Cloud-Speicher Dateien löschen oder verschieben, kann es vorkommen, dass in FreeFinance gespeicherte Referenzen ungültig werden. Kaputte Referenzen können leider nicht wiederhergestellt werden. Prüfen Sie daher Ihre Änderungen bitte sorgsam.

OCR-Analyse und der Cloud-Speicher

Automatisierte OCR-Analyse hochgeladener Dokumente

Markieren Sie den gewünschten Ordner bei Doku-Archiv > Dokumente im Dateibaum Ihres jeweiligen Cloud-Speichers und aktivieren Sie die Option "Auto-OCR ein" durch Rechts-Klick im Kontext-Menü, um ab sofort bei neu hochgeladenen Dokumenten eine automatisierte OCR-Erfassung anzustoßen.

Die automatische OCR-Erfassung neu hochgeladener Dateien wird 4x pro Tag durchgeführt. Möchten Sie einen Beleg hochladen und diesen sofort analysiert haben, stoßen Sie die OCR-Erfassung einfach manuell an.

Um die automatisiert erfassten Belege zu verbuchen, wählen Sie wie gewohnt Meine Belege > Buchen vom Foto/PDF. Hier werden die aus der OCR-Analyse erkannten Details vorgeschlagen.

Hier ist die Auswahl des richtigen Ordners entscheidend. Über die Schaltfläche "Wechseln" können Sie den gewünschten Ordnern wählen bzw. zwischen den Verzeichnissen wechseln.

Einschränkungen

Bei Cloud-Speichern kann derzeit ein Verzeichnis mit der Option "Auto-OCR" aktiviert werden, Dateien in darin enthaltenen Subordnern werden nicht analysiert.

Achtung bei großen Ordnern

Wenn Sie einen Ordner im Cloud-Speicher für Auto-OCR aktivieren, werden damit sämtliche in diesem Ordner befindliche Dateien zur OCR-Analyse vorgemerkt. 

Achten Sie daher bitte auf ausreichend OCR-Credits oder verwenden Sie einen Ordner, der nur die gewünschten Dateien enthält.

Dokument in FreeFinance nicht gefunden?

FreeFinance cached die Datei-Liste. Ein Aktualisieren über das Pfeil-Symbol kann helfen!

Siehe auch

Effizient arbeiten mit FreeFinance

Leitfaden für Ihre Buchhaltung

Steuerprüfung Österreich