Mit einer Auftragsbestätigung legen Auftragnehmer die genauen Modalitäten eines Auftrags gegenüber dem Auftraggeber fest. Wie diese in Österreich zu gestalten ist und welche Angaben enthalten sein müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Auftragsbestätigung schreiben in Österreich + Vorlage
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
Auftragsbestätigung - auf einen Blick
Wissen kompakt zusammengefasst
| Eine Auftragsbestätigung zu schreiben, muss nicht aufwendig sein - mit unserer kostenlosen Vorlage kommen Sie im Handumdrehen zur professionellen Bestätigung. |
| Eine Auftragsbestätigung bestätigt die Annahme eines Angebots. |
| Diese kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Zur besseren Beweisbarkeit ist eine schriftliche Ausarbeitung empfehlenswert. |
| Das Unternehmen verpflichtet sich durch die Bestätigung, eine angebotene Ware oder Dienstleistung zu den vereinbarten Konditionen im Angebot zu liefern oder zu erbringen. Daher ist die Auftragsbestätigung rechtlich bindend. |
| In Österreich muss keine Auftragsbestätigung abgegeben werden. Allerdings ist sie aus einigen Gründen sinnvoll. |
Was ist eine Auftragsbestätigung?
Fakturierung | Geschäftsunterlagen
Als Auftragsbestätigung bezeichnet man die Annahme eines Angebots. Sie ist streng vom kaufmännischen Bestätigungsschreiben zu unterscheiden. Zweiteres gibt bloß einen bereits erfolgten Vertragsabschluss wieder, die Auftragsbestätigung legt jedoch erst bindend fest, zu welchen Konditionen der Lieferant dem Kunden eine Ware oder Dienstleistung erbringt.
Nicht für jeden Auftrag muss eine Auftragsbestätigung formuliert werden. Allerdings kann es in einigen Fällen sehr sinnvoll sein, das zu tun.
Nehmen wir an, eine frühere Bestellung wurde geändert, die Annahme Ihres Angebots erfolgte nicht in der Angebotsfrist, der Auftrag wurde nur mündlich besprochen oder Sie haben Ihrem Geschäftspartner ein freibleibendes Angebot gestellt:
Dann kann es von großer Bedeutung sein, eine Auftragsbestätigung mit allen wichtigen Änderungen und Angaben zu verschicken. Dadurch sind Lieferant und Auftraggeber abgesichert und Missverständnisse werden ausgeräumt. Gerade bei neuen Kunden kann eine Bestätigung des Auftrags das Vertrauen stärken und die Kundenzufriedenheit erhöhen.
Eine Auftragsbestätigung ist in Österreich kein Muss, demnach gibt es auch nicht das eine Muster, nach dem sie zu gestalten ist. Allerdings ist es wichtig, dass einige Angaben in dieser Willenserklärung berücksichtigt werden, damit Missverständnisse ausbleiben.
Auftragsbestätigung nach DIN 69905 (DIN 69901-5)
Mit der Auftrags-Vereinbarung bestätigt der Kunde die Auftragserteilung. Diese muss sich an den vereinbarten Konditionen des vorangegangenen Angebots orientieren.
Für die Seite des Auftraggebers bietet die Auftragsbestätigung die Möglichkeit, den Auftrag noch einmal zu überprüfen und der Geschäftspartner verpflichtet sich durch die Annahme, die vereinbarte Leistung nah bestimmten Konditionen zu erbringen.
Da die Auftragsbestätigung einem Vertrag gleicht, ist es für Kunden wie Unternehmen wichtig, dass diese nach der DIN-Norm 69901-5, welche die Norm 69905 aktualisiert hat, gestaltet wird. Also alle rechtlich auftragsrelevanten Details der Bestellung festgehalten werden.
Welche Vorschriften gibt es bei einer Auftragsbestätigung?
Auftragsbestätigung | Bestimmungen
Der strukturelle Aufbau der Bestätigung stellt ein entscheidendes Kriterium dar. Die Dienstleistung sowie der Funktionsumfang und die angebotenen Produkte sollten für den Kunden klar ersichtlich sein. Außerdem sollte man eine Kontaktmöglichkeit für eventuelle Rückfragen entnehmen können.
Die folgende Liste stellt übersichtlich dar, welche Punkte in einer Auftragsbestätigung aufgelistet sein sollten:
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Firmenanschrift und Kontaktdaten: Wie kann Ihr Kunde/Ihre Kundin Sie erreichen?
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Bezeichnung und Menge der Waren und Dienstleistungen: Was und in welchem Umfang wurde in Auftrag gegeben?
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Preis der Waren und Dienstleistungen: Wie viel muss der Kunde für die erbrachten Leistungen und die angebotene Ware bezahlen?
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Datum für die Lieferung oder für die Erbringung der Leistung: Bis wann kann der Kunde/die Kundin mit der Ware oder der Dienstleistung rechnen?
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Regelungen über die Warenlieferung: Wie gelangt der Kunde an seine gewünschten Leistungen?
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Kosten für Fracht und Verpackung: Welcher Preis wird Kunden für die Zustellung der Waren verrechnet
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Zahlungsbedingungen: Bis wann sind anfallende Rechnungen zu bezahlen? Ist die Ware oder das Service mit einem Skonto oder Rabatt verbunden?
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Gerichtsstand: Wo werden rechtliche Belange zwischen dem Unternehmen und dem Kunden geklärt?
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Eigentumsvorbehalt: Vereinbarung, dass die Ware bis zur Bezahlung durch den Kunden/die Kundin im Besitz des Unternehmens bleibt.
Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrung der Auftragsbestätigung ist gesetzlich geregelt. Wird eine Auftragsbestätigung ausgestellt, gilt eine gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren. Genauso wie bei anderen Geschäftsunterlagen und Geschäftsbriefen. Diese muss wie bei anderen Geschäftspapieren unbedingt eingehalten werden.
Zu beachten: Enthält die Auftragsbestätigung auch die Rechnung, dann gilt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen im Ausmaß von 10 Jahren.
Kostenlose Vorlage einer Auftragsbestätigung
Vorlage zur Verwendung | Hilfe für die Praxis
Wenn Sie sich nun fragen, wie eine gute Mustervorlage für eine Auftragsbestätigung in Österreich aussieht, finden Sie hier eine kostenlose Vorlage. Sie müssen die Bestätigung nur nach Ihren Vorstellungen abändern und alle wichtigen Details Ihres Auftrags berücksichtigen.
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Fragen und Antworten
Wie schreibe ich eine Auftragsbestätigung?
Eine Auftragsbestätigung folgt immer einem Angebot, das ein Unternehmen einem Kunden/einer Kundin zuvor gestellt hat. Daher ist es wichtig, die angebotenen Waren oder das angebotene Service sowie deren Leistungsumfang im Auftrag festzuhalten.
Am besten erstellt man ein gängiges Muster, welches man immer wieder als Bestätigung für Aufträge nutzen kann. Im Internet gibt es reichlich Vorlagen für Auftragsbestätigungen in Österreich.
Wichtig ist wirklich alle wichtigen Details eines Auftrages knapp und übersichtlich zusammenzufassen. Welches Produkt wird verkauft? Welche Dienstleistung wird erbracht? In welchem Umfang? Wann soll die Ware oder Leistung abgeliefert werden? Zu welchen Konditionen?
Außerdem muss die Auftragsbestätigung die Anschrift des Auftragnehmers und des Kunden beinhalten.
Ist eine Auftragsbestätigung rechtlich bindend?
Eine Auftragsbestätigung fixiert ein vorangegangenes Angebot. Der Lieferant verpflichtet sich, den Auftrag für den Kunden/die Kundin zu den festgelegten Bedingungen zu erfüllen. Die Auftragsbestätigung ist also rechtlich bindend.
Bei einem Rechtsstreit entfaltet sie Beweiskraft und kann entscheidend für die Klärung einer Angelegenheit sein.
Die Auftragsbestätigung zählt zu den rechnungslegungsrelevanten Unterlagen, die 7 Jahre aufbewahrt werden müssen - enthält die Auftragsbestätigung auch die Rechnung, dann gilt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen im Ausmaß von 10 Jahren.
Wie muss eine Auftragsbestätigung aussehen?
Eine Auftragsbestätigung kann mündlich oder schriftlich auf ein Angebot erfolgen. Zu empfehlen ist immer eine schriftliche Bestätigung für das bestehende Angebot einzuholen, da man im Streitfall als Auftragnehmer etwas vorzuweisen hat.
Die Auftragsbestätigung kann per E-Mail oder Post versandt werden. Über den digitalen Postweg besteht allerdings die Gefahr, dass im Zweifelsfall nicht festgestellt werden kann, ob die E-Mail mit der Bestätigung auch wirklich beim Kunden eingelangt ist. Außerdem kann es je nach Größe des Unternehmens sinnvoll sein, die Bestätigung vom Auftrags-Partner unterschreiben zu lassen.
Die strukturelle Form ist nicht vorgegeben. Daher ist es am besten, wenn man eine Vorlage aus dem Internet wählt und diese an die eigenen Bedürfnisse anpasst. Es muss klar ersichtlich sein, wer der Auftraggeber und der Auftragnehmer ist, welche Waren oder Leistungen beteiligt sind und zu welchen Konditionen diese angeboten werden.
Quellen:
-
Gesamte Rechtsvorschrift für Bundesabgabenordnung (BAO):
Tagesaktuelle Fassung im RIS -
Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS -
DIN-Norm 69905 bzw. 69901-5 in der Online-Datenbank von DIN e. V.:
Deutsches Institut für Normung