Honorarnote ⇒ Erklärung & kostenlose Vorlage

Die Honorarnote ist die Rechnung für Leistungen außerhalb eines Arbeitsverhältnisses in Österreich. Sie wird vorwiegend von Freiberuflern und freien Dienstnehmern zur Abrechnung kleinerer Nebentätigkeiten verwendet, auch wenn der Auftragnehmer kein eigenes Unternehmen führt. Mit unserer kostenlosen Vorlage im Word-Format erstellen Sie vollständige Honorarnoten schnell und korrekt.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Honorarnote: Vorlage (kostenloser Download)
  2. Honorarnote – auf einen Blick
  3. Definition: Was ist eine Honorarnote?
  4. Pflichtangaben der Honorarnote
  5. Unterscheidung: Honorarnote vs. Rechnung
  6. Honorarnote und Vorsteuer
  7. Buchhaltung und Aufbewahrung
  8. Fragen und Antworten
  9. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Honorarnote: Vorlage (kostenloser Download)

Honorarnote

  • Zweck: Strukturierte Honorarnoten-Vorlage für schnelle, fehlerarme Erstellung.

  • Format: MS-Word, bearbeitbar und geeignet für Papierversand sowie E-Mail.

  • Anpassung: Absender/Empfänger, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Art und Umfang der Leistungen, individuelle Hinweise.

  • Praxis: Einheitliches Muster spart Zeit, verbessert Kommunikation mit Auftraggebern und erleichtert die Buchhaltung.

  • Download: Kostenlose Vorlage – direkt nutzbar, individuell anpass- und erweiterbar.

Eine Honorarnoten-Vorlage standardisiert die Erstellung: Pflichtangaben sind klar ersichtlich, Angaben zu Art und Umfang der Leistungen lassen sich eindeutig erfassen.

  • Das reduziert Fehler, beschleunigt die Abwicklung und sorgt für konsistente Geschäftsdokumente.

Die Vorlage steht im MS-Word-Format zur Verfügung, editierbar und kann je nach Prozess gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

  • Für die digitale Ablage empfiehlt sich eine eindeutige Dokument-ID und Versionspflege, damit Honorarnoten später rasch auffindbar und zuordenbar sind.

Durch die Verwendung einer Vorlage wird die Nachvollziehbarkeit in der Buchhaltung unterstützt und die Erfüllung der siebenjährigen Aufbewahrungspflicht gemäß § 132 BAO erleichtert.

Honorarnote

Honorarnoten-Vorlage: Download

Damit bei der Erstellung von Honorarnoten alle erforderlichen Angaben vollständig und korrekt erfasst werden, empfiehlt sich die Verwendung einer strukturierten Vorlage. Hier finden Sie eine editierbare Vorlage im praktischen Word-Format zum kostenlosen Download:

Honorarnote Vorlage: Download

Honorarnote

Eine Honorarnote ist die Rechnung für erbrachte Leistungen und wird in Österreich vor allem von Freiberuflern, freien Dienstnehmern und selbstständigen Dienstleistern an Auftraggeber ausgestellt, um die Kosten für ihre Arbeit (erbrachte Leistungen) in Rechnung zu stellen. Was bei einem unselbstständig Tätigen der Lohn oder das Gehalt und bei einem Selbstständigen die Einnahmen sind, wird bei einem freiberuflichen oder freien Dienstnehmer als Honorar bezeichnet. Die Honorarnote stellt somit auch die Honorarabrechnung dar.

Honorarnote – auf einen Blick

Die 10 wichtigsten Fakten zu Honorarnoten
Definition

Eine Honorarnote ist rechtlich gesehen eine Rechnung, die aber vor allem von Freiberuflern und freien Dienstnehmern zur Abrechnung erbrachter Dienstleistungen verwendet wird.

Vorlage

Unsere kostenlose MS-Word-Vorlage erleichtert die Honorarnoten-Erstellung. Einfach die Daten anpassen, ausfüllen, speichern, versenden oder drucken.

Pflichtangaben
(Standard)

Name und Anschrift, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum/-zeitraum, Art/Umfang der Leistung, Entgelt, Steuersatz/Steuerbetrag oder Befreiungshinweis, UID des Leistenden.

Kleinbetragsrechnung

Bis 400 Euro (Bruttobetrag) sind vereinfachte Angaben zulässig.

Zusatz über 10.000 EUR (B2B)

Bei B2B-Leistungen ist zusätzlich die UID des Leistungsempfängers anzugeben.

Kleinunternehmer

Seit 1.1.2025 gilt die Grenze von 55.000 Euro Jahresumsatz; kein USt-Ausweis, stattdessen Hinweis auf Steuerbefreiung.

Fremdwährung

Steuerbetrag zusätzlich in Euro bzw. angewandte Umrechnungsmethode anführen.

Vorsteuerabzug

Für den Empfänger nur mit ordnungsgemäßer Honorarnote möglich.

Aufbewahrung

Belege und Rechnungen 7 Jahre aufbewahren (auch elektronisch zulässig).

Rechtsgrundlagen

§ 11 UStG (Rechnungsangaben), § 6 Abs. 1 Z 27 UStG (Kleinunternehmerregelung), § 12 UStG (Vorsteuerabzug), § 132 BAO (Aufbewahrung).

Definition: Was ist eine Honorarnote?

  • Definition: Honorarnote ist die Rechnung für erbrachte Leistungen; die Bezeichnung ist rechtlich unerheblich.

  • Einsatzbereich: Vor allem von Freiberuflern, freien Dienstnehmern und Selbstständigen.

  • Rollen: Auftragnehmer stellen an Auftraggeber/Leistungsempfänger einen Beleg zur Abrechnung aus.

  • Inhalt: Angaben zu Art/Umfang der Dienstleistungen, Leistungszeitraum, Entgelt, ggf. Umsatzsteuer (Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag) oder Umsatzsteuerbefreiung.

  • Abgrenzung: Kein Arbeitsverhältnis; Vergütung als Honorar (bei selbstständigen Einnahmen).

  • Formvorschriften: Rechnungsnummer, Anschrift/Name, Rechnungsdatum, Pflichtangaben nach gesetzlichen Vorschriften.

  • Sonderfälle: Kleinbetragsrechnung und Kleinunternehmerregelung mit spezifischen Hinweisen.

  • Zweck: Nachvollziehbarer Beleg für Unternehmen und Finanzamt.

Die Honorarnote ist rechtlich eine Rechnung und wird in Österreich vor allem von Freiberuflern, freien Dienstnehmern und selbstständigen Dienstleistern an Auftraggeber ausgestellt.

  • Sie wird aber vor allem für die Abrechnung kleinerer Nebentätigkeiten aus einem Vertrag zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber verwendet, bei denen kein Arbeitsverhältnis und besteht und der jeweilige Auftragnehmer auch kein eigenes Unternehmen führt.

  • Sie wird meist für von Leistungen , wenn kein Arbeitsverhältnis vorliegt.

  • Sie dient als Honorarabrechnung und dokumentiert die erbrachten Leistungen außerhalb eines Arbeitsverhältnisses.

Maßgeblich sind die Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG: Eine Honorarnote muss Angaben zu Art und Umfang der Dienstleistungen, Leistungszeitraum, Entgelt, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum sowie Name und Anschrift enthalten.

  • Je nach Fall kommt Umsatzsteuer (mit Steuersatz und Steuerbetrag) hinzu oder ein Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung.

Als Faustregel gilt: Je höher der Rechnungsbetrag, desto mehr Pflichtangaben sind erforderlich und Kriterien zu erfüllen. Nur eine korrekt ausgestellte Honorarnote erfüllt die Anforderungen für die Versteuerung und ermöglicht im B2B-Bereich den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger.

Pflichtangaben der Honorarnote

  • Grundlage: Eine Honorarnote ist nur gültig, wenn sie die im § 11 UStG festgelegten Angaben enthält.

  • Bis 400 EUR (Kleinbetragsrechnung): Name und Anschrift des Leistenden, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitraum, Entgelt inkl. USt oder Hinweis auf Steuerbefreiung, Ausstellungsdatum.

  • Über 400 EUR: Zusätzlich Name/Anschrift des Leistungsempfängers, Nettoentgelt, Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag, UID des Leistenden, fortlaufende Rechnungsnummer.

  • Über 10.000 EUR (B2B): Ergänzend ist die UID des Leistungsempfängers verpflichtend.

  • Kleinunternehmerregelung: Kein USt-Ausweis; Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG erforderlich.

  • Fremdwährung: Steuerbetrag zusätzlich in EUR oder Angabe der Umrechnungsmethode.

  • Gutschrift: Bei Abrechnung über eine Gutschrift gelten dieselben Anforderungen; Bezeichnung als „Gutschrift“ ist verpflichtend.

  • Prüfung: Je höher der Rechnungsbetrag, desto umfassender die Angaben.

  • Relevanz: Nur mit vollständigen Pflichtangaben ist Vorsteuerabzug möglich.

  • Zweck: Einheitliche, rechtskonforme Belege für Unternehmen, Auftraggeber und Finanzamt.

Die Pflichtangaben auf einer Honorarnote richten sich nach dem Rechnungsbetrag. Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern müssen einen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung anführen. Bei Rechnungen in Fremdwährung ist der Steuerbetrag in Euro auszuweisen oder die Umrechnungsmethode zu nennen.

  • Wird die Abrechnung über eine Gutschrift erstellt, sind die gleichen Anforderungen einzuhalten, wobei die Bezeichnung „Gutschrift“ zwingend vorgeschrieben ist.

Für eine Honorarnote bis 400 Euro (Kleinbetragsrechnung) sind nur die wesentlichen Daten erforderlich:

  • Name, Anschrift der liefernden bzw. leistenden Person

  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung

  • Tag der Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt (hat)

  • Entgelt für die Lieferung bzw. Leistung (brutto inkl. Umsatzsteuer, oder netto mit Hinweis auf Steuerbefreiung)

  • Anzuwendender Steuersatz (oder: bei Umsatzsteuerbefreiung aufgrund der Kleinunternehmerregelung der Hinweis auf die Steuerbefreiung: „Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“)

  • Ausstellungsdatum

Für eine Honorarnote über 400 Euro sind die folgenden Pflichtangaben zu machen:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers

  • Entgelt ohne USt.

  • Auf das Entgelt entfallender Umsatzsteuerbetrag (mit Steuersatz, z. B. USt. 20 %)

  • Im Falle einer Steuerbefreiung: Hinweis, dass für die Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung vorliegt (z. B. „Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“)

  • UID-Nummer des liefernden bzw. leistenden Unternehmers

  • Fortlaufende Rechnungsnummer, wobei vom Leistungsempfänger keine Überprüfung vorgenommen werden muss

Bei Honorarnoten über 10.000 EUR (inkl. USt.) sind Zusatzangaben zu beachten:

Eine korrekt ausgestellte Honorarnote stellt sicher, dass die Abrechnung anerkannt wird und ermöglicht im B2B-Bereich den Vorsteuerabzug. Sie schützt damit sowohl den Auftragnehmer als auch den Leistungsempfänger vor steuerlichen Nachteilen.

Zu beachten: Die in den Honorarnoten angegebenen Einnahmen müssen am Ende des Jahres im Rahmen der Einkommensteuererklärung versteuert werden!

Muster-Honorarnote

Muster-Honorarnote mit Pflichtangaben:

Das Beispiel zeigt eine sachlich aufgebaute Honorarnote mit klarer Dokument-ID, Honorarnoten-Nummer (entspricht der Rechnungsnummer) und Ausstellungsdatum, benannten Parteien (Absender/Auftragnehmer und Empfänger/Leistungsempfänger) sowie präzisen Angaben zu Art und Umfang der Leistungen, Leistungszeitraum und Entgelt in Euro.

Für die Prüfbarkeit enthält sie – abhängig vom Betrag – UID des Leistenden, ggf. UID des Leistungsempfängers (über 10.000 Euro), Steuersatz/Steuerbetrag oder einen Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung.

Die Gestaltung unterstützt eine nachvollziehbare Ablage und erleichtert die Zuordnung in der Buchhaltung.

Unterscheidung: Honorarnote vs. Rechnung

  • Bezeichnung: Rechtlich gleichgestellt; maßgeblich sind die Rechnungsmerkmale.

  • Sprachgebrauch: „Honorarnote“ v. a. bei Freiberuflern/freien Dienstnehmern; „Rechnung“ im allgemeinen Geschäftsverkehr.

  • Inhalt: Pflichtangaben ident – Art/Umfang der Leistungen, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz/Steuerbetrag oder Befreiungshinweis, Rechnungsnummer, Datum, Name/Anschrift, UID.

  • Betragsstufen: Kleinbetragsrechnung bis 400 EUR; zusätzliche Angaben über 400 EUR bzw. ab 10.000 EUR (B2B UID des Leistungsempfängers).

  • Vorsteuer: Abzug nur bei ordnungsgemäßer Rechnung; die Bezeichnung allein ist unerheblich.

  • Praxis: Wähle die Bezeichnung konsistent; entscheidend ist die Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit des Belegs.

Rechtlich zählt die Rechnung im Sinn des Gesetzes; ob sie „Honorarnote“ heißt, ist unerheblich.

  • Entscheidend sind die Pflichtangaben (u. a. Art/Umfang, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz/Steuerbetrag bzw. Befreiung, Rechnungsnummer, Datum, Name/Anschrift, UID).

  • Für den Vorsteuerabzug ist nicht der Name, sondern die Ordnungsmäßigkeit ausschlaggebend.

Honorarnote und Vorsteuer

  • Voraussetzung: Vorsteuerabzug nur mit ordnungsgemäßer Rechnung gemäß § 11 UStG.

  • Kein USt-Ausweis: Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG ohne Vorsteuerabzug; Befreiungshinweis erforderlich.

  • Berichtigung: Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen berichtigen lassen; Vorsteuerabzug erst ab Vorliegen der korrekten Rechnung.

  • Prüfung: Leistungsempfänger prüft die Angaben vor Verbuchung; bei Mängeln kein Vorsteuerabzug.

  • Betragsstufen: Auch bei Kleinbetragsrechnung bis 400 EUR gelten Mindestangaben für den Vorsteuerabzug.

Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Fehlen Pflichtangaben, ist der Abzug bis zur Berichtigung ausgeschlossen.

  • Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und haben daher keinen Vorsteuerabzug.

  • Für Empfänger gilt: Angaben sorgfältig prüfen, damit die Abrechnung steuerlich anerkannt wird.

Buchhaltung und Aufbewahrung

  • Aufbewahrungsfrist: 7 Jahre aufbewahren, Verlängerung bei anhängigen Verfahren (§ 132 BAO).

  • Fristbeginn: Mit Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung bzw. letzten Eintragung.

  • Format: Papier oder elektronisch zulässig; Lesbarkeit und Zugriff während der Frist sicherstellen.

  • Dokumentation: Fortlaufende Rechnungsnummer, geordnete Ablage/Indexierung für Nachvollziehbarkeit.

  • Prüfbarkeit: Aufzeichnungen so führen, dass eine vollständige Kontrolle und Wiederherstellbarkeit möglich ist.

Für die Buchhaltung zählt die prüfbare Ablage: Honorarnoten müssen geordnet, vollständig und während der Frist les- sowie verfügbar sein.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer und konsistente Ablage erleichtern Verbuchung und Betriebsprüfung. Digitale Archive müssen die Wiederauffindbarkeit sicherstellen.

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Fragen und Antworten

Wie funktioniert eine Honorarnote?

Der Auftragnehmer stellt einen Beleg mit allen Pflichtangaben aus; die Summe ergibt sich aus Entgelt und ggf. Umsatzsteuer, der Gesamtbetrag wird verbucht und nach den Regelungen sieben Jahre aufbewahrt.

Wo finde ich eine rechtskonforme Vorlage für eine Honorarnote?

Im Abschnitt „Honorarnote: Vorlage (kostenloser Download)“ steht eine editierbare Word-Vorlage bereit; Felder ausfüllen, Anzahl der Positionen/Leistungen eintragen, Gesamtbetrag prüfen und versenden.

Welche Bestimmungen gelten für die Honorarnote?

Es gelten die Regelungen zu Rechnungsmerkmalen (u. a. Art/Umfang, Leistungszeitraum, Entgelt, UID, Rechnungsnummer); Umsatzsteuerpflicht mit Steuerbetrag und Steuersatz oder Steuerbefreiung sind eindeutig auszuweisen, der Beitrag (Inhalt des Textes) muss korrekt und vollständig sein.

Wie hoch darf eine Honorarnote sein?

Es gibt keine formelle Obergrenze; je höher der Gesamtbetrag, desto umfangreicher die Pflichtangaben (z. B. UID des Leistungsempfängers ab bestimmter Summe im B2B-Bereich).

Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Honorarnote?

Rechtlich keiner: Die Bezeichnung ist unerheblich — maßgeblich sind die Regelungen zu den Angaben auf der Honorarnote bzw. Rechnung und der korrekten Summe (Gesamtbetrag).

Kann eine Privatperson eine Honorarnote stellen?

Privatpersonen sind grundsätzlich nicht umsatzsteuerpflichtig; möglich ist eine einfache Zahlungsbestätigung über die Summe, jedoch ohne Umsatzsteuerausweis und ohne unternehmerische Pflichtangaben.

Quellen

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