Inkasso & Inkassoverfahren - was bedeutet das?

Das Inkasso, genauer Inkassoverfahren, stellt eine Möglichkeit dar, wie man als Unternehmen fällige Geldbeträge von Kunden einbringen kann.

Dabei wird die Betreibung der offenen Forderungen gegenüber Kunden, die eine Rechnung trotz Fälligkeit noch nicht bezahlt haben, an ein Inkassounternehmen - oft als Inkassobüro oder Inkassoinstitut bezeichnet, ausgelagert:

Das Prozedere der Eintreibung offener Geldbeträge wird an das Inkassounternehmen ausgelagert und dieses treibt dann im Zuge des Inkassoverfahrens die Schulden aus offenen Rechnungen ein:

• Daraus ergibt sich, dass dieses Inkassounternehmen das Forderungsmanagement als externes Unternehmen im Auftrag für diese Kunden übernimmt.

• Kunden eines Inkassounternehmens wiederum sind Firmen, denen gegenüber Kunden offene Rechnungen nicht bezahlt haben und – im Regelfall – der geforderte Zahlungseingang auch durch Ausstellen von Mahnungen nicht erfolgt ist.

Wenn ein Unternehmen das Forderungsmanagement auslagert, gibt es im Regelfall zwei Varianten, diese Auslagerung zu gestalten:

Einziehung der Schulden im Auftrag

Das Unternehmen mit der offenen Forderung gegenüber dem Schuldner erteilt dem Inkassobüro Auftrag und Vollmacht, die Forderung zu betreiben und den offenen Betrag einzuziehen.

Dabei ergibt sich das Risiko, dass das Unternehmen als Gläubiger auf den Forderungsverlusten sitzen bleibt:

• Es kann vorkommen, dass die Schulden auch vom Inkassounternehmen nicht eingetrieben werden können - Stichwort Zahlungsunfähigkeit des Schuldners.

Forderungsabtretung an das Inkassounternehmen

Die zweite Variante ist, dass der Gläubiger die offene Forderung an das Inkassounternehmen abtritt. Das heißt, die offene Rechnung wird dem Inkassounternehmen verkauft.

• Das Inkassobüro trägt dann auch das Risiko des Forderungsausfalls, wenn die Gelder via Inkasso nicht eingebracht werden kann.
• Das ist vor allem der Fall, wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist.

In Österreich hat sich ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, wobei für gewöhnlich im Zuge der 3. und letzten Mahnung an die säumige Kundschaft eine finale Zahlungsaufforderung und zugleich Androhung des Rechtswegs oder eben des Betreibens der offenen Forderung via Inkasso darstellt, sofern die Kundschaft auch nach dieser Mahnung nicht zahlt.

• Daher begegnet uns das Inkassoverfahren als letzte Stufe des Mahnwesens von Unternehmen gegenüber Schuldnern.

Wenn die letzte Mahnung an Kundenschaft mit Zahlungsrückstand nicht zum Geldeingang beim Unternehmen führt, wird die weitere Betreibung der offenen Forderung via Inkasso oft an ein solches externes Unternehmen ausgelagert.

• Das Inkassounternehmen übernimmt dann im Auftrag gesamten Prozess des Eintreibens der offenen Beträge.

• Es übernimmt im Zuge dessen ab erfolgter Beauftragung durch den Gläubiger auch die Kommunikation mit dem Schuldner.

• Außerdem kümmert es sich um den Zahlungsverkehr im Zuge der offenen Forderung.

Alles Wissens- und Beachtenswerte zum 3-stufigen Mahnwesen als Teil der Fakturierung im Unternehmen.

Beim Forderungsmanagement durch Auslagerung entstehen zusätzliche Kosten - einerseits für den Auftraggeber des Inkassounternehmens, also den Gläubiger, andererseits für den Schuldner:

• Dazu gehören vor allem Inkassokosten wie Zinsen, Spesen und Mahngebühren.
• Diese Kosten werden dem Schuldner entsprechend zusätzlich als Inkassogebühren in Rechnung gestellt.

Die Gebühren sowie deren jeweilige Höchstsätze setzen sich wie folgt zusammen.

Gläubigergebühren

Das Inkassounternehmen kann dem Auftraggeber folgende Posten verrechnen:

• Für jede Forderung gesondert Auftragsgebühren, die im Vorhinein zu entrichten sind
• Ermittlung der Anschrift der Schuldner, zuzüglich Barauslagen
• Ermittlung von Einkommens- oder Vermögensverhältnissen des Schuldners, zuzüglich Barauslagen
• Prozentsatz auf die Beträge, um die sich die Schuld durch Leistungen des Schuldners oder eines Dritten zugunsten des Schuldners während der Vertragsdauer mindert

Schuldnergebühren

Das Inkassounternehmen kann dem Schuldner folgende Posten verrechnen:

• Allgemeine Bearbeitungskosten bei Forderungen
• Erste Mahnung bei Forderungen (Mahngebühr)
• Zweite Mahnung bei Forderungen (Mahngebühr)
• Dritte Mahnung und jede weitere Mahnung mit gleichem Höchstsatz wie bei der zweiten Mahnung (Mahngebühren)
• Telefoninkasso, Ratenzahlungsvereinbarungen, Stundungsvereinbarungen und außergerichtliche Vergleichsvereinbarungen mit jeweils gleichem Höchstsatz wie bei der zweiten Mahnung
• Anschriftenerhebung, zuzüglich Barauslagen
• Wegentgelt, zuzüglich Reisekosten
• Ermittlung der Einkommens- oder Vermögensverhältnisse, zuzüglich Barauslagen
• Evidenzhaltung pro angefangenes Vierteljahr bei Forderungen