Mit FreeFinance können Sie einfach elektronische Rechnungen bzw. die eRechnung im XML-Format erstellen. Diese Infoseite erklärt vorallem die Besondernheiten im Bezug auf PDF und XML-Rechnung sowie die eRechnung an den Bund ab 2014.
eRechnung
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
Übersicht
Elektronische Rechnung Allgemein
PDF-Rechnung
Die Rechnung im PDF-Format ist eine elektronische Art der Rechnungserstellung und Übermittlung zwischen Geschäftspartnern.
eRechnung
Die eRechnung ist die Rechnung im strukturierten Format (XML), die zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden kann. Das Format ist der österreichische WKO-Standard.
Mit FreeFinance kann die eRechnung einfach auf Knopfdruck erstellt werden.
Vorteile
- Direkte Übermittlung oder Upload (zb: Rechnung an den Bund)
- Strukturierte Verarbeitung auf der Empfängerseite
- Fehlervermeidung beim Erfassen der Rechnungen auf der Empfängerseite
PDF und eRechnung in FreeFinance
In FreeFinance wird bei aktivierter eRechnung automatisch sowohl eine PDF als auch eine XML-Rechnung. Es wird sowohl auf der PDF-Rechnung als auch in der XML-Datei automatisch ein Vermerk für die Ausstellung in beiden Formaten angebracht.
Sie können die Option eRechnung unter Rechnungslegung > Einstellungen > Texte & Standardwerte > Registerkarte Standardwerte aktivieren.
Damit können Sie bei jedem Abschließen einer Rechnung das erforderliche XML-Format wählen und die Datei im Anschluss herunterladen.
Für Rechnungen an den Bund melden Sie sich beispielsweise im Unternehmensserviceportal an und laden diese XML-Datei hoch.
eRechnung an den Bund
Bei der eRechnung an den Bund müssen folgende Punkte beachtet werden um korrekte eRechnungen erstellen und übermitteln zu können:
Kundenstamm
Folgende Felder müssen im Kundenstamm korrekt gepflegt werden:
- Meine Lieferanten Nr.: Diese erhalten Sie von Ihrem Kunden
- Filialnummer: Dies ist die Einkäufergruppe der Bundesdienststelle - Details unter https://www.erechnung.gv.at/erb "Bundesdienststellen" oder Sie erfragen diese bei Ihrer Dienststelle
- Genaue Firmenanschrift der Bundesdienststelle
Rechnung
Folgende Felder müssen in der Rechnung, neben den korrekten Rechnungsdetails, unbedingt gepflegt werden:
- Referenzdatum: Datum der Bestellung
- Referenz: Hier muss die Bestellnummer eingegeben werden
Finanzeinstellung
Es wird empfohlen Ihre GLN-Nummer, und wenn vorhanden auch Ihre DUNS-Nummer, in den Finanzeinstellungen zu hinterlegen.
Werden diese Daten hinterlegt, werden diese auch in der eRechnung eingebunden.
Werden diese Punkte berücksichtigt, steht einer Rechnungslegung nichts mehr im Weg.
eRechnung
Folgende spezielle Informationen über die Verwendung von Daten bei der Erstellung von eRechnungen:
Kundeninformationen
- GLN Nummer: die GLN-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen
- DUNS Nummer: die DUNS-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen
- Identifikation: die Identifikation-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen
Verwendung in den eRechnungs-Versionen
Bei der Erstellung von eRechnungs-Dateien in der Version 4.1 werden DUNS, GLN und Identifikationsnummer verwendet.
In der Version 4.0 kann nur eine (1) Nummer verwendet werden - die Reihenfolge ist wie folgt definiert:
- Identifikationsnummer
- wenn Identifikationsnummer nicht vorhanden, GLN Nummer
- wenn GLN Nummber nicht vorhanden dann DUNS Nummer
Lieferadresse
Die Lieferadresse wird mit den Rechnungsadressinformationen befüllt, wenn in der Rechnung eine Lieferbedingung eingegeben wird.