Viele Bewegungen auf Ihrem Geschäftskonto wiederholen sich üblicherweise regelmäßig oder können automatisch erkannt und verarbeitet werden. So reduzieren Sie Ihren Aufwand und Ihre Buchhaltung ist in wenigen Sekunden erledigt.
Im ersten Schritt ist es notwendig, dass Sie Ihre gewünschten Kontobewegungen ins System laden.
In FreeFinance geht das automatisch über die Bankanbindung (PSD2) oder aber manuell über eine CSV- bzw. XML- Datei, die sich vorher aus Ihrem Online-Banking bzw. Ihrer Banking-Software laden.
Noch bequemer jedoch geht das Laden Ihrer Konten über die PSD2-Bankenanbindung. Damit können Sie Ihre Geschäftskonten automatisiert abrufen lassen und haben Ihre Kontobewegungen taggleich in Ihrer Buchhaltung!
PSD2 Einstellungen
Wie Sie den Buchungsautomaten verwenden können und Tipps und Tricks zum noch einfacheren, schnelleren und besseren Arbeiten finden Sie in diesem Tutorial Video.
Anzeigen der importierten Kontoauszüge in der Kontoauszug Übersicht
Über das Zauberstab-Symbol wird die Automatisierung aufgerufen. Sie werden durch die Buchungsvorschläge geführt - Sie können wählen, ob Sie 10, 15 oder 20 Vorschläge auf einmal sehen möchten.
Werden keine Buchungsvorschläge gefunden, wird automatisch die Seite Kontoauszug buchen und abstimmen weitergeleitet.
Der Buchungautomat ermöglicht es Ihnen, Ihre Kontoauszüge leicht und schnell zu verarbeiten. Es sind vorab in FreeFinance ein paar Vorbereitungen zu treffen, damit die Ergebnisse für Sie passend sind, im Optimalfall bleiben dann nur mehr wenige Zeilen übrig, die manuell zu verarbeiten sind.
Sie können neben der Anzahl der Vorschläge pro Seite weiters folgende Optionen aktivieren, um den Buchungsautomat optimal für Ihre Prozesse zu konfigurieren und Doppelerfassungen zu vermeiden:
Nach dem Ändern werden die Vorschläge entsprechend erneuert - so können Sie sich an Ihr individuell optimales Ergebnis annähern.
Tipp: Es kann sinnvoll sein, einen Durchlauf ohne "Neue Buchungen" zu versuchen, um für mehr Übersicht zu sorgen.
Findet der Buchungsautomat keine Vorschläge, so setzen Sie bitte mit Kontoauszug buchen und abstimmen fort.
Kontoauszugszeilen, die in den Feldern Verwendungszweck, Partner-Name oder Partner-Kontonummer/IBAN wiederkehrende Wörter und Zeichenkombinationen beinhalten, können mit einer Vorlage gematched werden.
Zahlungen an Lieferanten bzw. Geldeingänge von Kunden, die immer gleich verbucht werden sollen, werden automatisch erkannt, sobald Sie im Kunden- bzw. Lieferantenstamm die angeführten Firmendetails bzw. die IBAN ergänzen.
Rechnungen, die im System erstellt und vom Kunden ausgeglichen wurden, werden erkannt.
Für wiederkehrende Ein- und Ausgangsrechnungen haben Sie sich bestimmt schon Vorlagen angelegt.
Durch das Ergänzen bzw. Hinzufügen von Schlagwörtern bei diesen Vorlagen kann der Buchungsautomat Kontoauszugszeilen den passenden Vorlagen zuordnen.
Falls Sie noch keine Vorlagen haben, zeigen wir Ihnen hier, wie Sie solche anlegen und um Schlagwörter ergänzen.
Beim Hinzufügen der Schlagwörter ist es wichtig, dass alle Schlagwörter auch wirklich immer und genau in dieser Schreibweise im Verwendungszweck, Partner-Namen oder in Partner-Kontonummer/IBAN des Kontoauszugs vorkommen, da der Buchungsautomat sonst nicht fündig wird.
Es gilt: So wenige möglich, so viele wie notwendig. Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.
Möchten Sie, dass der Buchungsautomat eine Vorlage nicht findet, vergeben Sie bitte keine Schlagwörter. Damit verhindern Sie, dass Ihnen der Buchungsautomat unerwünschter Weise neue Belege anlegt, weil zu einer Kontoauszugszeile ein bereits bestehender Beleg nicht automatisiert gematched werden konnte.
Starten Sie mit der Verarbeitung, indem Sie wie gewohnt auf das Symbol in der Kontoauszugsübersicht klicken.
Im neuen Fenster wählen Sie nun das Symbol rechts von der Eingabebox "Vorlage".
Um Ihre bereits angelegten Vorlagen zu bearbeiten, navigieren Sie zu Buchhaltung > Vorlagen und nehmen die gewünschten Änderungen an der Vorlage vor.
Eine weitere Möglichkeit ist es, anhand der Auftraggeber oder Empfänger-Daten auf der Kontoauszugszeile festzustellen, um welchen Ihrer Kunden oder Lieferanten es sich dabei handelt.
Für eine erfolgreiche Zuordnung müssen beim Kunden bzw. Lieferanten entweder
mit den Details im Kontoauszug übereinstimmen.
A: Gibt es Vorlagen (Ein- /Ausgangsrechnungsvorlagen oder Umbuchungs-Vorlagen) zu diesem Kunden bzw. Lieferanten, wird diese geladen. Im Fall von mehreren Vorlagen, ist eine auszuwählen
B: Sind beim gefunden Kunden bzw. Lieferanten Standard-Buchhaltungsdaten hinterlegt, wird der Buchungsvorschlag für dieses Konto erstellt.
Zur Info: Die IBAN ergänzen Sie im jeweiligen Stammdatensatz in der Registerkarte "Bankverbindung".
Für positive Beträge einer Kontoauszugszeile werden Kunden, für negative Kontoauszugsbeträge werden Lieferanten gesucht.
Der Buchungsautomat soll einen gewissen Kunden oder Lieferanten nicht matchen?
Sofern Sie die Rechnungslegung nutzen, ist eine automatisierte Zuordnung von Kundenzahlungen zu Ihren ausgestellten Rechnungen möglich.
Die Buchungsvorschläge legen für offene Rechnungen einen Geldeingang in der Rechnungslegung an (und entsprechende Buchungen in der Buchhaltung).
Ein Matching ist möglich, wenn...
Werden im Überweisungstext von positiven Kontoauszugsbeträgen die Rechnungsnummern bzw. die Zahlungsreferenz gefunden, werden diese automatisch als Buchungsvorschlag erstellt.
Es muss sich um eine übereinstimmende Zeichenkette von zumindest 5 Zeichen handeln.
Wird die Kundennummer oder der Kundenname von offenen Rechnungen in einer Kontoauszugszeile mit positiven Kontoauszugsbeträgen gefunden, wird als erster Buchungsvorschlag die älteste offene Rechnung herangezogen.
Sind bei der Zahlungsbedingung einer Rechnung auch Skontoinformationen beinhaltet, werden diese berücksichtigt, wenn:
Treffen beide Kriterien zu, werden
Möchten Sie nicht, dass der Skontobetrag automatisch ausgebucht wird, ignorieren Sie den Buchungsvorschlag und verarbeiten Sie diesen Geldeingang manuell (Kontoauszug buchen und abstimmen).
Treffen die Kriterien nicht zu, wird ein Geldeingang als Teilzahlung gebucht und die Rechnung bleibt offen.
Werden offene Ein- oder Ausgangsrechnungen ("Meine Belege") anhand der angegebenen Rechnungsnummer gefunden, werden Buchungsvorschläge zum Schließen dieser offenen Posten erstellt.
Bereits bezahlte, aber noch nicht in einer Kontoauszugszeile abgestimmte Ein- oder Ausgangsrechnungen (erstellt über "Meine Belege"), können anhand der angegebenen Rechnungsnummer abgestimmt werden. Das bedeutet, dass in dem Fall keine Buchung erstellt, sondern der bestehende Beleg mit der Kontoauszugszeile verbunden wird.
Werden für Kontoauszugszeilen keine eigenen Vorlagen oder Stammdaten gefunden, versucht der Buchungsautomat aus einer FreeFinance-Datenbank Stammdaten- und Vorlagen Buchungsvorschläge und Stammdatenvorschläge zu erstellen.
Es gibt zwei verschiedene Vorschlagsmöglichkeiten:
Durch die Auswahl eines Buchungsvorschlages werden die Stammdaten und/oder Vorschläge in die Stammdaten bzw. Vorschläge des Benutzers übernommen und somit automatisch die eigenen Stammdaten- und Buchungsvorlagenbasis übernommen.
Dies kann sein, wenn zB: das Konto aus dem FreeFinance-Vorschlag bei Ihnen nicht gefunden wurde - weil zB: Sie die Nummer des Kontos geändert haben.
Die Buchungsvorschläge können je nach Treffergenauigkeit sofort verbucht werden oder müssen eventuell noch angepasst werden.
Die Qualität der Treffergenauigkeit wird auch mit einem Farbcode hinterlegt:
Es kann vorkommen, dass mehr als ein Treffer über die Automatisierung gefunden wird. Bitte wählen Sie:
Ist eine Änderung des Betrages notwendig, klicken Sie einfach in den Betrag der jeweiligen Zeile (trifft nur für Offene Posten zu).
Soll beim Buchen ein anderes Rechnungsdatum verwendet werden als das Datum der Kontoauszugszeile, kann dieses andere Rechnungsdatum direkt beim Buchen angepasst werden. Per Default wird das Datum mit dem Datum der Rechnungszeile gleichgesetzt.
Wird eine Zeile vom Automaten erkannt, die nicht zutrifft, klicken Sie auf den Pfeil ganz rechts in der jeweiligen Zeile, damit ignoriert der Automat diese Buchung. Ignorierte Zeilen werden grau hinterlegt.
Auch hier haben Sie die Möglichkeit, ein neues Dokument hochzuladen bzw. eine bestehende Datei zu verknüpfen.
Durch Klick auf die Schaltfläche "Buchen und weiter" werden die Buchungsvorschläge automatisch gebucht. Im Anschluss werden die nächsten möglichen Buchungsvorschläge erstellt. Werden keine Buchungsvorschläge mehr gefunden, gelangen Sie automatisch auf die Seite "Kontoauszug buchen und abstimmen".
Entspricht das Ergebnis noch nicht, verfeinern Sie bitte die letzten Schritte. Sie werden sehen, nach der Verarbeitung von 1 bis 2 Kontoauszügen haben Sie das Endergebnis perfektioniert und können es schaffen, bis zu 100% der Kontoauszugszeilen automatisiert zu verbuchen.
Sollten die Ergebnisse mit der Zeit schlechter werden, prüfen Sie bitte nach, ob sich an den am Kontoauszug angebotenen Informationen im Abgleich mit Ihren Stammdaten etwas verändert hat!
Bei der Verbuchung von Kreditkartenabrechnungen ist nicht das Datum der Kreditkartenbuchung für die Buchung in der EA-Rechnung relevant, sondern das Datum der Abbuchung der Kreditkartenrechnung vom Bankkonto.
Wird als Zahlungsmittelkonto eine Kreditkarte mit hinterlegter Belegart Kreditkarte (2790) gewählt, erscheint im linken Bereich unter dem Filter die Checkbox "Bezahldatum überschreiben".
Wird diese aktiviert, kann ein Buchungsdatum gewählt werden, das für alle Buchungen als Zahlungsdatum verwendet wird. Dieses Buchungsdatum sollte mit dem Datum der Abbuchung am Bankkonto übereinstimmen.
Zum Abschluss erhalten Sie eine Zusammenfassung über die abgestimmten/angelegten Belege und Buchungen angezeigt. Damit können zB: die Papierbelege auch bequem und übersichtlich nummeriert werden.
Sie haben hier die Möglichkeit über das Ketten-Symbol rechts in der Tabelle zur jeweiligen Zeile ein Dokument aus dem Doku-Archiv zu verlinken oder hochzuladen.
Ein Großteil Ihrer geschäftlichen Geldbewegungen erfolgt üblicherweise über Ihr Geschäftskonto. Die optimale Integration Ihres Kontoauszugs in Ihre Buchhaltung ist daher essenziell.
Wenn Sie sich Ihre Vorlagen, sowie Ihre Stammdaten anfangs in eventuell mehreren Runden optimal vorbereiten, sparen Sie mit dem Buchungsautomat künftig unglaublich viel Zeit und Nerven - Ihr Kontoauszug ist im Nu verbucht.
