Kontoauszug buchen und abstimmen

Hier werden alle Daten der importierten Kontoauszugszeilen angezeigt, es kann auch gefiltert werden.

• Status der Kontoauszugszeilen:

  • Alle anzeigen: Zeigt alle Kontoauszugszeilen an - egal ob diese bereits verbucht, abgestimmt oder noch neu sind.

  • Abgestimmt: Zeigt alle Zeilen, die als abgestimmt gekennzeichnet wurden.

  • Gebucht: Zeigt alle Zeilen, für die eine Ein- oder Ausgangsrechnung sowie Umbuchung oder ein Geldeingang zu einer Rechnung erstellt wurden.

  • Ignoriert: Zeigt alle Zeilen, die ignoriert wurden.

  • In Bearbeitung: Zeigt alle bereits verarbeiteten Zeilen, deren Gesamtbetrag aber noch nicht zur Gänze verarbeitet wurde.

  • Neu: Zeigt alle noch nicht bearbeiteten Zeilen an.

  • Nicht abgestimmt: Zeigt alle Zeilen mit dem Status Neu oder In Bearbeitung an.

  • Restbetrag ignoriert: Zeigt alle Zeilen an, der Restbetrag ignoriert wurde.

• Suchtext: Der Suchtext wird in allen Kontoauszugszeilen in allen Textfeldern gesucht

• Zeitraum: Anzeige der Kontoauszugszeilen im gewählten Zeitraum

• Beträge: Anzeige aller Kontoauszugszeilen oder nur der Geldein- oder Geldausgänge

• Überbuchen: Relevant bei Spesen und Disagios bzw. für Kombinationen aus Rechnung und Gutschrift

• Kreditkartenabrechnungen verbuchen: sofern das Zahlungsmittelkonto ein Kreditkartenkonto ist, weiter zur speziellen Verbuchung von Kreditkartenrechnungen

• Letzte Zeile vorhalten: wird nur angezeigt, wenn der Status der Kontoauszugszeilen Nicht abgestimmt gewählt wird: Dann wird die letzte gebuchte Zeile nicht sofort aus der Liste entfernt (zur Kontrolle der Buchung oder Buchungsnummern), sondern erst im Zuge der nächsten Buchung

• Nur Duplikate: Beim automatischen Import können - in ganz seltenen Fällen - potenziell Zeilen doppelt importiert werden. Wir versuchen diese zu erkennen und markieren diese Zeilen. Bevor die Zeilen verarbeitet werden können, müssen diese geprüft und freigegeben, oder gelöscht, werden. Details zur Erkennung und Verarbeitung in den Kontoauszug-Details.

Die Ursprungsbeträge und aktuell noch verbleibenden Beträge werden in der Fußzeile angezeigt!

Schaltflächen

• Zeile / Buchungsdatum o. Valutadatum / Betrag: durch einen Klick wird die Zeile ausgewählt und ist bereit für weitere Aktionen

• Details anzeigen: öffnet ein Dialogfenster mit allen Details der Kontoauszugszeile

• Zeile ignorieren: sollte eine Zeile nicht in die Buchhaltung aufgenommen werden, kann diese unter Bekanntgabe einer Begründung ignoriert werden.

• Zeile nicht ignorieren: eine ignorierte Zeile kann wieder aktiviert werden durch einen Klick auf diese Schaltfläche

Sonderfall potenzielle Duplikate gefunden:

Beim automatischen Import können - in ganz seltenen Fällen - potenziell Zeilen doppelt importiert werden. Wurden potenzielle Duplikate gefunden, werden diese entsprechend markiert.

Bevor die Zeilen verarbeitet werden können, müssen diese geprüft werden:

• Kontoauszugszeile ist kein Duplikat: damit kann die Zeile danach verarbeitet werden
• Kontoauszugszeile ist Duplikat: die Zeile wird gelöscht

Ignorieren

Durch Klick auf das Ignorieren-Symbol in der Kontoauszugszeile kann die Zeile zur Gänze oder, wenn bereits eine Teilbuchung erfolgte, der verbleibende Restbetrag ignoriert werden.

Wurde eine Zeile ignoriert, ist es möglich, durch erneuten Klick die Ignorierung wieder aufzuheben.

Alle noch nicht verarbeiteten Zeilen können in einem abschließenden Schritt gesammelt mit einem Klick ignoriert werden. Der Link befindet sich am unteren Ende der Transaktions-Tabelle.

• Neue Eingangsrechnung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Eingangsrechnung.
• Neue Ausgangsrechnung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Ausgangsrechnung.
• Neue Umbuchung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Umbuchung.

Mehrere Zeilen

Mit der Schaltfläche „Weitere Zeile“ kann ein mehrzeiliger Beleg erstellt werden. Es muss zumindest eine Zeile geben.

Als Betrag der Zeile wird immer der Betrag der entsprechenden Buchung am Kontoauszug vorgeschlagen. Werden mehrere Rechnungszeilen zu einer Buchung erfasst, wird immer der offene Restbetrag vorgeschlagen.

Lieferanten und Kundendaten - Vorbelegung

Sind im Kunden- oder Lieferantenstamm die Daten unter Standardwerte > Buchhaltung gepflegt, werden diese nach Auswahl des Kunden bzw. Lieferanten sofort vorausgewählt.

Weitere Informationen zu Vorlagen & Automatisierung

Im rechten Bereich sind die 5 Boxen mit den Rechnungen der Rechnungslegung, Gutschriften der Rechnungslegung, Ein- und Ausgangsrechnungen ("Meine Belege"), sowie Umbuchungen zu finden.

Sie sind identisch aufgebaut: In den Spaltenüberschriften befinden sich die

• Filter für Kunden bzw. Lieferant und Rechnungsnummer
• Aktualisieren-Symbol
• Auge-Symbol zum Ein- bzw. Ausblenden der Belege

In den jeweiligen Tabellenzeilen zu den Belegen finden sich jeweils rechts die Symbole

• Details anzeigen: öffnet einen Dialog mit allen Details des Belegs.
• Beleg abstimmen: Verknüpft die Kontoauszugszeile mit einem bereits bezahlten Beleg.
• Beleg bezahlen: öffnet einen Dialog zum Bezahlen des Belegs (Umbuchungen ausgenommen).
• Beleg ausblenden: Das Auge-Symbol steuert, ob ein Beleg hier standardmäßig sichtbar ist (Umbuchungen ausgenommen)

Hinweis: Für Ausgangsrechnungen sind nur positive, für Eingangsrechnungen (sowie Gutschriften) sind nur negative Kontoauszugszeilen auswählbar.

Geldeingang und Skonto

Im Dialog können folgende Daten eingegeben bzw. angepasst werden:

• Betrag: Dieser kann maximal der offene Betrag der Rechnung oder maximal der (aktuell noch verbleibende) Betrag der Kontoauszugszeile sein. Es kann aber ein Teilbetrag - also kleinerer Betrag - vergeben werden. Automatisch wird der maximal mögliche Betrag vorbelegt.
• Restbetrag: Hier wird grundlegend immer Restbetrag bleibt offener Posten vorausgewählt - dh: die Rechnung bleibt im Falle einer Teilzahlung mit dem verbleibenden Betrag noch offen.
• Beschreibung: Sie können eine Freitext-Beschreibung einfügen.

Skonto : Wurde bei der Rechnung eine Zahlungsbedingung mit Skontoinformationen hinterlegt, und:

• der Zahlungsbetrag ist innerhalb der Skontofrist eingegangen, sowie
• der Zahlungsbetrag entspricht der Skontoreduktion

so wird bei Restbetrag automatisch die Option Skonto ausgewählt. Es werden damit

1. der Zahlungseingang zur Rechnung verbucht
2. der Skonto automatisch auf die Rechnung gebucht (in der doppelten Buchhaltung)
3. die Rechnung als bezahlt vermerkt.

Es erfolgt außerdem ein automatischer Abgleich des Zahlungseingangs mit den hinterlegten Skontokonditionen. Dieser kontrolliert die Einhaltung der Skontofrist und hebt bei mehrstufigen Skontokonditionen die zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs anzuwendenden Konditionen hervor.

Trifft die Option Skonto nicht zu, ändern Sie diese zu:

Akonto: in der EA-Rechnung gelangt nur der tatsächlich bezahlte Betrag in die Buchhaltung, die Rechnung wird dennoch als bezahlt markiert. Der Akonto-Betrag muss in der EA-Rechnung als Einnahme, in der doppelten Buchhaltung als Geldeingang aufs Forderungskonto manuell gebucht werden.

Uneinbringlich: in der EA-Rechnung gelangt nur der tatsächlich bezahlte Betrag in die Buchhaltung, die Rechnung wird als bezahlt markiert. In der doppelten Buchhaltung wird der verbleibende Betrag auf "Abschreibung von Forderungen 7802" ausgebucht.

Bezahlen

Haben Sie offene Posten, können Sie diese über das Geldtaschen-Symbol schließen. Das gilt für die Ein- und Ausgangsrechnungen unter "Meine Belege" gleichermaßen, wie für Ihre Ausgangsrechnungen und Gutschriften der Rechnungslegung.

Abstimmen

Unter Abstimmen versteht man das Verbinden von Kontoauszugszeilen mit bestehenden bezahlten Belegen sowie Umbuchungen.

Kontoauszug-Automatisierung

Ist die Kontoauszugsautomatisierung verfügbar, kann direkt zu den:

• Regeln (Vorlagen) navigiert und die Vorlagen angepasst werden. Neue Regeln können direkt beim ersten Buchen, im Kontoauszug oder auch beim normalen Buchen in der EA-Rechnung, erstellt werden.
• Kunden oder Lieferanten navigiert und die Buchhaltungs-Stammdaten eingestellt werden

Hinweis: Die Navigationslinks gehen in einem neuen Fenster/Tab auf, um die aktuelle Verarbeitung des Kontoauszugs nicht zu behindern. Die Automatisierung kann direkt neu gestartet werden.

Es kann vorkommen, dass ein Kunde eine Rechnung und eine Gutschrift erhält. Bezahlt wird dann oft nur der verbleibende Restbetrag, also der Saldo aus offener Rechnung und Gutschrift.

Dies ist in FreeFinance direkt beim Verbuchen im Kontoauszug wie folgt durchzuführen:

Gut zu wissen:

Zwei oder mehr Kontoauszugszeilen mit unterschiedlichen Vorzeichen können nicht mit einer Ein- oder Ausgangsrechnung abgestimmt werden, auch wenn sich aus dem Saldo der Zeilen exakt der Betrag der Ein- bzw. Ausgangsrechnung ergeben würde.

Erfassen Sie die Zahlung in Höhe der Rechnung und ignorieren Sie am Kontoauszug die sich danach im Betrag aufhebenden Zeilen.

Beispiel:

Ihr Kunde hat zu viel bezahlt und Sie überweisen ihm das zu viel bezahlte Geld zurück (ergibt 2 Zeilen am Kontoauszug mit unterschiedlichem Vorzeichen bei nur einer Ausgangsrechnung). Nach dem Abstimmen des notwendigen Geldeingangs zur Ausgangsrechnung bleibt am Kontoauszug der zu hoch bezahlte Betrag auf der Zeile übrig - und sollte sich mit der Zeile Ihrer Rücküberweisung aufheben. Der Restbetrag sowie die Zeile der Rücküberweisung sind zu ignorieren.

Im Dialog für einen neuen Beleg haben Sie die Möglichkeit, gleich wie gewohnt Beleg-Dokumente zu verknüpfen oder hochzuladen.

Klicken Sie auf "Passende Dokumente suchen", um automatische Vorschläge aus der Bilderkennung Ihrer zuvor hochgeladenen Dokumente zu erhalten.

Alternativ können auch bei bestehenden Verlinkungen durch Klick auf das Ketten-Symbol die gewünschten Dokumente aus Doku-Archiv oder Cloud verknüpft werden.

Der letzte gewählte Ordner des Cloud-Speichers wird gespeichert und beim nächsten Verlinken automatisch vorausgewählt.

Wenn Sie einen Beleg nicht finden können, kann das die folgenden Ursachen haben:

• Das Datums-Intervall (-3 Monate der ältesten Kontoauszugszeile, +1 Monat der jüngsten Kontoauszugszeile), trifft für den Beleg nicht zu. Rechts unten finden Sie dazu die Schaltfläche "Sie suchen einen älteren Beleg" - damit können Sie das Intervall vorübergehend ausdehnen.
• Der Beleg wurde über das Auge-Symbol ausgeblendet. Über das Auge-Symbol in der jeweiligen Spaltenüberschrift können wieder alle Belege eingeblendet werden.
• Der Beleg wurde mit anderem Bezahlt-Konto erfasst. Das (über das Zahlungsmittelkonto) dem Kontoauszug zugeordnete Konto muss übereinstimmen - dieser Beleg (bzw. die Zahlung) müsste storniert werden.

Mehr zu Duplikaten oder Lücken
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