Make ist ein Online-Integrationstool zur Integration von Systemen über das Internet mittels APIs. Alle Details zu Make und FreeFinance
WooCommerce - Ausgangsrechnung in FreeFinance
Über die Integrationsplattform make.com können die WooCommerce Webshop-Bestellungen direkt in FreeFinance übertragen werden.
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
1. make.com und WooCommerce
Schritt für Schritt zur Webshopanbindung
- Registrierung auf Make.com
- Auswahl der Vorlagen (Templates)
- Verbindung zum Webshop einrichten
- Verbindung zu FreeFinance einrichten
- Einstellungen und Datenmappings einrichten
2. Auswahl der Vorlagen (Templates)
Um über Make ihren WooCommerce Webshop mit FreeFinance zu verbinden und Ausgangsrechnung mit oder ohne Kundenstammdaten anzulegen wählen Sie die entsprechende Vorlage:
Ausgangsrechnungen ohne Kunden
Diese Vorlage ist bei einfachen Webshops ohne Kundenstammsynchronisation in FreeFinance ideal. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege):
New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) from WooCommerce Orders
Ausgangsrechnungen mit Kunden
Diese Vorlage ist vor allem für B2B und ig Leistungen nötig und synchronisiert auch die WooCommerce Kunden in den FreeFinance Kundenstamm. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege) und der Kunde in den FreeFinance Stammdaten angelegt oder bei wiederkehrenden Bestellungen aktualisiert.
New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) with Customer from WooCommerce Orders
Vorlage für Ihr Make-Szenario
Sie können vordefinierte Szenarien von FreeFinance aufrufen und in Ihrem make.com Account als neues Szenario hinzufügen.
3. Verbindung zum Webshop einrichten
4. Verbindung zu FreeFinance einrichten
Einrichten der Verbindung zu FreeFinance in Make
Diese Verbindung müssen Sie nur ein Mal einrichten - die Verbindung kann in allen FreeFinance-Modulen verwendet werden.
5.a. Einstellungen und Datenmappings einrichten
Richten Sie die Standardwerte für die Selektion der Daten aus WooCommerce und Datenmappings ein:
Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in WooCommerce mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.
Es können beliebig viele WooCommerce-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.
Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von WooCommerce übermittelt werden.
Typische Steuermappings sind:
| WooCommerce Tax Rate Id * | FreeFinance Kontonummer | FreeFinance Steuersatz |
| 1 | 4000 (Erlöse) | 20% |
| 2 | 4000 (Erlöse) | 10% |
| TAX_EXCEMPT | 4100 (Erlöse aus innergemeinschaftlicher Lieferung) | 0% |
| FREE_SHIPPING | 4000 (Erlöse) | 0% |
* diese Nummer bitte in der WooCommerce Datenbank wie folgt auslesen
Das Steuermapping benötigt die WooCommerce Steuer-IDs (das sind die internen IDs der Steuereinstellungen).
Diese sind über die WooCommerce Tabelle wp_woocommerce_tax_rates direkt in der WooCommerce Datenbank auszulesen. Die Spalte tax_rate_id definiert den Steuersatz.
Weitere Einstellungen für das Auslesen von Daten aus WooCommerce
In einer Verwendung von WooCommerce ohne Plugins wie GermanMarket oder Germanized sind diese Daten nicht zu befüllen. Es sind dann keine ig-B2B-Verkäufe möglich.
Bei Verwendung der Plugins, kann folgendes in FreeFInance übertragen werden:
- UID-Nummer des Kunden: nur für B2B Verkäufe relevant - Mapping-Key je nach Plugin unterschiedlich.
- Bei German Market und der Rechnungserstellung in WooCommerce kann die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum direkt als Referenz übernommen werden:
- Rechnungsnummer Mapping: _wp_wc_running_invoice_number
- Rechnungsdatum Mapping: _wp_wc_running_invoice_number_date
Optional: Automatisches Bezahlen der Ausgangsrechnung in FreeFinance
Optional kann die Ausgangsrechnung auch gleich als bezahlt mit einem Buchhaltungskonto in FreeFinance importiert werden. Dies ist vorallem bei der Verwendung von Kreditkarten- oder Zahlungsdiensten oder direkt auf das Bankkonto von Vorteil.
Das Mapping muss die WooCommerce Payment Method Code mit dem FreeFinance Buchhaltungskonto des Zahlungsmittels verbunden werden.
Soll die Ausgangsrechung als offener Posten bestehen bleiben, ist für diese WooCommerce Zahlungsart kein Mapping zu erstellen.
5.b. Kundeneinstellungen (Optional)
Richten Sie die Standardwerte für die Kundenanlage in FreeFinance ein (nur bei Verwendung der Make-Vorlage mit Kundenstammanlage in FreeFinance):
Kundennummerierung in FreeFinance
Ein Präfix für die Kundennummer in FreeFinance, zur Unterscheidung zwischen Kunden aus WooCommerce und Kunden direkt aus FreeFinance im FreeFinance Kundenstamm.
Beispiel: "woo_" - damit erhalten alle Kunden aus WooCommerce die Kundennummern "woo_1000", "woo_1001", ... in FreeFinance.
Die Unterscheidung ist wichtig, da bei Mehrfachbestellungen von gleichen Kunden, der Kundenstamm in FreeFinance aktualisiert wird.
Doppelte Buchhaltung: Forderungskonto
In der doppelten Buchhaltung gibt es zwei spezielle Einstellungen zu den Forderungskonten der Kunden:
- Für jeden neuen Kunden automatisch ein neues/eigenes Forderungskonto - nur für den Kunden - erstellen. Setzen Sie die Checkbox Autocreate new receivables account
- Für alle Kunden das gleiche, spezifische Forderungskonto verwenden. Dies kann zB: dann verwendet werden, wenn alle Webshop-Bestellungen auf ein spezielles Forderungskonto gebucht werden sollen. Geben Sie die Kontonummer aus FreeFinance im Feld Use fixed receivables account ein.
Wird keine der beiden Forderungskonto-Optionen gewählt oder eingetragen, wird das Standardforderungskonto verwendet.
6. Ausgansgrechnung erstellen
Verbindung zu FreeFinance über die zuvor erstellte Verbindung.
Damit wir die Rechnung in FreeFinance erstellt.
Ist im Payment Method Mapping ein FreeFinance Buchhaltungskonto als Bezahlungskonto hinterlegt, wird die Ausgangsrechnung gleich als bezahlt angelegt.
Häufige Fragen
Kann ich das selbst machen?
Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich.
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