Kunde

Kundennummer

Die Kundennummer kann entweder selbst frei vergeben oder automatisch nummeriert werden. Details zur automatischen Nummerierung unter Einstellungen.

UID Nummer und Kürzel

• Keine UID Nummer: Handelt es sich um eine Privatperson oder um eine Firma ausserhalb der EU, ist dieses Kontrollkästchen anzuhaken. Dadurch werden keine UID-Nummernprüfung durchgeführt.
• UID Nummer: Eingabe der UID-Nummer Ihres Kunden, vor allem bei Kunden im EU-Ausland notwendig.
• Kürzel: Sie können ein Kürzel für ihren Kunden vergeben um ihn mit diesem schneller wieder zu finden.

Kunden anzeigen

Das Auge-Symbol  in der Übersicht zeigt an ob der Kunde in den Auswahllisten der Formulare und Berichte wählbar ist oder nicht. In den Auswahllisten kann der Kunde durch Aktivieren der Option In Suche und Bericht nicht anzeigen in den Auswahllisten ausgeblendet werden.

Die Adresse und Kontaktdaten sind sowohl für Privat- als auch für Firmenkunden.

Lediglich das Land des Kunden ist verpflichtend auszuwählen.

Die Hauptadresse ist immer automatisch Rechnungs- und Lieferadresse.

Adresse

• Straße bzw. Hausnummer
• PLZ und Ort
• Land des Kunden
• Region des Kunden
• Filialnummer: Falls es sich um verschiedene Filialnummern handelt, wird bei der eRechnung an den Bund „Einkäufergruppe der Bundesdienststelle“ verwendet

Kontaktdaten

Die Kontaktdaten stellen Ihren Ansprechpartner beim Kunden dar. Sie können den Kundenstamm detailliert pflegen und alle Kontaktdaten eingeben.

Weiteres können die E-Mail-Adressen oder E-Mail-Kopie-Adressen verwendet werden, die beim Versand direkte aus FreeFinance herangezogen werden.

Auswahl weitere Adressen

Sind mehrere Adressen vorhanden, werden diese statt der Hauptadresse angezeigt.

Standardadresse auswählen: Durch Aktivieren der Schaltfläche direkt bei der Adresse kann die Adresse als Standardadresse sowohl für Rechnungen als auch Lieferungen definiert werden. Bitte beachten Sie hier, welche Funktionen bei den Adressen hinterlegt sind (nur Rechnungs- oder Lieferadresse oder beides), um die entsprechende Standardadresse auszuwählen.

Es ist möglich weitere Adressen anzulegen. Diese können in der Rechnungslegung verwendet werden. Die Registrierkassa oder Ausgangsrechnungen verwenden nur den Kunden ansich bzw. die Hauptadresse.

Eine weitere Adresse erhält einen Namen und kann:

• eine Rechnungsadresse
• eine Lieferadresse
• eine Rechnungs- und Lieferadresse

sein.

Die weiteren Adress- und Kontaktdaten können eingegeben werden. Auch hier ist nur das Land ein Pflichtfeld.

In diesem Bereich können Sie die Bankverbindungen Ihrer Kunden eintragen.

In diesem Bereich können Sie auf Wusch Standardwerte für die Buchhaltung, Kontoauszugsautomatisierung oder Rechnungslegung definieren.

Konten - nur bei doppelter Buchhaltung

• Forderungskonto: Hier kann einem Kunden ein Forderungskonto zugewiesen werden, auf das die noch nicht bezahlten Rechnungen dieses einen spezifischen Kunden gebucht werden. Wenn kein eigenes Forderungskonto zugewiesen wird, werden die offenen Posten auf ein allgemeines Forderungskonto gebucht.
  • Als Forderungskonto kann ein bestehendes einfach ausgewählt werden oder
  • Ein Neues direkt für den Kunden erstellt werden
  • Das zugewiesene Forderungskonto direkt bearbeitet, zB: Name, Nummer oder Export-Kontonummer angepasst, werden

Buchhaltung

Diese Standardwerte werden beim Erstellen von Buchungen bei der Auswahl des Kunden automatisch verwendet - können in weiterer Folge aber natürlich noch geändert werden. Werden die Buchhaltungswerte gesetzt, wird der Kunde auch in der Kontoauszugsautomatisierung für die automatische Erstellung von Buchungen herangezogen.

• Belegart
• Steuersatz

Alle im Kundenstamm gesetzten Werte für die Buchhaltung werden bei Auswahl des Kunden automatisch vorbefüllt.

Kontoauszugs-Automatisierung

In der Kontoauszug-Automatisierung wird versucht, über die Kunden automatische Buchungsvorschläge zu erstellen. Wird ein Kunde gefunden und hat diese die Buchhaltungsdaten eingetragen, wird dieser als Buchungsvorschlag erstellt.

In manchen Fällen kann es nicht erwünscht sein, dass in der Kontoauszug-Automatisierung diese Kunden nicht automatisch gefunden und Buchungsvorschläge erstellt werden. Zum Ignorieren des Kunden kann die entsprechende Option aktiviert werden. Dadurch wird kein Buchungsvorschlag in der Kontoauszug-Automatisierung erstellt.

Rechnungslegung

Beim Kunden kann bereits die Zahlungsbedingung für die Rechnungslegung hinterlegt werden. Diese wird in der Rechnungslegung automatisch bei Wahl des Kunden vorbefüllt.

Sie können eine prozentuelle Kundenermäßigung vergeben. Bei Auswahl dieses Kunden werden neue Rechnungszeilen nun automatisch reduziert. Diese Funktion ist im Moment nur in FreeFinance aktiv und wird demnächst auch in der Registrierkasse zur Verfügung stehen.

Mahnstopp

Sie können bei Kunden auch individuelle Mahnstopps hinterlegen. Diese Kunden sind vom automatisierten Mahnen ausgenommen. Soll ein Kunde dennoch gemahnt werden, kann dies manuell durchgeführt werden, was keine Auswirkungen auf die Einstellungen in den Stammdaten hat.

Nummern und Identifikationen

• Identifikation: die Identifikation-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen
• GLN Nummer: die GLN-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen
• DUNS Nummer: die DUNS-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen

Verwendung in den eRechnungs-Versionen

Bei der Erstellung von eRechnungs-Dateien in der Version 4.1 werden DUNS, GLN und Identifikationsnummer verwendet.

In der Version 4.0 kann nur eine (1) Nummer verwendet werden - die Reihenfolge ist wie folgt definiert:

• Identifikationsnummer
• wenn Identifikationsnummer nicht vorhanden, GLN Nummer
• wenn GLN Nummer nicht vorhanden dann DUNS Nummer

Freitextfelder

Unter diesem Bereich können Sie fünf Felder beliebig verwenden.

Die Bezeichnung der Felder sind frei konfigurierbar. Klicken Sie dazu einfach auf die Bezeichnung (zB: Freitext 1), geben Sie die gewünschte Bezeichnung ein und klicken auf . Die gewählten Bezeichnungen der Felder sind über alle Kunden hinweg gleich.

• Zumindest die Firmenbezeichnung oder der Nachname des Kunden muss eingegeben werden.
• Land

Die Prüfung der UID-Nummer kann auf folgende 2 Wege erfolgen:

• Level 1 Prüfung: Hier wird die EU-Datenbank abgefragt. Diese Prüfung prüft nur die grundlegende Verfügbarkeit und erfordert keine weiteren Berechtigungen oder Module und ist immer möglich. Ganz junge Unternehmen können unter Umständen noch nich in der EU-Datenbank gefunden werden. Die Rückmeldung erfolgt sofort in einem eigenen Fenster.
• Level 2 Prüfung: Hier wird eine Abfrage an das Bundesministerium für Finanzen durchgeführt. Diese Abfrage kann nur dann erfolgen, wenn die Direktschnittstelle Finanzamt mit gültigen Zugangsdaten konfiguriert ist. Die Rückmeldung erfolgt sowohl sofort in einem eigenen Fenster als auch am nächsten Tag in der Databox.

Ein großer Vorteil durch die Anlage und Verwendung von Kundenstammdaten ist die umfangreiche Analysefunktionalität auf Basis der Kundenstammdaten.

• Speichern: Speichern der Änderungen bzw. Neuanlage
• Zurück: Abbruch ohne zu speichern

Im Dialog gibt es noch folgende Schaltflächen:

• Übernehmen: Übernimmt den Namen des Kunden sowie die Referenz auf den Beleg
• Schließen: schließt den Dialog

Direktschnittstelle Finanzamt - Zugangsdaten 
Databox
Einstellung
Neue Ausgangsrechnung/Einnahme
Leitfaden für Ihre Buchhaltung