Ausgangsrechnung ⇒ verständlich erklärt

Ausgangsrechnungen sind nicht nur praktische geschäftliche Zahlungsaufforderungen. Ihre Ausstellung ist in vielen Fällen sogar gesetzlich vorgeschrieben.

• Als Unternehmer haben Sie die Pflicht, für Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmer innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen.

• Erfolgt die Ausstellung einer Rechnung zu spät, kann sogar eine Geldbuße drohen.

Ausgangsrechnungen dienen in vielen Bereichen der Geschäftstätigkeit zudem als Nachweis oder Bestätigung. Etwa dann, wenn eine Ausgangsrechnung nicht bezahlt wird.

• In so einem Fall kann das rechnungstellende Unternehmen nachweisen, dass die entsprechende Lieferung oder Leistung auch wirklich erbracht wurde und auf die (möglicherweise überschrittene) Zahlungsfrist verweisen.

• Bei Streitfragen zur ordnungsgemäßen Leistungs- oder Lieferungserbringung kann die Ausgangsrechnung als Beweisstück dienen.

Für Ausgangsrechnungen, geschäftliche Bücher und Aufzeichungen sowie die dazu gehörenden Belege und Rechnungen besteht gemäß § 132 Bundesabgabenordnung (BAO) eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren.

Die Abschlagsrechnung findet wird vor allem im Zuge von größeren Aufträgen angewendet, wie etwa im Bauwesen. Hier wäre es unpraktisch, eine einzige Rechnung zu stellen. Mittels Abschlagsrechnungen werden bestimmte Teilbeträge gefordert.

Das hat Vorteile für Kunden und Unternehmen:

• Der Kunde kann seine große Rechnung in mehreren kleinen Teilbeträgen abbezahlen und das Unternehmen kommt schnell an sein Geld und bleibt so liquide.

• Die Höhe und Anzahl von Teilrechnungen kann frei gewählt werden, da es dafür keine rechtlichen Vorschriften gibt.

• Die Pflichtangaben gleichen denen der Ausgangsrechnung.

• Eine Abrechnung mittels Abschlagsrechnungen muss von beiden Parteien vereinbart werden.

Unterliegt ein Unternehmen der unternehmensrechtlichen Rechnungslegungspflicht gemäß §§ 189 ff Unternehmensgesetzbuch (UGB), dann muss es für erbrachte Dienstleistungen oder Lieferungen entsprechende Rechnungen an die jeweilige Kundschaft ausstellen.

Für die Rechnungslegungspflicht gelten bestimmte Rahmenbedingungen.

• Im Regelfall kann allerdings davon ausgegangen werden, dass eine Rechnung ausgestellt werden kann oder muss.

• Liegt so eine Rechnungslegungspflicht vor, so muss diese innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung des betreffenden Umsatzes ausgestellt werden.

Aus § 11 UStG ergeben sich verschiedenen Gruppen rechnungslegungspflichtiger Unternehmen, die in berechtigt und verpflichtet zur Rechnungslegung unterschieden werden können. Berechtigt sind wie bereits erwähnt Unternehmer, die Umsätze erzielt haben.

Verpflichtung zur Rechnungslegung liegt unter anderem vor, wenn:

• Der Leistungsempfänger ist kein Unternehmer ist.

• Es erfolgen steuerpflichtige Werklieferungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück.

• Der Leistungserbringer hat sein Unternehmen im Inland.

• Der Leistungsempfänger ist eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist.

Ausgangsrechnungen sind für die Buchhaltung ein wichtiges Werkzeug, um den Zahlungsverkehr eines Unternehmens zu überwachen.

• Die Ausgangsrechnung wird in einem Rechnungsjournal erfasst, zudem wird notiert, wann die Zahlungen der Kunden auf den Unternehmenskonten eingegangen sind.

Werden Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt, dann bildet die Ausgangsrechnung die Grundlage für Mahnungen.

Außerdem sind Ausgangsrechnung ein Mittel, um den Umsatz eines Unternehmens mittels Gewinn- und Umsatzrechnung zu errechnen.