Die Dauerrechnung

Sie vermieten eine Wohnung oder ein Grundstück? Das Rechnung-Erstellen an die Mieter ist mühsam - mit der Dauerrechnung gibt es einen angenehmeren Weg. Hier zeigen wir wie Sie eine Dauerrechnung in FreeFinance erstellen.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Einleitung und Überblick
  2. Tutorial-Video zur Dauerrechnung
  3. Dauerrechnung für Vermietung in FreeFinance
  4. So gehen Sie vor
  5. Siehe auch

Einleitung und Überblick

Die Erfordernisse einer Rechnung hätten bei Mietverträgen oder ähnlichen Verträgen über eine Dauerleistung einen enormen administrativen Aufwand bei monatlicher Rechnungserstellung zur Folge.

Die Finanzverwaltung anerkennt in diesen Fällen eine Dauerrechnung für eine monatliche Mietvorschreibung, welche in der Regel einmal jährlich ausgestellt wird. Als Leistungszeitraum kann z.B. der erste Monat im Jahr angeführt werden mit dem Zusatz, dass die Vorschreibung bis zum Ergehen einer neuen Vorschreibung gilt. Enthält diese Rechnung alle gesetzlichen Bestandteile und wird die Miete bezahlt, steht auch für die anderen Monate der Vorsteuerabzug zu.

Tutorial-Video zur Dauerrechnung

Wir erklären einfach und übersichtlich, welche Schritte in FreeFinance zur Dauerrechnung nötig sind.

Dauerrechnung für Vermietung in FreeFinance

Dauerrechnung erstellen

Es wird eine Dauerrechnung in der Rechnungslegung in FreeFinance erstellt, die dem Kunden übermittelt wird.

Der erste Geldeingang zur Dauerrechnung kann nun:

  • die Dauerrechnung schließen
  • oder die Dauerrechnug selbst bleibt über die ganze Laufzeit offen und der Geldeingang wird gesondert verbucht (siehe unten)

Wir empfehlen das schließen der Dauerrechnung.

Geldeingänge zur Dauerrrechnung

Um in FreeFinance die einzelnen Geldeingänge der Monatsrechnungen/-zahlungen korrekt abzubilden gibt es folgende zwei Möglichkeiten:

  1. Sie buchen die Geldeingänge zur Dauerrechnung einfach direkt über die Buchhaltung unter Meine Belege > Neue Ausgangsrechnung. Dies kann auch direkt über den Kontoauszug oder die Kontoauszugsautomatisierung beim Geldeingang passieren.
    Vorteil: Dies ist einfach, schnell und ohne weitere Layouts/Abo-Rechnung möglich
    Nachteil: Keine Mahnung und Übersicht über ausbleibende Beträge. Für eine Mahnung muss ein neues Dokument entsprechend erstellt werden.
  2. Sie erstellen mittels der Abo-Rechnung die Monatsrechnungen als eigene Rechnungsdokumente, die Sie dem Kunden nicht senden, und buchen den Geldeingang direkt auf diese Rechnung, zB. auch über den Kontoauszug oder die Kontoauszugsautomatisierung direkt.
    Vorteil: Möglichkeit der Mahnung bei Mietausfällen und Übersicht über die offenen Posten wird so automatisch mit geführt.
    Nachteil: mehr Aufwand pro Monat

Damit die beiden Rechnungsarten korrekt getrennt werden können, folgende Details dazu:

So gehen Sie vor

Die Umsetzung von eigenen Dauerrechnungs- und Detailrechnungs-Dokumenten in FreeFinance ist hierzu denkbar einfach - die Grundlage bilden:

  1. Zwei Layoutvorlagen
  2. Zwei Belegkreise in der Rechnungslegung
  3. Die Erstellung der Dauerrechnung als "normale" Rechnung
  4. Die Abo-Rechnung: Erstellung der Monatsrechnungen, die aber dem Kunden nicht übermittelt werden

Zwei Layoutvorlagen

Es werden zwei Layoutvorlagen in FreeFinance erstellt:

  1. Die Layoutvorlage für die Dauerrechnung mit der Bezeichnung Dauerrechnung oder Dauerrechnung im Sinne des §14 UStG.
  2. Die Layoutvorlage für die monatlichen Abo-Rechnung, die nicht dem Kunden gesendet werden. Dies Bezeichnung der Rechnung kann zB: mit Einzelrechnung zur Dauerrechnung benannt werden

Zwei Belegkreise in der Rechnungslegung

Es werden zwei Belegkreise in FreeFinance erstellt:

  1. Belegkreis 1 für die Dauerrechnung die nur für diese und die sonstigen erstellten Rechnungen, die auch an die Kunden gesendet werden, verwendet wird.
  2. Belegkreis 2 für die monatlichen Abo-Rechnung, die nicht dem Kunden gesendet werden.

Erstellung der Dauerrechnung

Als Dauerrechnung wird eine normale Rechnung erstellt, die der Mietvorschreibung entspricht. Zusatztext wie zB: Dauerrechnung im Sinne des §14 UStG können und sollten auf der Rechnung angegeben werden.

Diese Rechnung wird mit Layout und Belegkreis für die Dauerrechnung erstellt und an den Kunden gesendet. Der erste Zahlungseingang schließt diese Rechnung.

Erstellung der Vorlage

 Für die monatlichen Abo-Rechnungen. Es wird eine Neue Rechnungsvorlage

  • manuell erstellt oder
  • direkt aus der Hauptrechnung als Vorlage gespeichert

und als Referenz die Rechnungsnummer der Dauerrechnung eingetragen. Als Text kann "Monatsrechnung zur Dauerrechnung ..." zusätzlich eingegeben werden.

Die Abo-Rechnungsdetails für die Vorlage werden wie folgt gesetzt:

  • Letzte Rechnung: Das Datum der Dauerrechnung
  • Erneut fällig in: normalerweise monatlich, also: 1 Monat (nach der letzten Rechnung)

Diese Vorlage dient als Basis für die Abo-Rechnung.

Monatliche Abo-Rechnung

Die Abo-Rechnung wird nun monatlich erstellt.

Der Liefer- und Leistungszeitraum kann:

  1. entweder bei der Abo-Rechnung fix vergeben werden oder
  2. automatisch vergeben werden, wenn in der Grundeinstellung der Liefer-/ Leistungszeitraum mit Rechnungsdatum vordefiniert wird.

Die erstellte Abo-Rechnung dient nun

  1. einerseits zur automatischen verbuchen von Geldeingängen
  2. dem einfachen Überblick über die offenen Mietvorschreibungen
  3. im Falle von Zahlungsausfällen kann diese Rechnung auch einfach und schnell gemahnt werden.

Siehe auch

 

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