Ein Mandant stellt in FreeFinance eine Buchhaltung dar. Alle eingegebenen Daten, erstellten Berechnungen oder Meldungen werden immer für einen spezifischen Mandanten durchgeführt. Es ist niemals möglich, Daten Mandanten-übergreifend oder Daten von anderen Mandanten einzusehen.
Ein Benutzer des Systems kann unter Umständen Zugriff auf mehrere Mandanten haben. Dies kann z.B.: erfolgen, wenn ein Benutzer zwei oder mehrere unterschiedliche, selbständige Tätigkeiten mit getrennter Aufzeichnung durchführen muss bzw. möchte. Alle Berechnungen, Meldungen, etc. werden jedoch immer mandantenspezifisch durchgeführt. Hat ein Benutzer mehr als eine Buchhaltung zugewiesen, muss nach der Anmeldung eine Buchhaltung ausgewählt werden.