Die Dokumentenübersicht ist der zentrale Punkt um Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen sowie Mahnungen und Gutschriften zu suchen und zB: offene Posten anzuzeigen, etc.
Eine Reihe an Filtermöglichkeiten ermöglicht eine zielgenaue Suche und Anzeige der gewünschten Dokumente.
Zahlungsstatus: nur bei Rechnung / Mahnung auswählbar, zeigen Sie nur offene Posten, nur bezahlte oder überfällige Dokumente an
Bearbeitungstatus:
Keine Rechn.: Bei aktivierter der Checkbox werden nur jene Lieferscheine gewählt, die noch nicht vollständig, dh: in der noch nicht alle Zeilen des Lieferscheines in einer Rechnung enthalten sind. Der Betrag der einzelnen Zeilen in Lieferschein und Rechnung werden nicht geprüft.
Dh: Diese Option ist bei Teilrechnungen zu Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen nur bei der ersten Rechnung verwendbar, nicht aber bei Folgerechnungen wenn bereits Teilrechnungen erstellt wurden.
Wenn Sie eine Rechnung erstellen, wählen Sie neben dem Feld "Anzahl" die Einheit aus. Diese werden jetzt in ihrer Gesamtheit angezeigt, was die Auswahl beschleunigt.
Die Ergebnisliste beinhaltet auf jeden Fall die Dokumentennummer, Kunde, interne Notiz sowie das Datum, der Netto und Brutto-Betrag sowie der Status. Die Anzeige der Währung kann mit dem Kontrollkästchen gesteuert werden.
Bei der Wahl des Dokumententyps Rechnung oder Mahnung wird zusätzlich noch das Fälligkeitsdatum angezeigt.
Bei Mahnung noch die Anzahl der bereits durchgeführen Mahnungen.
Bei der Wahl des Dokumententyps Angebot werden zusätzlich Angebot gültig bis und Rückmeldung am angezeigt.
Folgende Schaltflächen sind immer verfügbar:
Weitere Schaltflächen über
Ist der Filter Dokument auf Rechnung oder Mahnung gesetzt, können auch folgende Aktionen ausgeführt werden (sofern die Rechnung noch nicht bezahlt ist):
Mit dem Pfeilchen können weitere Details zum Geschäftsdokument angezeigt werden, diese sind:
Werden Geschäftsdokumente in weiterführende Dokumenten erstellt, dh zB:
...können diese zusammengehörigen Dokumente mit nur einem Klick angezeigt werden. Einfach in der Ergebnisliste in Spalte 2 auf das Pfeilchen klicken und alle Dokumente werden mit folgenden Details angezeigt:
Mit "Auswahl als ZIP-Archiv herunterladen" können mehrere markierte PDFs in einer Zip-Datei auf einmal heruntergeladen werden.
Durch "Ausgewählte Dokumente versenden" können mehrere markierte Dokumente automatisch versendet werden.
Haben Sie mehrere fällige Rechnungen, können Sie automatisiert zu allen Dokumenten die entsprechende Mahnung erstellen lassen. Voraussetzung dafür ist lediglich die Anlage der Mahnstufen im Mahnwesen, welche dann passend gewählt werden. Auch mehrere Mahnungen können automatisch versandt werden.
Vorschau:
Die Liste aller selektierten Dokumente, die versendet werden, zeigt folgende Daten:
Ist bei einem Kunden keine E-Mail Adresse im Kundenstamm hinterlegt, kann das Dokument für den Kunden nicht versendet werden. Die Zeilen, die nicht versendet werden können, werden rot gekennzeichnet.
Ist ein Dokument nicht zum Versenden, kann es über das Mistkübelsymbol rechts einfach aus der Versandliste gelöscht werden.
Ein Angebot kann auf spezielle Angebotsstatus gesetzt werden:
Angenommen: Das Angebot wurde angenommen
Abgelehnt: Das Angebot wurde vom Kunden abgelehnt
Auf den Status Angenommen kann auch in der Sammelrechnung gefiltert werden!
Eine Auftragsbestätigung kann auf spezielle Abarbeitungs-Status gesetzt werden:
In Arbeit: Der Auftrag ist aktuell in Arbeit
Erledigt: Der Auftrag wurde abgeschlossen
Auf diesen Status kann auch in der Sammelrechnung gefiltert werden!
Ein Lieferschein kann auf spezielle Lieferstatus gesetzt werden:
In Vorbereitung: Der Lieferschein wird gerade vorbereitet
Versendet: Die Lieferung mit Lieferscheind ist versendet
Auf diesen Status kann auch in der Sammelrechnung gefiltert werden!
Wie Sie in FreeFinance unter Verwendung von Textbausteinen Rechnungen und andere Geschäftsdokumente erstellen und diese Funktion in den Artikeln verwenden, zeigen wir Ihnen in diesem Tutorial Video.
Sie wollen bestimmte Geschäftsfälle suchen - im Folgenden werden einige Möglichkeiten exemplarisch aufgezeigt.
Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle Dokumente des Kunden Elektro XYZ aufzulisten:
Alternativ zum Kundennamen können Sie jeden beliebigen Text, der in Kundenname, Artikel oder Dokumentenbeschreibungen vergeben wurde, eingeben.
Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits gestellten Rechnungen die noch nicht (voll) bezahlt wurden aufzulisten:
Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits gestellten Rechnungen die noch nicht (voll) bezahlt wurden aber bereits überfällig sind aufzulisten:
Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits gemahnten Rechnungen die noch nicht (voll) bezahlt wurden aber bereits ein nächstes mal zur Mahnung anstehen aufzulisten:
Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits stornierte Angebote aufzulisten:
Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits stornierten Angebote aufzulisten:
