Voraussetzung für die Erstellung eines Angebotes ist die zuvor durchgeführte Konfiguration der Rechnungslegung. Hierzu zählen für die Erstellung eines Angebotes:
Ein Angebot stellt den Beginn eines potenziellen Geschäfts dar - dementsprechend muss es direkt erstellt werden und kann nicht aus einem anderen Dokument übernommen werden.
Aus einem Angebot kann automatisch eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung oder ein Lieferschein erstellt werden.
Details zur automatischen Erstellung unter Faktura Dokumentenübersicht.
Bei der Erstellung von Angeboten kann auch auf Vorlagen, die früher erstellt wurden, zurückgegriffen werden. Dadurch können Angebote viel schneller und sicherer erstellt werden.
Diese automatische Übernahme kann nur erfolgen, wenn alle Daten, vor allem auf Zeilenebene, richtig und vollständig erfasst werden. Das bedeutet, dass Details wie Währung, Belegtyp oder Steuersatz für das Angebot selbst nicht wichtig sind, jedoch für die weitere Verarbeitung notwendig ist.
Der Kopf des Angebotes besteht aus Pflichtfeldern und Felder, die optional ausgefüllt werden können.
Angebotsnummer: Nach Abschluss des Angebotes wird die nächste fortlaufende Nummer für das Angebot vergeben.
Folgende Felder sind für die Erfassung eines neuen Angebotes erforderlich:
Wählen Sie einen Kunden aus oder geben Sie einen Kunden in des Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass die Kundendaten inkl. Adresse im Kundenstamm gepflegt sind damit das Angebot auch dem entsprechend richtig ist.
Weitere Funktionen beim Kunden:
Nach der Auswahl eines Kunden wird die aktuelle (Standard-) Rechnungsadresse automatisch vorausgewählt. Die Hauptadresse wird immer auch angezeigt.
Sind beim Kunden mehrere Rechnungsadressen vorhanden, kann durch Klick auf die Adresse über den folgenden Dialog einer der möglichen weiteren Rechnungsadressen gewählt werden.
Sollen Angebote ohne Kunden aus dem Kundenstamm erstellt werden, beispielsweise für einmalige Angebote, ist es möglich die Anschrift des Kunden auch ohne Kundenstammdaten bei der Rechnung zu hinterlegen.
Dafür einfach auf das unter der Kundenauswahl: Damit kann die Kundenadresse für dieses eine Angebot eingegeben werden. Der Name des Kunden wird im Auswahlfeld "Kundenname" und die Adresse darunter angezeigt. Bearbeitet kann diese Adresse wieder über die Schaltfläche werden.
Diese Bearbeitung der Anschrift kann auch bei Auswahl eines Kunden aus dem Kundenstamm erfolgen.
Anmerkung: Wollen Sie ein Freitextangebot ohne Zeilen erstellen, verwenden Sie bitte die Brief-Funktion.
Ein Angebot kann beliebig viele Zeilen beinhalten. Die Eingabe der Zeilen unterteilt sich wiederum in Pflicht- und optionale Felder. Es muss mindestens eine (1) Zeile eingegeben werden.
Soll die Reihenfolge der Rechnungszeilen geändert werden, kann dies durch Klick auf die Zeile und verschieben mittels Drag-and-drop an die gewünschte Position erfolgen.
Wählen Sie die Schaltfläche „Optionszeile“, um einen Artikel als Option in einem Angebot zu erfassen. Für den Artikel wird eine eigene Zeile im Angebot erstellt, dessen Preis hat jedoch keine Auswirkung auf den Gesamtpreis des Angebots. Die jeweilige Zeile wird im Geschäftsdokument auch entsprechend gekennzeichnet.
Wird das Angebot angenommen, kann beim Entwickeln des Angebots in eine Rechnung ausgewählt werden, ob und welche Optionszeilen angenommen wurden und das Rechnungsdokument dementsprechend erstellt werden.
Der Text, der beim Erstellen von Optionszeilen am PDF angedruckt wird, kann in den Rechnungslegungseinstellungen unter Texte & Standardwerte angepasst werden.
Nach dem Abschließen des Angebotes und der automatischen Erstellung des PDF-Dokumentes kann dieses direkt über FreeFinance an den Kunden per E-Mail versendet werden. Details zum Versenden unter Faktura E-Mail versenden.
Ein Angebot kann vom Kunden angenommen oder abgelehnt werden. Dies können Sie direkt abbilden:
Ist ein Angebot abgeschlossen kann dieses über die Schaltfläche Annehmen angenommen werden.
Geben Sie das Datum der Annahme ein und:
Ein angenommenes Angebot kann:
Analog zum Annehmen eins Angebotes kann dieses auch abgelehnt werden. Dh: der Kunde hat das Angebot nicht angenommen und es soll als solches gekennzeichnet werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen und geben Sie das Datum der Ablehnung des Kunden ein.
Auf den Status Angenommen kann auch in der Sammelrechnung gefiltert werden!