Saldenliste ⇒ einfach erklärt

Gemäß den Vorschriften nach §§ 189–216 Unternehmensgesetzbuch (UGB) ist die Summen- und Saldenliste (SuSa), oft auch als Saldenliste bezeichnet, ein unerlässlicher Bestandteil eines Unternehmens.

• Sie umfasst alle Konten, die im Verlauf eines Geschäftsjahres Bewegungen zeigen, und dient zur Erfüllung der gesetzlichen Buchhaltungspflichten.

• Im Detail legt sie die Schlüsselelemente der Bilanz offen – von Anfangssalden, über laufende Veränderungen bis hin zu Endständen.

Diese umfassen sowohl aktive Bestandskonten und passive Bestandskonten als auch Erfolgskonten. Jeder Eintrag in der SuSa entspricht einem spezifischen Konto im Kontenrahmen des Unternehmens und ist üblicherweise nach der Kontonummer sortiert.

• Neben Anfangssalden und Kontobewegungen zeigt die SuSa auch die Endsalden sowie die Summen der Soll- und Haben-Buchungen für jedes Konto an.

Mit ihrer umfassenden Darstellung aller Kontenbewegungen und Salden ist die Summen- und Saldenliste nicht nur eine einfache Saldenliste, sondern fungiert auch als umfassendes Kontrollinstrument für die wirtschaftliche Steuerung des Unternehmens.

• Sie hält wichtige Aspekte der Unternehmensfinanzen stets im Auge, was bei der Überwachung und Steuerung der finanziellen Gesundheit des Unternehmens unerlässlich ist.

Die Summen- und Saldenliste erfüllt mehrere zentrale Aufgaben:

• Wertvolles Werkzeug für Kreditgeber: Durch eine detaillierte Analyse der SuSa, kann ein potenzieller Kreditgeber die finanzielle Situation und die Liquidität des Kreditnehmers beurteilen.

• Entscheidungshilfe für die Unternehmensführung: Die Unternehmensführung kann durch die SuSa die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens nachvollziehen, fundierte Entscheidungen treffen und damit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) nachkommen, die in § 189 UGB definiert sind.

• Ausführliche Darstellung der Finanzlage: Mithilfe der SuSa lässt sich schnell erkennen, ob das Unternehmen Gewinn erzielt oder Verluste hinnehmen muss, wie hoch die Außenstände sind oder welche Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten bestehen.

• Grundlage für die Unternehmensplanung und -steuerung: Durch die in der SuSa aufgeschlüsselten Informationen bietet sie eine solide Basis für die Unternehmensplanung und -steuerung.

Das Lesen einer SuSa kann auf den ersten Blick überwältigend sein, aber sobald Verständnis dafür besteht, was die einzelnen Zeilen bedeuten, können umfangreiche Lehren aus der Interpretation gezogen werden.

Hier ist der grundsätzliche Aufbau einer Zeile in einer SuSa:

Eine Saldenliste kann sich für den Export an den Berater eignen. In einer Steuerkanzlei sind fast immer Experten-Software im Einsatz, wie zB.

• BMD
• RZL
• DATEV
• SAP
• ... uvm.

Darüber hinaus wird in den Kanzleien mit einem abweichenden/individuellen Kontenrahmen gearbeitet. Das heißt, die eigene Saldenliste liefert mitunter nicht jene Salden, die ein Berater sehen möchte (wie beispielsweise eine Aufschlüsselung nach 100en Debitoren / Kreditoren).

Leider gibt es für die Saldenliste kein Standardformat, das bedeutet, es ist nicht gewährleistet, dass der Export der Saldenliste beim Berater importiert werden kann. Im schlimmsten Fall muss beim Berater alles manuell eingegeben werden - und das gilt es zu vermeiden.

Damit die Datenübernahme reibungslos klappt, haben deshalb die meisten Experten-Systeme eigene Import-Formate definiert - zumeist auf Basis vom Einzelbelegen.

Die Salden werden also beim Steuerberater gebildet - und es kommt zu weniger Rundungsdifferenzen zwischen Quell- und Expertensoftware.

Es empfiehlt sich im Allgemeinen, zu Beginn einer Zusammenarbeit mit einer Beratung den Kontenrahmen sowie die Vorgehensweise gemeinsam abzustimmen. So werden Fehler und manuelle Aufwände auf beiden Seiten effizient minimiert!

Ein Import beim Berater klappt üblicherweise dann ohne Probleme bzw. manuelle Nachbearbeitung, wenn die Kontonummern zwischen Quell- und Expertensoftware vorab harmonisiert/gemapped werden.