Saldenbestätigung ⇒ Buchhalterisches Prüf- und Kontrollinstrument [mit kostenloser Vorlage]

Die Saldenbestätigung erfüllt mehrere zentrale Aufgaben im betrieblichen Rechnungswesen.

Sie ist ein Werkzeug zur Kontrolle der Richtigkeit der Buchhaltung, zur Fehlervermeidung und zur Absicherung von Bilanzpositionen durch externe Bestätigung.

• Besonders im Rahmen des internen Kontrollsystems (IKS) bietet sie eine wertvolle Möglichkeit, Geschäftsvorfälle durch Dritte objektiv bestätigen zu lassen.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist das sogenannte Belegprinzip, wonach jeder Buchung ein nachvollziehbarer Beleg zugrunde liegen muss.

• Dieser Grundsatz ist Teil der ordentlichen Buchführung nach den GoB und ergibt sich aus den Bestimmungen des § 190 UGB, primär in Bezug auf Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.

• Die Saldenbestätigung erfüllt diese Funktion, indem sie einen externen Nachweis über den Bestand von Forderungen oder Verbindlichkeiten darstellt und damit interne Buchungsbelege um eine zusätzliche Prüfungsebene ergänzt.

Für die Abschlussprüfung ist die Saldenbestätigung eine anerkannte Prüfungshandlung, insbesondere bei wesentlichen oder risikobehafteten Posten. Wirtschaftsprüfer nutzen sie zur Beurteilung der Bilanzansätze und zur Risikoeinschätzung, Unternehmen wiederum zur internen Absicherung ihrer Buchführung.

Der Inhalt einer Saldenbestätigung ist standardisiert und folgt bestimmten Mindestanforderungen. Enthalten sein sollten insbesondere:

• Name und Anschrift des Geschäftspartners

• Kontoangabe (z. B. Debitoren- oder Kreditorenkonto)

• Saldo zum festgelegten Stichtag (z. B. 31.12.)

• Währung und Betragshöhe

• Name, Anschrift und Kontaktdaten des Prüfers

• Hinweis auf Rückmeldung (inkl. Frist und Kommunikationsweg)

• Vermerk zur Klärung bei Unstimmigkeiten

Ergänzend kann die Saldenbestätigung Angaben zu Rechnungsnummern oder offenen Posten enthalten – das kann besonders relevant sein, wenn Differenzen bereits bekannt oder erwartbar sind. Die Formulierung ist meist sachlich und rechtlich neutral, um kein Schuldanerkenntnis zu implizieren.

Was die Methoden der Durchführung betrifft, wird zwischen verschiedenen Vorgehensweisen unterschieden:

• Stichtagsbezogene Bestätigung: Ermittlung des Saldos zu einem fixen Bilanzstichtag (z. B. 31.12.). Diese Methode ist in der Praxis die häufigste und relevanteste für die Jahresabschlusserstellung.

• Periodische Bestätigung: Verwendung über einen bestimmten Zeitraum hinweg, z. B. quartalsweise oder monatlich, oft zur internen Kontrolle oder im Rahmen von laufenden Abstimmungen.

• Selektive Bestätigung: Fokus auf ausgewählte Geschäftspartner – z. B. solche mit hohen Salden, häufigen Differenzen oder erhöhtem Risiko (gemäß IKS oder Prüfungsplan).

Die jeweilige Methode sollte dokumentiert und nachvollziehbar begründet werden – vor allem dann, wenn sie im Rahmen einer Abschlussprüfung eingesetzt wird.

In Österreich besteht keine gesetzliche Verpflichtung, Saldenbestätigungen routinemäßig durchzuführen. Dennoch werden sie in der Praxis regelmäßig eingesetzt, insbesondere in folgenden Fällen:

• Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung:
  Wirtschaftsprüfer nutzen die Saldenbestätigung als relevante Prüfungshandlung zur Verifikation der Forderungen und Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Die Entscheidung über den Einsatz trifft der Prüfer gemäß § 269 Abs. 2 UGB auf Basis seiner Risikoeinschätzung.

• Zur Absicherung wesentlicher Bilanzposten:
  Wenn Forderungen oder Verbindlichkeiten einen wesentlichen Einfluss auf die Bilanz haben, kann eine Saldenbestätigung erforderlich sein, um die Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit der Angaben zu belegen – auch im Sinne der GoB.

• Bei zweifelhaften oder strittigen Forderungen:
  Zur Dokumentation des offenen Saldos oder zur Vorbereitung rechtlicher Schritte ist eine Saldenbestätigung ein wichtiges Absicherungsinstrument.

• Als Teil des internen Kontrollsystems (IKS):
  Viele Unternehmen setzen Saldenbestätigungen proaktiv zur Kontrolle ihrer Debitoren- und Kreditorensalden ein – insbesondere bei automatisierten Prozessen oder im Rahmen konzerninterner Vorgaben.

• Auf Wunsch von Banken oder Geschäftspartnern:
  Im Rahmen von Finanzierungen, Kreditvergaben oder Due-Diligence-Prüfungen verlangen auch Banken oder Investoren mitunter die Vorlage bestätigter Salden.

Die Erforderlichkeit ergibt sich somit nicht aus einer gesetzlichen Pflicht, sondern aus beruflicher Sorgfalt, Prüfungsanforderungen oder internen Richtlinien.

Für bilanzierende Unternehmen ist die Saldenbestätigung ein freiwilliges, aber in vielen Fällen dringend empfohlenes Instrument zur Sicherstellung der Buchhaltungsqualität.

Die Saldenbestätigung wird in der Regel von der Buchhaltung oder im Zuge der Jahresabschlussprüfung durch den Wirtschaftsprüfer erstellt. Grundlage ist der Saldo eines Kreditoren- oder Debitorenkontos zum Stichtag, der automatisiert aus dem Buchhaltungssystem generiert wird.

Wichtige Punkte bei der Erstellung sind:

• korrekter Stichtag (z. B. 31.12.),

• vollständige Angaben (Name, Konto, Betrag, Prüferkontakt),

• klare Aufforderung zur Rückmeldung.

Für den Versand wird heute überwiegend der E-Mail-Weg genutzt, insbesondere bei laufender Mandantenkommunikation. Alternativ kommen auch klassische Briefe oder Online-Portale zum Einsatz, etwa bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit standardisierten Workflows.

• Beim Versand per E-Mail ist auf die korrekte Empfängeradresse und eine nachverfolgbare Kommunikation zu achten. Die Bestätigung sollte idealerweise in einem nicht veränderbaren Format versendet werden.

• Datenschutzrechtlich ist darauf zu achten, dass personenbezogene Daten sicher übertragen und nicht unnötig offengelegt werden – insbesondere bei Sammelversendungen.

Ein strukturierter Rücklaufprozess ist entscheidend: Rückmeldungen müssen dokumentiert, geprüft und etwaige Differenzen bearbeitet werden. Die Saldenbestätigungen und deren Rückläufe sind aufbewahrungspflichtig und können im Prüfungsfall oder bei Unstimmigkeiten als Nachweis dienen.

Obwohl die Saldenbestätigung wie ein einfaches Instrument wirkt, kann es in der Praxis zu zahlreichen Fehlerquellen kommen.

Diese betreffen vor allem den Rücklaufprozess und die Interpretation der Rückmeldungen.

• Unvollständige Antworten, nicht zurückgesandte Bestätigungen oder ungeklärte Differenzen führen zu Unsicherheiten in der Buchhaltung und im Rahmen der Abschlussprüfung.

Eine korrekte Dokumentation der Rückmeldungen und deren Auswertung ist daher essenziell – sowohl aus Sicht der ordnungsgemäßen Buchführung gemäß den GoB als auch im Hinblick auf den Prüfungsbericht nach § 269 UGB.

In der Praxis wird die Saldenbestätigung manchmal fälschlich als rechtlich bindendes Schuldanerkenntnis interpretiert. Tatsächlich handelt es sich dabei jedoch nicht um ein rechtsverbindliches Anerkenntnis im Sinne des ABGB, sondern um ein Mittel zur bilanztechnischen Abstimmung.

• Das Ziel der Saldenbestätigung ist die Verifizierung von offenen Posten aus buchhalterischer Sicht – nicht die Herbeiführung einer vertraglichen Bindung.

• Dennoch kann eine Rückmeldung, insbesondere eine schriftliche Bestätigung des Saldos ohne Vorbehalt, Indizwirkung entfalten, etwa bei rechtlichen Auseinandersetzungen.

Die rechtliche Grundlage für die Saldenbestätigung ergibt sich nicht aus einer einzelnen Norm, sondern aus mehreren Bestimmungen des Unternehmensgesetzbuchs (UGB) sowie den allgemein anerkannten Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).

Relevante Vorschriften sind u. a.:

• § 189 UGB: Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung unter Beachtung der GoB.

• § 190 Abs. 2 UGB: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchungen.

• § 198 UGB: Richtigkeit der Bilanzansätze (Forderungen, Verbindlichkeiten).

• § 269 UGB: Prüfungshandlungen und Nachweise im Rahmen der Abschlussprüfung.

Die Saldenbestätigung gilt als anerkannte Prüfungshandlung und hat sich Nachweis für ordnungsgemäße Buchführung etabliert. In der Praxis gilt sie als Teil des Dokumentations- und Kontrollsystems, das im Zweifel auch rechtlich entlastend wirken kann.