Wird aufgrund eines abgeschlossenen Vertrags für eine Leistung oder Lieferung ein Teil des Kaufpreises vom Käufer bereits vor Erbringung der Leistung oder Lieferung der Ware bezahlt, dann spricht man von Anzahlung.
Was ist eine Anzahlung? Definition & Erklärung
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Wie Sie eine Anzahlung mit Rechnung erstellen und verbuchen, sowie das Erstellen einer Endabrechnung und das Verbuchen einer Vorauszahlung erfahren Sie in diesem FreeFinance-Video.
Anzahlung - auf einen Blick
| Definition: Bezahlt eine Kundschaft aufgrund des abgeschlossenen Vertrages einen Teil des Gesamtpreises vor Leistungserbringung oder Lieferung der Ware durch ein Unternehmen, spricht man von einer Anzahlung. Es wird also ein Teil des Gesamtpreises bereits vor Leistungs- oder Lieferungserhalt an den Auftragsempfänger bezahlt. |
| Funktion: In der Fakturierung (Rechnungslegung) und Buchhaltung von Unternehmen gibt es je nach vertraglich festgelegten Rahmenbedingungen und Merkmalen der Leistung oder Lieferung verschiedene Zahlungsmodalitäten für die Kundschaft. |
| Gültigkeit: Die Zahlungsmodalitäten zwischen leistenden Unternehmen und empfangender Kundschaft sind in den Verträgen über die Warenlieferungen oder Leistungserbringungen geregelt und somit vertraglich für beide Seiten bindend. Anhand dieser verbindlichen Bedingungen wird von der Kundschaft die Lieferung oder Leistung bezahlt. |
| Bedeutung: Die Anzahlung kann je nach Rahmenbedingung sowohl für das leistende Unternehmen als auch die Kundschaft von Vorteil sein. |
Übersicht
Fakturierung | Zahlungsmodalitäten
In der Fakturierung von Dienstleistungen oder Warenlieferungen bieten die beauftragten Unternehmen Zahlungsmodalitäten an, die im Vertrag über die Leistung oder Lieferung festgehalten sind und anhand derer die beauftragende Kundschaft die Bezahlung der Leistung vorzunehmen hat.
Je nach Rahmenbedingungen und bestimmter Merkmale und Faktoren im Zuge der Leistung gibt es klassischerweise drei unterschiedliche Zahlungsmodalitäten:
- Anzahlung
- Vorauszahlung
- Teilzahlung
Eine Anzahlung ist ein Vorschuss, den die Kundschaft an das leistende Unternehmen bezahlt.
- Diese spezielle Form der Teilzahlung dient vor allem als Sicherheit und wird steuerlich wie ein gewöhnlicher Rechnungsposten behandelt.
Nach Abschluss eines Kaufvertrages über eine Leistung oder Lieferung wird nur ein Teil der Gesamtrechnung bezahlt, während der Rest der Rechnung noch ausständig bleibt, daher spricht man von einer Anzahlung.
Funktion & Vorteile
Zahlungsmodalitäten | Anzahlung
Je nach Rahmenbedingungen, Art der Kundschaft und Merkmalen der Dienstleistung oder Warenlieferung bringt die Zahlungsmodalität der Anzahlung bestimmte Vorteile sowohl für das Unternehmen als auch für die Kundschaft mit sich:
- Wenn das zu zahlende Produkt, die Herstellung dessen oder die beauftragte Dienstleistung besonders teuer ist, bietet die Anzahlung der Leistung oder Lieferung eine zusätzliche Sicherheit.
- Wenn der betreffende Geschäftsfall mit größerem Aufwand verbunden ist, das betrifft individuelle Vorbereitung der Leistung oder Lieferung oder Produktion der Ware, kann durch die Anzahlung der Aufwand dafür zumindest teilweise ausgeglichen und dadurch geschäftliches Risiko minimiert werden.
- Wenn sich die Leistung über einen langen Zeitraum erstreckt oder besonders umfangreich gestaltet, bietet die Anzahlung ebenso zusätzliche Sicherheit für beide Seiten.
- Handelt es sich beim Auftraggeber um einen Neukunden und daher den ersten Auftrag dieser Kundschaft, bietet sich eine Abwicklung mit Anzahlung in Sachen zusätzlicher Sicherheit vor allem für das Unternehmen an.
- Vor allem dient die Anzahlung auch zur zusätzlichen Absicherung für den Fall, dass die Kundschaft Insolvenz anmelden muss - das kann vor allem bei umfangreichen und langwierigeren Aufträgen eine Rolle spielen.
- Durch den erhaltenen Vorschuss können die damit einhergehenden Verluste eingegrenzt werden.
- Weiters können mit dem Geld aus der Anzahlung für die Herstellung der Ware oder Vorbereitung der Leistung nötige Mittel zinsfrei eingekauft werden und es muss daher mitunter kein Kredit dafür aufgenommen werden.
- Zumindest aber helfen Anzahlungen dem leistenden Unternehmen dabei, Zins- und Finanzierungskosten zu schmälern.
Steuer
Anzahlung | Erfassung der Umsatzsteuer
Anzahlungen müssen der Umsatzsteuer unterworfen werden:
- Die Umsatzsteuer ist dabei bei der Zahlung zu erfassen.
- Das gilt genauso bei Anwendung der Sollbesteuerung, wie es der Regelfall ist.
Wenn beim leistenden oder liefernden Unternehmen eine Rechnung mit Ausweisen der die Anzahlung betreffenden Umsatzsteuer erstellt wird, kann von der anzahlenden Kundschaft die Vorsteuer geltend gemacht werden.
Verbuchung
Anzahlung | FreeFinance-Buchhaltung
Bei einer Anzahlung erfolgt die Zahlung in zumindest zwei oder auch mehreren Raten, für die jeweils ein Anzahlungsbeleg (Rechnung, Bon) an die Kundschaft ausgestellt werden muss.
Die Rechnung wird als Eingang bzw. erhaltene Zahlung mit dem entsprechenden USt-Satz in der Buchhaltung wie folgt erstellt:
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In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) als Rechnung mit der herkömmlichen Belegart für Erlöse inklusive Einbeziehung in die Einkommensteuer-Erklärung.
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In der Doppelten Buchhaltung (doppelte Buchführung) hingegen wird die Anzahlung mit der Belegart Erhaltene Anzahlung sowie ohne Einbeziehung in die ESt-/KÖSt-Erklärung erstellt.
Schlussrechnung nach erfolgter Anzahlung:
Wenn die Abrechnung/Schlussrechnung an die Kundschaft erfolgt, wird in der Rechnungslegung (in FreeFinance direkt aufrufen: Neue Dokumente > Neue Rechnung) eine vollständige Rechnung erstellt:
- Verbuchung des Gesamtbetrages mit der jeweils anwendbaren Umsatzsteuer (Belegart: Erlöse).
- Verbuchung der Anzahlung (oder ggf. Summe der Teilzahlungen bei mehreren Raten) mit der ausgewiesenen USt als negativen Betrag (Belegart ist die gleiche wie in der Anzahlungsrechnung) - somit wird die Anzahlung ausgebucht.
Der Kunde erhält die gesamte Rechnungsaufstellung mit der jeweils ausgewiesenen Umsatzsteuer und den Details seiner Anzahlung oder Teilzahlungen.
Soll als Bezeichnung der Rechnung beispielsweise Rechnung statt Schlussrechnung stehen, können Sie dafür in FreeFinance ein eigenes Layout anlegen und dieses beim Abschließen der Rechnung verwenden.
Abschließende Umbuchung bei Verwendung der Doppelten Buchhaltung:
In der Doppelten Buchhaltung muss noch folgende Umbuchung erstellt werden, um die Differenz des Forderungskontos mit dem Konto "Erhaltene Anzahlung" auszugleichen und die Konten aufzulösen:
- Buchung von Konto "Erhaltene Anzahlung" auf Konto "Forderungen" (das ist das gewählte Forderungskonto in der Rechnungslegung/Ausgangsrechnung).
Bilanzierung
Anzahlung | Buchhaltung
Wenn am Bilanzstichtag noch offene Anzahlungen vorhanden sind, das heißt die bestellte Ware wurde zu diesem Zeitpunkt noch nicht geliefert, dann hat das den Effekt, dass auf den Hauptbuchsammelkonten die Forderungen und Verbindlichkeiten zu niedrig ausgewiesen sind. Daher muss in der Bilanzierung wie folgt vorgegangen werden:
Übertragen der Anzahlungen auf das Hauptbuchsammelkonto:
- Dadurch vermindern die erhaltenen Anzahlungen die Lieferforderungen, da sie eigentlich eine Verbindlichkeit gegenüber der Kundschaft darstellen.
- Dadurch vermindern die geleisteten Anzahlungen die Lieferverbindlichkeiten, da sie eigentlich eine Forderung gegenüber einem Lieferanten darstellen.
Eröffnung der Anzahlungskonten im Folgejahr:
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Diese Eröffnungsbuchungen erfolgen in den meisten Buchhaltungsprogrammen automatisch.
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Zunächst werden die Konten "Lieferforderungen" (Sammelkonto) und das Konto "Erhaltene Anzahlung" (dieses mit dem Nettobetrag gegenüber dem Eröffnungsbilanzkonto) eröffnet.
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Die Kundenkonten wurden nicht abgeschlossen, müssen daher nur vorgetragen werden oder werden weitergeführt.
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Jetzt wird der Betrag der erhaltenen Anzahlungen (inkl. USt) wieder in das Interimskonto 2070 "Erhaltene Anzahlungen" im Soll ein- und aus dem Sammelkonto 2000 "Lieferforderungen" ausgebucht.
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Damit wird das Kontenbild vor dem Jahresabschluss wieder hergestellt.
FreeFinance Buchhaltung
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Fragen und Antworten
Warum werden Anzahlungen verlangt?
Die Anzahlung gibt sowohl Käufer als auch Verkäufer Sicherheit. Während der Käufer sicherstellt, dass die bestellte Leistung sicher erhalten wird, kann der Verkäufer besser planen und gegebenenfalls notwendige Ware um die bereits erhaltene Anzahlung kaufen.
Weiters minimieren Anzahlungen insbesondere bei aufwändigeren oder langwierigeren Leistungen das Risiko für den Auftragnehmer. Beispielsweise wird im Falle der Insolvenz der Kundschaft der dabei drohende Verlust durch die Anzahlung minimiert.
Was ist der Unterschied zwischen Anzahlung und Vorauszahlung?
Bei einer Anzahlung wird nur ein Teil des Gesamtpreises laut Rechnung vor Erhalt der Leistung oder Lieferung gezahlt, während bei der Vorauszahlung der gesamte Rechnungsbetrag im Vorhinein bezahlt wird.