Doppelte Buchhaltung ⇒ einfach erklärt

Unternehmen sind zur Aufzeichnung ihrer betrieblichen Einnahmen und Ausgaben verpflichtet und müssen statt der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, unter bestimmten Bedingungen, die doppelte Buchhaltung anwenden. 

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Doppelte Buchhaltung – auf einen Blick
  2. Doppelte Buchhaltung: Definition & Übersicht
  3. Gewinnermittlung
  4. Doppelte Buchhaltung
  5. Wie funktioniert die doppelte Buchhaltung?
  6. Wechsel der Gewinnermittlung
  7. Doppelte Buchhaltung mit FreeFinance
  8. Zusammenfassung
  9. Fragen und Antworten
  10. Quellen
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Doppelte Buchhaltung – auf einen Blick

Die 4 wichtigsten Fakten zur doppelten Buchhaltung
Definition

Buchführung, bei der jede finanzielle Transaktion auf zwei getrennte Konten (Soll-Konto und Haben-Konto) erfasst wird
Umsatzgrenzen
  • 700.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren
  • Mehr als 1.000.000 Euro in einem Jahr
Gewinnermittlungsarten
Rechtsformen
  • Kapitalgesellschaften (GmbH, FlexKapG, AG): verpflichtet zur doppelten Buchhaltung
  • Andere Rechtsformen (Einzelunternehmen, OG, KG): bei Überschreiten der Umsatzgrenzen verpflichtet

Doppelte Buchhaltung: Definition & Übersicht

Die doppelte Buchhaltung in Österreich ist eine Buchführungsmethode, bei der jede finanzielle Transaktion eines Unternehmens in zwei getrennten Konten erfasst wird. Diese beiden Konten werden als Soll-Konto und Haben-Konto bezeichnet.

Das bedeutet, dass die Gewinnermittlung (Bilanzierung) des Unternehmens, also die Aufzeichnung aller Geschäftsfälle, nach folgendem Schema „doppelt“ geführt wird:

  • Die Einnahmen und Ausgaben werden zweimal aufgezeichnet.

  • Einerseits werden die Kontobewegungen aufgezeichnet und andererseits wird erfasst, für welchen Geschäftsfall jeweils das Geld aufgewendet wurde.

So wird die genaue Aufzeichnung gewährleistet, wofür die jeweiligen Mittel verwendet wurden und woher diese jeweils kamen.

Doppelte Buchhaltung – Definition:

Unter „doppelte Buchführung“ versteht man jenes System, das durch eine lückenlose Erfassung der Geschäftsfälle das Vermögen und das Kapital sowie die Aufwände und Erträge festhält. Durch die Verbuchung der Aufwände und Erträge werden auch die Ursachen für den erwirtschafteten Erfolg (Gewinn oder Verlust) nachgewiesen.

Gewinnermittlung

Unternehmen sind in Österreich dazu verpflichtet, Aufzeichnungen über ihre betrieblichen Einnahmen und Ausgaben zu führen.

Dafür müssen, je nach gewählter Gewinnermittlungsart, bestimmte Mindestanforderungen erfüllt werden.

Unterschieden wird grundsätzlich zwischen vier verschiedenen Gewinnermittlungsarten:

Doppelte Buchhaltung

Ein Unternehmen muss seinen Gewinn mittels doppelter Buchhaltung (Buchführungspflicht) ermitteln, wenn es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt (GmbH, FlexKapG, AG).

Bei anderen Rechtsformen (Einzelunternehmen, OG, KG) muss eine doppelte Buchhaltung beim Erreichen von bestimmten Umsatzgrenzen eingeführt werden.

Umsatzgrenzen für die verpflichtende doppelte Buchhaltung:

  • Bei Überschreitung der Umsatzgrenze von 700.000 Euro pro Jahr, in zwei aufeinanderfolgenden Jahren.
  • Ist der Jahresumsatz größer als 1.000.000 Euro, muss im darauffolgenden Jahr die Gewinnermittlung mittels doppelter Buchhaltung ermittelt werden (Betriebsvermögensvergleich)

Die Umsatzgrenze ist immer je Betrieb zu rechnen, also pro eigenständiger wirtschaftlicher Einheit.

Freiwillige Buchführung:

Für sogenannte freie Berufe (z.B. Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Künstler, Schriftsteller usw.), besteht keine unternehmensrechtliche und steuerliche Buchführungspflicht.

Natürlich können diese Berufsgruppen jederzeit freiwillig die Gewinnermittlung mittels doppelter Buchhaltung anwenden.

  • Das gilt grundsätzlich auch für alle anderen Unternehmen, die nicht dazu verpflichtet sind und die genannten Umsatzgrenzen nicht überschreiten.

Land- und Forstwirte:

Land- und forstwirtschaftliche Betriebe sind laut § 125 der Bundesabgabenordnung (BAO) zur Buchführung verpflichtet, wenn:

  • Der Umsatz des Betriebs in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils 700.000 Euro übersteigt.

  • Liegt der Umsatz über 600.000 Euro bzw. der EHW über 165.000 Euro, ist eine vollständige Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu führen.

Wie funktioniert die doppelte Buchhaltung?

Bei der doppelten Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens zweimal aufgezeichnet.

  • Einerseits werden die Kontobewegungen aufgezeichnet (z.B. Veränderungen am Bankkonto)
  • Andererseits wird erfasst, für welchen Geschäftsfall das Geld aufgewendet wurde (z.B. für Büromaterial, Miete, Reisekosten usw.)

Es wird also immer gebucht und aufgezeichnet, wofür die Mittel verwendet wurden und woher das Geld dafür kam.

Die Bilanz:

Innerhalb der Bilanzrechnung ist jedes einzelne Konto, beispielsweise für Bank, Mietaufwand oder Büromaterial, ein sogenanntes Bestandskonto.

Am Ende des Jahres werden die einzelnen Bestandskonten miteinander verglichen und abgeschlossen, bzw. am Beginn des Geschäftsjahres eröffnet.

  • Da jeder Geschäftsfall zweifach erfasst wird, ist (oder sollte) die Bilanz stets im Gleichgewicht sein.

Aktiv- und Passivseite:

Die Bilanz selbst ist in eine Aktiv- und Passivseite geteilt.

  • Auf der Aktivseite sind alle Geschäftsfälle zu sehen, die die Mittelverwendung beschreiben. Zentrale Posten sind hierbei das Anlagevermögen sowie das Umlaufvermögen.
     
  • Die Passivseite zeigt, woher das Geld dafür gekommen ist, z.B. Eigenkapital, Kredite, Verbindlichkeiten und Rückstellungen.

Soll und Haben:

Soll und Haben bilden einen Kernbegriff der ordnungsgemäßen doppelten Buchführung.

Sie bilden in der kaufmännischen Aufzeichnung (Buchführung) des Unternehmens die linke bzw. rechte Seite eines Geschäftskontos, in dem ein bestimmter zu verarbeitender Wert aufgezeichnet wird.

Doppelte Buchführung bedeutet, dass anhand dieser Methode doppelt gearbeitet wird - in mehrfacher Hinsicht:

  • Jedes Konto hat zwei Seiten, eben Soll und Haben.
  • Bei jeder Buchung, das heißt jeder Übertragung eines Wertes, sind zwei Konten beteiligt.

Bei Soll und Haben treten im Gegensatz zu herkömmlichen Verbrauchskonten keine negativen Werte auf. Es werden ausschließlich positive Beträge erfasst, entweder auf der linken Seite (Soll) oder auf der rechten Seite (Haben).

Anhand der standardisierten Form einer Buchung, welche immer gilt, wird das „Soll an Haben“ abgebildet. Andererseits kann eine Buchung auch mehrere Konten ansprechen.

Dabei muss gewährleistet sein, dass die Beträge auf den zwei Seiten insgesamt gleich sind.

Alle Konten müssen am Ende des Finanzzeitraums ausgeglichen sein. 

  • Soll und Haben müssen die gleichen Summen ausweisen.

​​​Das gilt auch für die Bilanz selbst, diese muss stets so abgebildet und aufgestellt sein, dass die Summen beider Seiten (Soll und Haben) gleich sind.

 

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV):

Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz „GuV“, bildet in der Buchhaltung eine Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens für eine bestimmte Finanzperiode ab.

Anhand dieses Betriebsvermögensvergleichs wird der steuerpflichtige Gewinn oder Verlust eines Geschäftsjahres aus der Differenz zwischen Betriebseinnahmen und -ausgaben, also in Form der Gewinn- und Verlustrechnung, eruiert und dokumentiert.

Die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben werden unabhängig vom jeweiligen Zeitpunkt der Bezahlung, mit Entstehen der jeweiligen Forderung(en) oder Verbindlichkeit(en) erfasst und dem Geschäftsjahr zugeordnet, in dem sie entstanden sind.

  • Die GuV hat der doppelten Buchhaltung zu entsprechen, indem auf der linken Seite im Soll alle Aufwände und auf der rechten Seite im Haben alle Erträge verbucht werden.

Das Ergebnis des Saldos, sprich der Unterschied zwischen den beiden Werten, bildet den Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag ab und gibt damit Auskunft über den Erfolg des Unternehmens.

Wechsel der Gewinnermittlung

Beim Wechsel der Gewinnermittlungsart muss nach § 4 Abs. 10 Z 1 EStG sichergestellt werden, dass sich alle Geschäftsfälle steuerlich nur einmal auswirken.

Das bedeutet: Es müssen alle geschäftlichen Vorgänge, die sich in einem bestimmten Besteuerungszeitraum ereignen, lückenlos erfasst sein.

  • Bei einer Aufeinanderfolge mehrerer Steuerzeiträume darf somit ein steuerlicher Vorgang weder doppelt erfasst sein, noch unberücksichtigt bleiben.

Der Gesamtgewinn aus der Gewinnermittlung durch Bilanzierung sowie jener nach der Gewinnermittlung mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung müssen ident sein.

  • Die Gleichheit des Gesamtgewinns wird beim Wechsel der Gewinnermittlungsart durch die Ermittlung eines Übergangsgewinnes oder -verlustes hergestellt.

Der Übergangsgewinn oder -verlust soll die Eigenarten bzw. besonderen Merkmale der einzelnen Gewinnermittlungsarten ausgleichen sowie unabhängig von der Art der Gewinnermittlung im Ergebnis zu einem identen Gesamtgewinn (oder -verlust) führen.

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Bei der ersten Anlage wird das abweichende Finanzjahr mit entsprechendem Bilanzstichtag erstellt. Hierzu wird der Monat eingegeben, in das dieser Bilanzstichtag fällt - von der Buchhaltung wird immer der Letzte des Monats als Bilanzstichtag herangezogen, sodass das Finanzjahr bis zu diesem Tag läuft.

Dieses kann nur initial beim Anlegen des neuen Mandanten definiert werden - es ist im Nachhinein nicht mehr modifizierbar!

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Zusammenfassung

Durch die doppelte Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben zweimal aufgezeichnet.

  • Einerseits werden die Kontobewegungen aufgezeichnet, andererseits wird erfasst, für welchen Geschäftsfall das Geld aufgewendet wurde.

Die Definition der doppelten Buchhaltung lautet: Unter „doppelte Buchführung“ versteht man jenes System, das durch eine lückenlose Erfassung der Geschäftsfälle das Vermögen und das Kapital sowie die Aufwände und Erträge festhält. Durch die Verbuchung der Aufwände und Erträge werden auch die Ursachen für den erwirtschafteten Erfolg (Gewinn oder Verlust) nachgewiesen.

In Österreich sind Unternehmen dazu verpflichtet, Aufzeichnungen über ihre betrieblichen Einnahmen und Ausgaben zu führen. Dafür müssen, je nach gewählter Gewinnermittlungsart, bestimmte Mindestanforderungen erfüllt werden.

Unter den Arten der Gewinnermittlung kommt es je nach Rahmenbedingung(en) und Umsatzverhältnisse zur folgenden verpflichtenden Gewinnermittlung:

  • Buchführungspflicht: Bilanzierung bzw. doppelte Buchhaltung

Diese Art der Buchführungspflicht besteht für Unternehmen, wenn es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt (GmbH, FlexKapG, AG), sowie darüber hinaus bei anderen Rechtsformen (Einzelunternehmen, OG, KG) beim Erreichen bzw. Überschreiten von bestimmten Umsatzgrenzen.

Die Umsatzgrenzen sind wie folgt definiert:

  • Überschreitung der Umsatzgrenze von 700.000 Euro pro Jahr, in zwei aufeinanderfolgenden Jahren.

  • Ist der Jahresumsatz größer als 1.000.000 Euro, muss im darauffolgenden Jahr die Gewinnermittlung mittels doppelter Buchhaltung gemacht werden (Betriebsvermögensvergleich).

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Fragen und Antworten

Was bedeutet doppelte Buchhaltung bzw. doppelte Gewinnermittlung?

Anhand der doppelten Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens zweimal aufgezeichnet.

Definition: Unter „doppelte Buchführung“ versteht man jenes System, das durch eine lückenlose Erfassung der Geschäftsfälle das Vermögen und das Kapital sowie die Aufwände und Erträge festhält. Durch die Verbuchung der Aufwände und Erträge werden auch die Ursachen für den erwirtschafteten Erfolg (Gewinn oder Verlust) nachgewiesen.

Einerseits werden die Kontobewegungen aufgezeichnet (beispielsweise Veränderungen am Bankkonto), andererseits wird erfasst, für welchen Geschäftsfall das Geld aufgewendet wurde.

  • Es wird also immer gebucht und aufgezeichnet, wofür die Mittel verwendet wurden und woher das Geld dafür kam.

Was bedeutet ein Wechsel zur doppelten Buchhaltung?

Ein Wechsel der Gewinnermittlungsart bedeutet, dass alle geschäftlichen Vorgänge, die sich in einem bestimmten Besteuerungszeitraum ereignen, lückenlos erfasst sein müssen.

Bei einer Aufeinanderfolge mehrerer Steuerzeiträume darf somit ein steuerlicher Vorgang weder doppelt erfasst sein, noch unberücksichtigt bleiben.

Welche Unternehmen müssen eine doppelte Buchhaltung führen?

Ein Unternehmen muss seinen Gewinn mittels doppelter Buchhaltung (Buchführungspflicht) ermitteln, wenn es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt (GmbH, FlexKapG, AG).

Bei anderen Rechtsformen, wie Einzelunternehmen, OG, KG, muss eine doppelte Buchhaltung erst beim Erreichen von bestimmten Umsatzgrenzen eingeführt werden.

Ab wann müssen Unternehmen die doppelte Buchhaltung anwenden?

Unternehmen, müssen die doppelte Buchhaltung beim Erreichen von bestimmten Umsatzgrenzen einführen:

  • Bei Überschreitung der Umsatzgrenze von 700.000 Euro pro Jahr, in zwei aufeinanderfolgenden Jahren.
  • Ist der Jahresumsatz größer als 1.000.000 Euro, muss im darauffolgenden Jahr die Gewinnermittlung mittels doppelter Buchhaltung ermittelt werden (Betriebsvermögensvergleich)

Quellen