Gutschriftverfahren ⇒ Erklärung & Vorteile

Das Gutschriftverfahren ist eine besondere Methode der Abrechnung zwischen einem Kunden und seinem Waren- oder Dienstleistungslieferanten.

Laut Paragraf 11 Abs. 7 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist ein Leistungsempfänger für die Ausstellung einer Rechnung für Lieferungen oder Dienstleistungen von Lieferanten berechtigt.

Im Verfahren einer Abrechnung anhand der Gutschrift bedeutet das:

• Die herkömmliche Rechnung des Lieferanten wird dabei durch eine Gutschrift, oder genauer anhand eines Abrechnungsbeleges als Dokument zum Geschäftsvorgang, seitens des Kunden ersetzt.

Hierbei stellt der Kunde eine Abrechnung, mittels einer Gutschrift, über die erbrachte Dienstleistung oder gelieferte Ware des Lieferanten aus.

• Somit liegt die Abrechnungslast aufseiten des Auftraggebers und nicht, wie bei einer herkömmlichen Rechnung, beim Lieferanten.

Wichtig zu erwähnen ist, dass das Ausstellen einer Abrechnungsgutschrift vom Finanzamt als Nachweis für Forderungen und Zahlungen akzeptiert wird und steuerlich zugelassen ist.

• Die anfallende Umsatzsteuer ist dabei ebenfalls zu bezahlen.

Eine Gutschrift stellt ein Dokument eines vollwertigen Rechnungsersatzes dar. Die ordnungsgemäße Ausstellung einer Gutschrift muss daher dieselben Pflichtangaben enthalten, die auf einer herkömmlichen Rechnung zu finden sind.

Darüber hinaus ist die Kennzeichnung des Dokuments mit dem Wort „Gutschrift“ ein Muss. Eine fehlerhafte Ausstellung einer Gutschrift kann zur Nicht-Anerkennung seitens des Finanzamts führen.

Gemäß § 11 Abs. 1 UStG müssen die folgenden Pflichtangaben angeführt werden:

• Name und Anschrift von Lieferant und Kunde
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Lieferanten
• Ausstellungsdatum der Gutschrift
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Art, Umfang und Entgelt der einzelnen Leistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Lieferzeitraum
• Nettobetrag der Gutschrift
• Angewendeter Steuersatz
• Zu zahlender Endbetrag

Es ist zu beachten, dass eine Gutschrift auch auf elektronischem Wege ausgestellt werden kann. Eine e-Rechnung sollte den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und eine gültige digitale Signatur aufweisen.

Die Abrechnung von Lieferungen oder Leistungen im Zuge eines Gutschriftverfahrens kann für Unternehmen – und zwar beide am Geschäftsfall beteiligten Seiten – eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich bringen.

Folgende Unterschiede stehen sich bei Gutschriftverfahren und Rechnung gegenüber:

Ein großes Warenhaus bekommt monatlich Ware von einem Lieferanten zugeliefert. Für die Abrechnung der regelmäßigen Warenlieferung haben sie sich für das Gutschriftverfahren entschieden.

Das Geschäft erstellt jeden Monat eine Gutschrift für die gelieferten Waren des Lieferanten.

• Wenn der Lieferant nicht widerspricht, wird die Gutschrift wirksam und zeitgerecht vom Geschäft bezahlt.

Das Warenhaus ist als Unternehmen dazu berechtigt, einen Vorsteuerabzug zu machen und der Lieferant ist verpflichtet, die Umsatzsteuer ordnungsgemäß an das Finanzamt abzuführen.

Bei einer Gutschrift handelt es sich um eine umgekehrte Rechnung, die nicht vom Lieferanten, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Zu beachten ist, dass Gutschriften stets einen positiven Betrag aufweisen, was sie von Rechnungskorrekturen unterscheidet.

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