Betriebsausgaben sind durch laufenden Unternehmensbetrieb veranlasste Kosten, die den Gewinn schmälern und die steuerliche Bemessungsgrundlage senken. Bei unselbstständig tätigen Personen werden solche Ausgaben auch Werbungskosten genannt.
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Die Betriebsausgaben sind grundsätzlich jene Aufwendungen oder Ausgaben, die durch den laufenden Betrieb im Unternehmen veranlasst sind. Das bedeutet, diese Kosten müssen grundsätzlich auch im direkten Zusammenhang mit dem Betrieb des Unternehmens stehen, damit sie steuerrechtlich anerkannt werden können.
Die gesetzliche Regelung für steuerrechtlich als Betriebsausgaben anerkannte Aufwendungen ist in § 4 Abs 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) festgeschrieben.
Die Ausgaben, die direkt durch den laufenden Betrieb im Unternehmen veranlasst sind, haben für Unternehmen in steuerlicher Hinsicht eine besondere Bedeutung:
Gemäß Bestimmungen gelten alle Ausgaben, die eine betriebliche Veranlassung haben, als Betriebsausgaben. Dabei gilt, dass diese Transaktionen auch im wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Tätigkeit stehen und durch die Tätigkeit veranlasst sein müssen.
Zu beachten: Die tatsächliche Bezahlung oder der Wertetransfer bei nicht monetären Transaktionen muss entsprechend nachzuweisen sein!
Grundsätzlich müssen die Aufwendungen also folgende Merkmale erfüllen, um als Abzugsposten im Sinne der Betriebsausgaben im Unternehmen zu gelten:
Zu beachten: Der Begriff der "Betriebsausgaben" ist weit gefasst - was der eine Unternehmer für seinen Betrieb als notwendig erachtet, kümmert den anderen wiederum nicht. Viele Betriebsausgaben hängen daher auch von der jeweiligen Branche ab.
Grundsätzlich sind durch die folgenden Ausgaben als gesetzliche Betriebsausgaben anerkannt:
Beiträge des Versicherten zur Pflichtversicherung in der gesetzlichen Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung.
Beiträge zur gesetzlichen Arbeitslosenversicherung.
Pflichtbeiträge zu Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern der selbständig Erwerbstätigen, soweit diese Einrichtungen der Kranken-, Unfall-, Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung dienen.
Beiträge zu einer inländischen gesetzlichen Krankenversicherung - dabei zu beachten: Beiträge zu inländischen gesetzlichen Krankenversicherungen sind nur insoweit abzugsfähig, als sie der Höhe nach insgesamt Pflichtbeiträgen in der gesetzlichen Sozialversicherung entsprechen.
Beiträge zu Einrichtungen, die der Krankenversorgung dienen.
An eine betriebliche Vorsorgekasse (BV-Kasse) geleistete Pflichtbeiträge im Sinne der §§ 6 und 7 BMSVG für freie Dienstnehmer, des § 52 Abs. 1 und des § 64 Abs. 1 BMSVG im Ausmaß von höchstens 1,53 % der Beitragsgrundlagen gemäß § 6 Abs. 5, § 52 Abs. 3 und § 64 Abs. 3 BMSVG.
Quelle der Bestimmungen: Paragraf 4 Einkommensteuergesetz 1988 (EStG)
Beiträge zu gesetzlichen Pflichtversicherungen (z.B. GSVG).
Pflichtbeiträge zu Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern der selbstständig Erwerbstätigen, soweit diese Kranken-, Unfall-, Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung dienen.
Beiträge zu Pensionskassen und betrieblichen Kollektivversicherungen: Die Zusagen dürfen 80 % des letzten laufenden Aktivbezuges nicht übersteigen. Beitragsorientierte Zusagen dürfen 10 % der Lohn- und Gehaltssumme der Anwartschaftsberechtigten nicht übersteigen. Dabei zu beachten: Beiträge des Arbeitgebers für sich sind nicht abzugsfähig!
Beiträge an betriebliche Unterstützungskassen und sonstige Hilfskassen (gedeckelt).
Zuwendungen an den Betriebsratsfonds im Ausmaß von bis zu 3 % der Lohn- und Gehaltssumme.
Zuwendungen aus dem Betriebsvermögen an Universitäten, Museen, Nationalbibliothek, Forschungsförderungsfonds, bestimmte juristische Personen (z.B. Vereine - dabei ist ein Spendenbegünstigungsbescheid Voraussetzung) zur Forschung und Erwachsenenbildung im Ausmaß von bis zu 10 % des Vorjahresgewinns.
Zuwendungen aus dem Betriebsvermögen an gemeinnützige Dachverbände (§ 34 ff BAO), deren ausschließlicher Zweck die Förderung des Behindertensports ist - im Ausmaß von bis zu 10 % des Vorjahresgewinns.
Aus-, Fortbildungs- und Umschulungsaufwendungen unter bestimmten Voraussetzungen rückwirkend ab Veranlagung 2003, gegebenenfalls auch AHS und ordentliche Universitätsstudien (AbgÄG 2004). Dabei zu beachten: Nächtigungsaufwand maximal nach Reisegebührenvorschrift!
Geld- oder Sachaufwendungen im Zusammenhang mit der Hilfestellung in Katastrophenfällen (v.a. Naturkatastrophen), wenn sie der Werbung dienen.
Verpflegungsmehraufwand für ausschließlich betrieblich veranlasste Reisen ohne Nachweis der Höhe, soweit nicht über den Sätzen des § 26 Z 4 EStG.
Beiträge für die freiwillige Mitgliedschaft bei Berufs- und Wirtschaftsverbänden unter bestimmten Voraussetzungen.
Fiktive Ausgaben wie Diäten, Kilometergeld oder Abschreibung für Abnutzung können nach Aufzeichnung dieser ebenso als Ausgaben geltend gemacht werden. Alle Betriebsausgaben müssen mittels Belegen wie Rechnungen, Zahlungsbelägen oder Verträgen nachweisbar sein!
Nicht alle betrieblichen Ausgaben sind auch wirklich zu 100 % betriebliche Ausgaben, sondern werden zum Teil auch privat genutzt.
Die Details finden Sie hier:
Für Unternehmer gibt es die Möglichkeit, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel steuerlich geltend zu machen. Dabei können 50 % der Ausgaben für Wochen-, Monats- oder Jahreskarten als Betriebsausgabe abgesetzt werden – unter der Voraussetzung, dass die Fahrkarte nicht übertragbar ist und eine betriebliche Nutzung plausibel nachgewiesen werden kann.
Die Absetzbarkeit eines Öffi-Tickets ist dann gegeben, wenn es zumindest teilweise für berufliche Zwecke genutzt wird. Typische Anwendungsfälle sind:
Besonders praktisch: Auch Unternehmer, die die Basispauschalierung oder Kleinunternehmerpauschalierung nutzen, können diese Kosten steuerlich geltend machen.
Auch für Erste-Klasse-Tickets gilt die pauschale Absetzbarkeit. Allerdings ist bei Zusatzkosten, wie beispielsweise Aufpreisen für Einzelfahrten oder Zuschlägen, Vorsicht geboten. Diese können nur dann abgesetzt werden, wenn ein klarer beruflicher Zusammenhang nachgewiesen wird. Wichtig zu beachten ist außerdem, dass Familientickets grundsätzlich als private Ausgaben gelten und daher nicht absetzbar sind.
Einzelfahrkarten können bei vollständigem Nachweis der beruflichen Nutzung in voller Höhe abgesetzt werden. Bei einer Dauerkarte, die zu mehr als 50 % beruflich genutzt wird, ist es möglich, den privaten und beruflichen Anteil aufzuteilen. Um diese Aufteilung korrekt vorzunehmen, empfiehlt sich die Führung eines sogenannten „Öffi-Fahrtenbuchs“. Hierbei wird genau dokumentiert, welche Fahrten beruflich und welche privat sind. Auf diese Weise lässt sich der Anteil der privaten Nutzung leicht herausrechnen.
Die Möglichkeit, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel als Betriebsausgaben abzusetzen, bietet Unternehmern eine einfache und effektive Methode, ihre Mobilitätskosten zu optimieren. Insbesondere bei regelmäßiger Nutzung von Wochen-, Monats- oder Jahreskarten für berufliche Zwecke kann diese Regelung eine spürbare finanzielle Entlastung bringen.
Mit einer genauen Dokumentation und klaren Nachweisen können Sie sicherstellen, dass Sie das volle steuerliche Potenzial Ihrer Mobilitätskosten ausschöpfen.
Das Gegenteil der Betriebsausgaben sind die Betriebseinnahmen, deren steuerliche Aspekte und Bestimmungen zur Besteuerung auch beachtet werden sollten.
Gesamte Rechtsvorschrift für Einkommensteuergesetz 1988 (EStG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS
Infoseite des Bundesministeriums für Finanzen:
Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben