Im ersten Moment ist der Schrecken meist groß, wenn eine Steuerprüfung angekündigt wird. Aber durchatmen - manchmal kommt es zur Prüfung im Zuge von einer Stichprobe, eines Routine-Checks oder wegen einer kleinen Ungereimtheit - und oft ist diese Prüfung recht rasch erledigt.
Eine Software-untersützte Buchhaltung ist zwar kein Garant für eine korrekte Buchhaltung - sie kann Ihnen den Prüfungsablauf aber durchaus erleichtern:
Wenn Sie für Ihre Buchhaltung FreeFinance verwenden, können Sie mit dem gemeinsam von FreeFinance und Finanzamt entwickelten Export Ihre Daten gleich im richtigen Format für die ACL-Prüfsoftware an Ihren Prüfer übermitteln!
In diesem Artikel unserer Ratgeber-Serie zeigen wir Ihnen, wie Sie das machen!
Die Steuerprüfung als solches richtet sich nach dem steuerlichen und wirtschaftlichen Gebaren eines Unternehmens unter den Aspekten der Einkommenssteuer (ESt) und Umsatzsteuer (USt) bzw. Körperschaftsteuer (KÖSt).
Haben Sie im Zuge einer sogenannten Außenprüfung (vormals Betriebsprüfung) einen Prüfantrag auf Vorlage der Bücher und Aufzeichnungen erhalten, so schreibt das Bundesministerium für Finanzen (BMF) dazu vor:
Im Rahmen von Außenprüfungen (§ 147 BAO) können bei jenen Abgabepflichtigen, welche zur Führung von Büchern oder Aufzeichnungen oder zur Zahlung gegen Verrechnung mit der Abgabenbehörde verpflichtet sind, alle für die Erhebung von Abgaben bedeutsamen tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse geprüft werden. (...) Im Rahmen der Außenprüfung sind auch Sachverhalte, die für andere bundesgesetzlich geregelte Abgaben und Beiträge, sowie im Rahmen der GPLA für die Einhaltung der sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen von Bedeutung sind, zu erheben und der zuständigen Behörde weiterzuleiten.
Wenn Sie FreeFinance für Ihre Buchhaltung nutzen, haben Sie die für eine derartige Prüfung notwendigen Unterlagen ganz bequem bei der Hand.
Zwar gibt es weder einen offiziellen Standard noch ein offizielles Format, in der ein Prüfer die Daten von Ihnen verlangen kann – mit FreeFinance können Sie Ihre Buchhaltungsdaten jedoch im geeigneten Format für die vom BMF genutzte Prüfsoftware ACL (Audit Command Language) übergeben.
Mithilfe dieser Software nehmen die Prüfer auf Basis der übergebenen Daten unter anderem Checks und Plausibilitätsprüfungen vor, zu deren jeweiligem Ergebnis Sie unter Umständen Stellung nehmen müssen:
Bei fehlenden Rechnungsnummern
Bei unklaren Stornierungen
Bei Interpretationen zu schwankenden Umsätzen und Tageslosungen
Bei Wareneinsatzverprobungen
Die Vorschriften für die Außenprüfung (Betriebsprüfung) finden Sie in den Paragrafen 147 bis 153 der Bundesabgabenordnung (BAO).
Informieren Sie Ihren Prüfer darüber, dass Sie für Ihre Buchhaltung FreeFinance verwenden.
Navigieren Sie für den Export Ihrer Buchhaltungsdaten in FreeFinance zum Menüpunkt Export > Exportieren für ACL.
Sie wählen dann bitte im nächsten Schritt, welche Details der Export enthalten soll:
Belegarten (Konten)
Buchungsjournal
Saldenliste
Anlagenspiegel
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Exportieren" laden Sie ein ZIP-Archiv herunter, welches die gewählten Daten im für die Prüfsoftware passenden CSV-Format enthält.
Erfassen Sie Ihre Ausgaben und Einnahmen tatsachengetreu und nach dem Motto: Keine Buchung ohne Beleg!
Erfassen Sie Ihre Belege zeitnah – es passieren auf diesem Weg weniger Fehler und der Geschäftsfall ist präsent in Erinnerung. Monate später ist das oft nicht mehr der Fall.
Fehler in einer Buchhaltung passieren. Das Finanzamt bevorzugt lebendige Buchhaltungen – da muss auch mal etwas storniert werden. Im Falle von Stornierungen oder nachträglichen Änderungen beschreiben Sie diese nachvollziehbar und vollständig mit Angabe des Grundes für den Änderungsbedarf.
Nutzen Sie eine Software wie FreeFinance, um die lückenlose und fortlaufende Nummerierung von Belegen sicherzustellen und die BAO-Konformität zu gewährleisten. Stornobelege sind Teil einer Buchhaltung.
Bewahren Sie Ihre auf dem Papierweg erhaltenen Belege auch nach der Digitalisierung auf.
Nützliche Informationen rund um die Buchhaltung sowie zu Belegen bzw. E/A-Rechnungen finden Sie auch in unserem Ratgeber zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)!
Legen Sie Ihre auf dem elektronischen Weg erhaltenen Belege in einem zentralen Verzeichnis/Laufwerk ab, zur leichteren Auffindbarkeit beispielsweise nach Quartal oder Monat sortiert.
Mit FreeFinance können Sie Ihren Buchungen die zugrunde liegenden Beleg-Dateien zuordnen und so noch schneller bei Bedarf auffinden.
Pflegen Sie Ihren Kunden- und Lieferantenstamm und führen Sie die UID-Nummern-Checks durch (Stufe 1 sowie Stufe 2).
Übermitteln Sie Ihre Finanzamtsmeldungen fristgerecht und überweisen Sie Ihre Vorauszahlungen ans Finanzamt und die SVA - das spart auch bares Geld, da sehr rasch teure Säumniszuschläge und Strafaufschläge fällig werden.
Weiterführende Informationen dazu in unserem Ratgeber zur Sozialversicherung der Selbstständigen (SVS)!
Führen Sie ein Geschäftskonto getrennt von Ihrem Privatkonto und halten Sie Ihr Bankbuch mit dem Stand Ihres Bankkontos synchron. Damit haben Sie bereits eine große Fehlerquelle weitestgehend eliminiert.
Mehr dazu in unserer Anleitung zum Buchungsautomat, der Ihnen eine komfortable und schnelle Verarbeitung der Kontoauszüge ermöglicht.
Führen Sie ein Fahrtenbuch und zeichnen Sie Ihre Geschäftsreisen detailliert auf.
Mehr dazu in unseren Beiträgen zum Fahrtenbuch und zu den Reisekosten!
Stellen Sie ordnungsgemäße Rechnungen an Ihre Kunden und etablieren Sie ein Mahnwesen.
Erstellen Sie Bar-Belege an Ihre Kunden – beachten Sie dabei die RKSV-Richtlinie!
Ein Steuerberater ist stets ein wichtiger Partner an der Seite von Unternehmen. Auch im Falle einer Steuerprüfung wendet sich der Prüfer in erster Linie an Ihren vertretenden Steuerberater bzw. Sie können auf diesen verweisen.
Gemeinsam lässt sich so eine Prüfung dann noch entspannter durchleben - gerade weil diese Prüfungssituation üblicherweise für eine Kanzlei keine so einschneidende Angelegenheit darstellt.
Hier werden die lohnabhängigigen Abgaben geprüft - für Sie dann relevant, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen.
Die Prüfung lohnabhängiger Abgaben und Beiträge (PLAB) kann mitunter zu nicht unerheblichen Nachforderungen von Finanzamt bzw. Gebietskrankenkasse gegen das Unternehmen führen, weshalb es für Betriebe von großer Wichtigkeit ist, stets gut auf diese Prüfung vorbereitet zu sein und bereits vorab Einblick in die wesentlichen Abläufe und Anforderungen des PLAB-Verfahrens zu gewinnen.
Weiterführende Informationen dazu finden Sie auf der Webseite der WKO.
Wenn Sie eine Registrierkasse führen, dann kann es sein, dass ein Prüfer Ihre Kasse einsehen möchte.
Mit der FreeFinance-Registrierkasse funktioniert das völlig stressfrei:
Übermitteln Sie dem Prüfer dazu einfach das Datenerfassungsprotokoll - für Sie ist die Sache damit auch schon erledigt!
Seit 1.4.2017 müssen Registrierkassen über eine Sicherheitseinrichtung gemäß RKSV verfügen. Neben der Verbindung und Signierung der Einzelumsätze dienen die jeweiligen Anfangs-, Monats- und Jahresbelege ebenso für die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erfassung der Umsätze in der Registrierkasse. Aus diesem Grund werden auch die Jahresbelege signiert und in die Belegkette aufgenommen. Zusätzlich müssen Jahresbelege sowie Startbelege geprüft werden.
Bei Verwendung der klassischen Registrierkasse:
Ausdruck des Jahresbeleges
Im Regelfall findet sich die Anleitung für die Erzeugung des Monats- oder Jahresbelegs in der Betriebsanleitung der Registrierkasse, andernfalls kann das beim Kassenhersteller erfragt werden.
Scan des Jahresbelegs (Scannen des QR-Codes am Jahresbeleg mit der App des Finanzministeriums: BMF Belegcheck)
Prüfen des Jahresbeleges (der eingescannte QR-Code wird durch Eingabe Ihres Authentifizierungscodes automatisch geprüft und das Ergebnis an Ihr FinanzOnline-Konto geschickt)
Bei Verwendung des Webservice zur Registrierkassenmeldung via FinanzOnline:
Bei manchen Kassensystemen haben Sie die Möglichkeit, direkt aus dem Kassensystem heraus die Kasse(n) anzumelden und alle sonstigen Meldungen, wie die Überprüfung des Start- und Jahresbeleges, automatisch zu machen.
Nutzen Sie diese Möglichkeit, muss der Jahresbeleg nicht ausgedruckt und geprüft werden!
Bei manueller Übermittlung des Jahresbeleges:
Unternehmen, die mangels technischer Möglichkeiten diese Meldungen nicht durchführen können und keinen Vertreter (Steuerberater) bevollmächtigt haben, können den ausgedruckten Jahresbeleg der Registrierkasse mit dem Formular RK1 an das BMF übermitteln.
Weiterführende Details zur Registrierkassenpflicht und RKSV-Konformität finden Sie hier:
Die Vorschriften und Rechtsgrundlage für die Steuerprüfung, sprich Außenprüfung (Betriebsprüfung), finden Sie in den Paragrafen 147 bis 153 der Rechtsvorschrift für die Bundesabgabenordnung (BAO).
Die Auswahl der zu prüfenden Unternehmen erfolgt durch:
eine Gruppenauswahl (Auswahl nach einem mathematischen Zufallssystem),
eine Zeitauswahl (Auswahl der am längsten nicht geprüften Betriebe anhand des zuletzt geprüften Zeitraumes) oder
durch Anregung einer Bedarfsprüfung seitens des Finanzamts.
Im Regelfall nimmt der jeweilige Prüfer mindestens eine Woche vor Beginn der Prüfung Kontakt zum Unternehmer auf (telefonisch oder schriftlich).
Ausnahme dabei: wenn durch die Kontaktaufnahme und somit Voranmeldung der Prüfung der Prüfungszweck vereitelt werden würde!
Zu Beginn der Steuerprüfung wird dem Unternehmer eine Ausfertigung des Finanzamts-Prüfungsauftrages ausgefolgt (gegen Bestätigung).
Die Steuerprüfung findet grundsätzlich im Unternehmen des jeweiligen Abgabepflichtigen (Unternehmer) statt.
Wenn das nicht möglich oder nicht zumutbar ist, kann sie auch in den Amtsräumen oder der Kanzlei des steuerlichen Vertreters erfolgen.
Üblicherweise werden die letzten drei Jahre, für welche schon Steuererklärungen abgegeben wurden, geprüft.
Das Finanzamt kann während der für den Zeitraum von drei (Geschäfts-) Jahren vorgesehenen Prüfung diesen Prüfungsauftrag ausdehnen - durch einen sich ergebenden Anlass auf (Geschäfts-) Jahre, die ursprünglich nicht zur Prüfung vorgesehen waren.
Im Prüfungsauftrag des Finanzamts sind die folgenden Daten und Ausführungen festgehalten:
welche Steuerarten zu prüfen sind
welche Zeiträume geprüft werden
Prüfungsbeginn mit Datum und Uhrzeit
ob vom Abgabepflichtigen bis zum Beginn der Steuerprüfung entweder Selbstanzeige erstattet wurde oder ein finanzstrafrechtlicher Tatverdacht vorliegt
Pflichten:
Der zu prüfende Unternehmer hat sämtliche für die Besteuerung relevanten Umstände offenzulegen: die Offenlegung muss vollständig und wahrheitsgemäß erfolgen.
Er ist dazu verpflichtet, bei der Sachverhaltsermittlung mitzuhelfen.
Rechte:
Der zu prüfende Unternehmer hat das Recht auf Parteiengehör. Das bedeutet, dass ihm bei einer Steuerprüfung stets genügend Gelegenheit gegeben werden muss, zu den Sachverhaltsdarstellungen und Berechnungen des Prüfers Stellung zu nehmen.
Beweise im Sinne der für die steuerliche(n) Sachverhaltsfeststellung(en) relevanten Beweismittel sind vor allem:
Bücher und Aufzeichnungen des Unternehmens
Urkunden
Zeugen und Auskunftspersonen
Sachverständige (und deren Expertise, Auskünfte)
Beweismittel aus anderen Verfahren (z.B. Zivilprozesse, Strafprozesse)
Der Prüfer ist berechtigt, jedes dieser potenziellen Beweismittel zu verwerten!
Gesamte Rechtsvorschrift für Bundesabgabenordnung (BAO):
Tagesaktuelle Fassung im RIS
Bundesministerium für Finanzen (BMF):
Handbuch Registrierkassen in FinanzOnline (Stand 7.1.2021)