Betriebliche Aufzeichnungspflichten ⇒ einfach erklärt

Betriebliche Vorgänge werden zahlenmäßig erfasst und aufgezeichnet. Betriebliche Aufzeichnungen unterliegen dabei bestimmten Aufzeichnungspflichten, die je nach Gewinnermittlungsart des Unternehmens variieren können.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Betriebliche Aufzeichnungen – auf einen Blick
  2. Aufzeichnungen: Übersicht
  3. Aufzeichnungspflichten: Vorschriften
  4. Aufzeichnungspflichten: Details
  5. Aufzeichnungen in FreeFinance Teil I
  6. Aufzeichnungen in FreeFinance Teil II
  7. Fragen und Antworten
  8. Quellen
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Betriebliche Aufzeichnungen – auf einen Blick

Die 4 wichtigsten Fakten zu betrieblichen Aufzeichnungen & Aufzeichnungspflichten
Definition:

Dokumentation des Unternehmensablaufs unter bestimmten Aufzeichnungspflichten, die sich je nach Gewinnermittlungsart unterscheiden
Unterscheidung Gewinnermittlung:
Pflichten:
  • Belege sammeln
  • Zahlenmäßige Aufzeichnungen
  • Belege sieben Jahre aufbewahren
Regeln:
  • Keine Aufzeichnung ohne Beleg
  • Vollständig und lückenlose Aufzeichnungen
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfung durch Finanzamt

Aufzeichnungen: Übersicht

Die betrieblichen Aufzeichnungen stellen eine zentrale Säule in der Dokumentation des Unternehmensablaufs und der Unternehmenskennzahlen sowohl nach innen als auch nach außen dar.

  • Anhand dieser Aufzeichnungen erfolgt die Planung und Steuerung des Unternehmensgeschehens, die Steuerbemessung durch das Finanzamt und diese Kennzahlen dienen ebenso dem Gläubigerschutz.

Grundsätzlich sind alle Aufzeichnungen spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des aktuellen Geschäftsmonats durchzuführen.

Bei Kleinunternehmern bzw. unecht steuerbefreiten Unternehmern sind die Aufzeichnungen spätestens zu Quartalsende durchzuführen.

Aufzeichnungspflichten: Vorschriften

Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, betriebliche Aufzeichnungen zu führen.

  • Das bedeutet, es sind Belege zu sammeln, die zahlenmäßigen Aufzeichnungen über das betriebliche Geschehen zu führen und diese mindestens sieben Jahre aufzubewahren.

Dabei sind neben den Rechnungsbelegen auch Angebote, Kalender und andere Geschäftskorrespondenz als zu den Aufzeichnungen zugehörig aufzubewahren, wenn solche Aufzeichnungen erstellt oder geführt werden.

  • Kommt es zu Steuerprüfungen, wird zuerst Augenmerk auf die geordnete Aufzeichnung gelegt.

Werden diese den folgenden Regeln entsprechend geführt, beginnt die eigentliche Prüfung der inhaltlichen und betriebswirtschaftlichen Punkte.

  • Sobald betriebliche Vorgänge im Unternehmen aufgezeichnet werden, ist die Auszeichnung dieser an bestimmte Vorgaben gebunden:
  • Aufzeichnungen müssen richtig, vollständig, lückenlos und in chronologischer Abfolge durchgeführt werden.
  • Fristen müssen eingehalten werden.
  • Die Summenbildung muss leicht nachvollziehbar sein.
  • Aufzeichnungen können im Inland und Ausland gemacht werden, jedoch in einer lebenden Sprache.
  • Eine Prüfung durch das Finanzamt muss durchführbar sein (sowohl im Inland als auch im Ausland) und das innerhalb einer angemessenen Frist.
  • Die Nachvollziehbarkeit der Buchungen und Details muss gewährleistet sein - das ist vor allem bei Streichungen und Stornierungen zu berücksichtigen.
  • Die Bezeichnung der Konten und Aufzeichnungen muss den Geschäftszweck erkennen lassen und dementsprechend richtig verwendet werden.
  • Es darf keine nachträgliche Änderung an den Aufzeichnungen möglich sein. Das heißt konkret:
    • Keine Leerräume zwischen den Zeilen dürfen verwendet werden.
    • Keine Daten nachträglich dürfen unkenntlich gemacht (durchstreichen, schwärzen) oder entfernt (radieren) werden.
    • EDV-Systeme dürfen keine nachträgliche Änderung an Aufzeichnungen zulassen bzw. wenn, dann nur in protokollierter Form, sodass alle Änderungen nachvollziehbar sind.
  • Trotz EDV-Aufzeichnungen müssen Originaldaten und Belege aufbewahrt werden. In die EDV-Aufzeichnungen muss innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen immer Einsicht genommen werden können. Werden die Aufzeichnungen auf Datenträgern gespeichert, muss eine vollständige und korrekte Wiedergabe der Geschäftsfälle jederzeit möglich sein.
  • Bei EDV-Aufzeichnungen muss eine Möglichkeit des Drucks oder Exports (unformatierte Textdateien) der Daten in Form von Listen durchführbar sein.
  • Keine Aufzeichnung ohne Beleg!

Besonders wichtig: Keine Aufzeichnung ohne Beleg!

Der Grundsatz, dass keine Aufzeichnung ohne Beleg durchgeführt werden soll bzw. darf, ist entscheidend.

  • Selbst Ausgaben, die keine konkreten Belege zugrunde haben, müssen belegt werden.

Dies sind zum Beispiel Diäten und Kilometergeld. Der Nachweis über die Korrektheit der Aufzeichnungen muss auch hier, beispielsweise durch ein Kilometerbuch, erfolgen.

Wie Sie Ihre Belegerfassung mit FreeFinance einfach erledigen können, erfahren Sie in diesem Tutorial Video.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Digitalen Handbuch zu PaperCut.

Aufzeichnungspflichten: Details

Werden die vorhergehend angeführten Grundsätze beachtet, gilt die Vermutung der sachlichen Richtigkeit.

  • Gibt es dagegen Grund zur Annahme, dass die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurden, kann dies zu Teil- oder Vollschätzung des Betriebsergebnisses führen.

Eine Teilschätzung kann vor allem durch den Einsatz von EDV-Systemen, die weder eine Änderungshistorie noch eine Änderungsverhinderung implementiert haben, von der Finanz als notwendig erachtet werden.

  • Als Beispiel sei an dieser Stelle die Führung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mittels Microsoft Excel ohne Zusatzsoftware oder Makros angeführt.

An den drei grundsätzlichen Varianten der Gewinnermittlung orientieren sich auch die damit verbundenen Buchführungs- und somit Aufzeichnungspflichten.

  • Welche Gewinnermittlung für welches Unternehmen erforderlich bzw. möglich ist, hängt von der gewählten Rechtsform, der vorliegenden Umsatzhöhe sowie der jeweiligen Einkunftsart ab.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Was muss aufgezeichnet werden?

Die Gewinnermittlung mithilfe der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist für Gewerbebetriebe grundsätzlich bis zu einem Jahresumsatz von 700.000 Euro anwendbar.

  • Dabei werden Einnahmen und Ausgaben nach dem Zu- und Abflussprinzip erfasst.

Der Aufzeichnungspflicht in der E/A unterliegen:

Alle Details zur Gewinnermittlung mithilfe der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich finden Sie hier:

Direkt zu: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)

Doppelte Buchhaltung: Was muss aufgezeichnet werden?

Ab dem zweiten Geschäftsjahr, in dem der Jahresumsatz 700.000 Euro überschreitet, oder ab dem ersten Jahr mit einem Umsatz von 1.000.000 Euro müssen Unternehmen, unabhängig von ihrer Rechtsform, wie GmbHs oder Personengesellschaften mit einer Kapitalgesellschaft als unbeschränkt haftendem Gesellschafter, ihre Gewinne durch doppelte Buchführung feststellen.

Der Jahresabschluss dieser verpflichtenden Buchführung muss wie folgt gestaltet sein:

  • Bilanz (Vermögensübersicht)
  • Gewinn- und Verlustrechnung (Ertragsübersicht)
  • Hat sich grundsätzlich nach den Vorschriften des Unternehmensgesetzbuches (UGB) zu richten
  • Sämtliche Geschäftsfälle werden bereits bei Entstehen der Forderung oder Verbindlichkeit erfasst und dem jeweiligen Geschäftsjahr zugeordnet werden
  • Sämtliche Geschäftsfälle sind nach den auf dieser Seite angeführten Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung zu erfassen

Alle Details zur Gewinnermittlung mithilfe der doppelten Buchführung in Österreich finden Sie hier:

Direkt zu: Doppelte Buchhaltung

Pauschalierung: Was muss aufgezeichnet werden?

Die Pauschalierung bzw. auch Gewinnermittlung nach Durchschnittssätzen ist eine Form der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Sie ist bis zu einem Vorjahresumsatz von 220.000 Euro anwendbar.

Aufzuzeichnen sind:

Alle Details zur Gewinnermittlung mithilfe der Pauschalierung als Form der E/A in Österreich finden Sie hier:

Direkt zu: Pauschalierung

Aufbewahrungspflicht bei betrieblichen Aufzeichnungen

Im Allgemeinen sind Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre lang aufzubewahren.

  • Ausnahmen kann es nur für gemischt genutzte Grundstücke geben. Bei ihnen verlängert sich die Aufbewahrungspflicht auf 22 Jahre.

Aufzubewahren sind sowohl die Originalbelege als auch die Aufzeichnungen darüber jeglicher Form.

Die Wiedergabe von Aufzeichnungen, die mittels EDV geführt und gespeichert wurden, muss ebenso jederzeit, lückenlos, vollständig und korrekt innerhalb der Fristen möglich sein.

Löschen und Änderungen von Aufzeichnungen

Einmal in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eingegebene Daten sind - unabhängig davon, ob es sich um Einnahmen, Ausgaben, Anlagen oder sonstige Daten handelt - nicht änderbar bzw. löschbar.

  • Um bereits eingegebene Daten jedoch trotzdem den wirtschaftlichen Änderungen anzupassen, ist die Stornierung zu einem definierten Zeitpunkt die einzige Lösung.

Bei Änderungen ist eine Neuanlage dieser Buchung durchzuführen und die bisherige wird inaktiv. Dadurch werden die Aufzeichnungspflichten eingehalten und entsprechen den gesetzlichen Vorgaben.

  • Das bedeutet, dass der Datensatz ab einem bestimmten Datum in der E/A vorhanden ist und später - ab dem Stornodatum - wieder mit negativem Vorzeichen verwendet wird.

Rechnungslegung, Belegerteilung und Rechnungsarten:

Weiterführende Informationen und alle Details zu den Bestimmungen finden Sie hier:

Rechnungslegung und Rechnungslegungspflicht

Belegerteilung und Belegerteilungspflicht:

Registrierkassenpflicht

Rechnungsarten in Österreich:

Rechnungsarten

Aufzeichnungen in FreeFinance Teil I

Wie Sie Ihre Aufzeichnungen in FreeFinance verwalten, sehen Sie in diesem Tutorial Video. 

Aufzeichnungen in FreeFinance Teil II

Weitere Informationen zum Thema Dokumente und Aufzeichnungen in FreeFinance.

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Fragen und Antworten

Was sind betriebliche Aufzeichnungen?

Betriebliche Aufzeichnungen sind Dokumentationen, die den Ablauf und die Kennzahlen eines Unternehmens zahlenmäßig erfassen.

Alle relevanten Belege, einschließlich Rechnungsbelege, Angebote und Geschäftskorrespondenz, müssen gesammelt und mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Welche Regeln und Pflichten gibt es für die Führung betrieblicher Aufzeichnungen?

Die Regeln und Pflichten für die Führung betrieblicher Aufzeichnungen umfassen:

  • Belegpflicht: Es sollte keine Aufzeichnung ohne Beleg durchgeführt werden. 

  • Aufbewahrungspflicht: Alle betrieblichen Aufzeichnungen und Belege müssen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden.

  • Ordnungsmäßige Buchführung: Die Aufzeichnungen müssen den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung entsprechen, um eine korrekte Erfassung und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

  • Transparenz und Vollständigkeit: Die Aufzeichnungen müssen transparent sein und alle relevanten Informationen enthalten, um eine umfassende Einsicht in die finanzielle Situation des Unternehmens zu ermöglichen.

  • Korrekte Datenerfassung: Alle Geschäftsvorfälle müssen korrekt und zeitnah erfasst werden, um eine genaue Abbildung der finanziellen Lage des Unternehmens sicherzustellen.

  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Die Führung der betrieblichen Aufzeichnungen muss den geltenden gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

  • Prüfung durch das Finanzamt: Die Prüfung durch das Finanzamt muss innerhalb einer angemessenen Frist durchführbar sein.

Quellen