Personalverrechnung ⇒ einfach erklärt

Personalverrechnung bezeichnet die gesamte Abrechnung und Verwaltung aller Bezüge der in einem Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter, inklusive Sozialabgaben und Steuern.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Personalverrechnung – auf einen Blick
  2. Personalverrechnung: Übersicht
  3. Aufgaben der Personalverrechnung
  4. Personalverrechnung: Rechtliche Aspekte
  5. Fragen und Antworten
  6. Quellen
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Personalverrechnung – auf einen Blick

Die 4 wichtigsten Fakten zur Personalverrechnung

Definition:

Erfassung und Berechnung der Bezüge von Mitarbeitern, inkl. Sozialabgaben und Steuern
Sozialversicherung:
Lohnsteuerabzug: Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer vom Bruttogehalt der Arbeitnehmer
Steuerrechtliche Bestimmungen:

Personalverrechnung: Übersicht


Unter Personalverrechnung wird die Abrechnung aller Bezugsarten von sämtlichen in einem Unternehmen beschäftigten personellen Ressourcen zusammengefasst.

Für die Personalverrechnung sind dabei die folgenden Rechtsbereiche mit ihren Bestimmungen maßgebend:

  • Arbeitsrecht
  • Sozialversicherungsrecht
  • Steuerrecht
  • Andere abgabenrechtliche Bestimmungen

Aufgaben der Personalverrechnung

Die Personalverrechnung, oft auch als Lohnverrechnung bezeichnet, errechnet und verwaltet alle den Arbeitnehmern eines Unternehmens zustehenden Entgelte sowie alle dabei anfallenden Abgaben und Steuern. Dazu gehören die Versicherungsbeiträge und die Einkommensbesteuerung (Lohnsteuer).

Je nach Gestaltung im Unternehmens kann außerdem die Bearbeitung und Abwicklung der Personalfragen im Unternehmen zu den Aufgaben der Personalverrechnung gehören:

  • Führen der Personalunterlagen
  • Einstellung neuer Mitarbeiter inkl. Anmeldungen
  • Abwicklung von Kündigungen
  • Bearbeitung anfallender Krankmeldungen
  • Führen der Aufzeichnungen über Urlaubsansprüche und -verbrauch

Steuerliche Aspekte der Personalverrechnung

Durch die Arbeit der Personalverrechnung im Unternehmen soll auch die optimale Nutzung von steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Gestaltungsspielräumen gewährleistet sein.

Kontrolle und Optimierung im Personalwesen

Alle Personalkosten des Unternehmens werden durch die Personalverrechnung aufgegliedert und abgegrenzt nach Unternehmensbereichen kontrolliert.

Durch die Personalverrechnung wird außerdem durch die laufende Organisation das Personalwesen des Unternehmens optimiert und nach Möglichkeiten kosteneffizienter gestaltet.

Auslagerung der Personalverrechnung

Oft wird die Personalverrechnung von Unternehmen an eigenständige Lohnverrechnungsbüros oder Steuerberater ausgelagert.

Die Auslagerung kann für das Unternehmen Vorteile mit sich bringen, da die externe Verrechnung mit entsprechender Lohnverrechnungssoftware alle Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie sämtliche Abgaben und Abrechnungen erfasst.

  • Das betrifft die Abgaben und Abrechnungen an die Gesundheitskasse (ÖGK), das Finanzamt sowie die Gemeinden und die Arbeitnehmer selbst.

  • Abgaben und Abrechnungen werden effizient erfasst und alle Meldefristen für ÖGK, Finanzamt und Gemeinde sind in der Verrechnungsanwendung gelistet.

Personalverrechnung: Rechtliche Aspekte

Für die Personalverrechnung als Teil der Bilanzbuchhaltung sind die folgenden Bereiche und gesetzlichen Bestimmungen von Bedeutung:

1. Arbeitsrecht und Personalverrechnung

Das Arbeitsrecht ist die Summe aller Bestimmungen, welche die Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer regeln. Daher haben diese Gesetzgebungen natürlich verschiedene Auswirkungen und Relevanz für die Personalverrechnung.

Bruttoansprüche von Arbeitnehmern errechnen sich basierend auf den anzuwendenden lohngestalten­den Vorschriften wie Gesetzgebung (alle Bestimmungen des Arbeitsrechts), Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung und Einzelvereinbarung.

  • Aus die­sen lohngestaltenden Vorschriften wird die Bruttoberechnung des monatlichen Entgelts sowie der Son­derzahlungen und Beendigungsansprüche abgeleitet.
  • Ebenso werden durch das Arbeitsrecht auch Pflichten und Ansprüche wie Urlaubsanspruch, Entgeltfortzahlung, Arbeitszeit usw. geregelt.

Dabei zu beachten: Bei Fälligkeit des Entgelts ist gemäß § 2f Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetzes (AVRAG) eine schriftliche, übersichtliche, nachvollzieh­bare und vollständige Abrechnung der Bezüge zu übermitteln. Darin müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • Auflistung der für den Lohnzahlungszeitraum gebührenden Bruttobezüge bzw. Nettobezüge bei einer echten Nettolohnvereinbarung

  • Sachbezüge und Aufwandsentschädigungen.

  • Sozialversicherungsbeitragsgrundlage und der entsprechende Sozialversicherungsbeitrag

  • Lohnsteuerbemessungsgrundlage und die entsprechende Lohnsteuer

  • Familienbonus Plus

  • BMSVG-Bemessungsgrundlage und die entsprechenden BMSVG-Beiträge

2. Sozialversicherung und Personalverrechnung

Bei der betrieblichen Personalverrechnung sind relevante Fragen zu den folgenden Aspekten gemäß Allgemeines Sozialversicherungsgesetz (ASVG) geregelt:

  • Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
  • Wochenhilfe und Kinderbetreuungszeiten
  • Pensionierungen

Außerdem werden gemäß ASVG die Sozialversicherungsabgaben, welche von Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber zu leisten sind, geregelt.

3. Steuerrecht und Personalverrechnung

Rechtsgrundlagen für das Steuerrecht sind das Einkommensteuergesetz (EStG) und die Lohnsteu­errichtlinien 2002 (LStR).

Das EStG regelt, welche Be­zugsarten steuerpflichtig und welche steuerfrei sind – und bildet so gesetzliche Grundlage auch für die Personalverrechnung.

Darüber hinaus liegen für bestimmte Bezugsarten (z. B. Sonderzahlung, Beendigungsansprüche) auch unterschiedliche steuerliche Bestimmungen vor.

4. Andere abgabenrechtliche Bestimmungen

Für die Personalverrechnung sind neben der Sozialversicherung und der Lohnsteuer noch Arbeit­geberabgaben wie Kommunalsteuer, Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds, Dienst­geberzuschlag und U-Bahn-Steuer von Bedeutung.

Ebenfalls in diesen Bereich fällt der Beitrag gemäß Be­triebliches Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorgegesetz (BMSVG).

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Fragen und Antworten

Was umfasst die Personalverrechnung?

Personalverrechnung umfasst die gesamte Abrechnung und Verwaltung aller Löhne oder Gehälter von Mitarbeitern in einem Unternehmen, inklusive Sozialabgaben und Steuern.

Welche Aufgaben hat die Personalverrechnung?

Zu den Aufgaben gehören:

  • Erfassung von Arbeitsstunden
  • Berechnung der Entgelte
  • Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern
  • Erstellung von Lohnabrechnungen
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bezüglich Arbeitsrecht und Meldepflichten

Welche Abgaben und Steuern müssen von der Personalverrechnung erfasst werden?

Im Rahmen der Personalverrechnung müssen folgende gesetzliche Abgaben und Steuern berücksichtigt und abgeführt werden:

  • Sozialversicherungsbeiträge: Zu den Sozialversicherungsbeiträgen gehören Krankenversicherung, Pensionsversicherung, Arbeitslosenversicherung und Unfallversicherung.

  • Lohnsteuer: Die Lohnsteuer wird vom Bruttoentgelt der Arbeitnehmer einbehalten und an das Finanzamt abgeführt.

  • Dienstgeberbeitrag: Der Dienstgeberbeitrag ist ein Sozialversicherungsbeitrag, den der Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt des Arbeitnehmers an die Sozialversicherungsträger abführt.

  • Kommunalsteuer: Die Kommunalsteuer ist eine Abgabe, die von manchen Gemeinden erhoben und von den Arbeitgebern entrichtet wird.

Quellen