Aufbewahrungsfristen in Österreich ⇒ Bedeutung & Bestimmungen für Geschäftsunterlagen

In Österreich sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte Unterlagen, Dokumente und Geschäftspapiere über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum hinweg zugänglich und nachvollziehbar aufzubewahren. Diese sogenannten Aufbewahrungsfristen gelten insbesondere für:

• Buchhaltungsunterlagen

• Belege (z. B. Rechnungen, Kassenbelege, Buchungsnachweise)

• Jahresabschlüsse, Inventare, Bilanzen

• Verträge, Urkunden und sonstige geschäftsrelevante Dokumente

Die Regelaufbewahrungsfrist beträgt 7 Jahre, gerechnet ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres, in dem der Geschäftsfall abgeschlossen wurde.

• Diese Frist ist in § 132 Abs. 1 der Bundesabgabenordnung (BAO) geregelt.

• Für bestimmte Unterlagen – etwa im Zusammenhang mit Grundstücken – gelten verlängerte Fristen von bis zu 22 Jahren.

Ergänzt wird die BAO durch weitere Aufzeichnungspflichten aus dem Unternehmensgesetzbuch (UGB), insbesondere §§ 190–212, die für bilanzierende Unternehmen und Kapitalgesellschaften von Bedeutung sind.

Die Einhaltung dieser Fristen dient nicht nur steuerlichen Kontrollzwecken, sondern auch der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen im Rahmen von Betriebsprüfungen oder Abgabenerhebungen durch die Finanzverwaltung.

Gesetzliche Grundlage für Aufbewahrungsfristen bildet primär § 132 der Bundesabgabenordnung (BAO). Demnach sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte Unterlagen mindestens 7 Jahre aufzubewahren.

• Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag vorgenommen oder das jeweilige Dokument erstellt wurde.

Ergänzend dazu regelt das Unternehmensgesetzbuch (UGB) – insbesondere §§ 190 bis 212 – weitere Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für bilanzierende Unternehmen. Dazu zählen unter anderem:

• Bücher und Aufzeichnungen

• Inventare und Jahresabschlüsse

• Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Konzernabschlüsse

Für bestimmte Unterlagen gelten abweichende Aufbewahrungsfristen:

• 22 Jahre bei Unterlagen, die sich auf Grundstücke beziehen (§ 132 Abs. 1 Z 2 BAO).

• 10 Jahre bei umsatzsteuerlich relevanten Dokumenten (z. B. Rechnungen gemäß § 18 UStG).

• Verlängerte Frist, wenn ein Verfahren, eine Außenprüfung oder ein Rechtsmittel anhängig ist.

Darüber hinaus gelten spezielle Anforderungen für die elektronische Aufbewahrung – insbesondere in Bezug auf Lesbarkeit, Unveränderbarkeit und Zugänglichkeit. Diese betreffen sowohl EDV-Buchführungssysteme als auch digitale Archivlösungen.

Die Aufbewahrungspflicht umfasst sämtliche Unterlagen, die für die ordentliche Buchführung, die Steuerveranlagung oder die Abgabenprüfung erforderlich sind. Neben den klassischen Büchern und Aufzeichnungen betrifft sie eine Vielzahl unternehmensrelevanter Dokumente, darunter:

• Buchhaltungsunterlagen

• Belege und Rechnungen

• Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte

• Verträge und Urkunden (insbesondere i. Z. m. Grundstücken)

Die Unterlagen müssen über den gesetzlich definierten Zeitraum vollständig, lesbar und zugänglich aufbewahrt werden – unabhängig vom Medium (Papier, Scan, Archivsystem, EDV).

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten unabhängig vom Medium – also sowohl für Papierunterlagen als auch für digitale Dokumente. Elektronisch geführte Aufzeichnungen, Scans und archivierte Belege müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg:

• jederzeit verfügbar,

• maschinell auswertbar,

• lesbar und

• nachvollziehbar unverändert sein.

Unternehmen, die ihre Buchhaltung elektronisch führen, müssen daher sicherstellen, dass ihre Systeme:

• revisionssicher sind,

• alle Änderungen protokollieren,

• Zugriffe nachvollziehbar regeln und

• Daten verlustfrei sichern.

Das betrifft insbesondere:

• Digitale Rechnungen (PDF, XML)

• Belege in EDV-Buchführungssystemen

• Scans von Papierbelegen

• Archivlösungen auf Servern, externen Datenträgern oder in Cloudsystemen

Wichtig: Originaldokumente dürfen nur dann vernichtet werden, wenn die digitale Kopie den gesetzlichen Anforderungen entspricht – etwa durch sichere Archivierung, Protokollierung und Dokumentation der Unveränderbarkeit.

Wird ein Unternehmen in Österreich aufgelöst, stillgelegt oder übertragen, bleiben die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß § 132 BAO weiterhin aufrecht. Die Pflicht zur Aufbewahrung endet nicht automatisch mit der Beendigung der unternehmerischen Tätigkeit.

Es gilt:

• Bei Betriebsaufgabe ist der Unternehmer selbst verpflichtet, sämtliche aufbewahrungspflichtigen Unterlagen für die volle Dauer (z. B. 7, 12 oder 22 Jahre) sicher zu archivieren.

• Bei Vererbung oder Unternehmensnachfolge (z. B. bei Umgründung, Einbringung, Übertragung) geht die Verpflichtung auf die Rechtsnachfolger über.

• Die Archivierung kann auch durch eine beauftragte Steuerberatungskanzlei oder einen Dienstleister erfolgen – die Verantwortung bleibt aber beim Unternehmer oder Rechtsnachfolger.

Praxisrelevant: Bei Liquidation oder Übergabe sollte ein geordneter Übergabeplan für archivierungspflichtige Unterlagen erstellt werden – idealerweise mit Fristenkontrolle und Zugriffsregelung.

Im Gegensatz zu Unternehmen unterliegen Privatpersonen in Österreich keiner steuerlichen Aufbewahrungspflicht. Dennoch empfiehlt sich die freiwillige Aufbewahrung bestimmter Dokumente, insbesondere aus folgenden Gründen:

• Gewährleistungs- und Garantiefristen: Rechnungen von Käufen sollten mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden – z. B. für Haushaltsgeräte, Elektronik, Möbel.

• Handwerkerleistungen & Sanierungen: Belege für Wohnraumsanierungen oder Bauleistungen sollten bis zu 7 Jahre aufbewahrt werden, insbesondere bei steuerlicher Förderung oder späterem Hausverkauf.

• Versicherungen & Verträge: Laufende oder längerfristige Verträge (z. B. Lebensversicherung, Kreditverträge) am besten bis zur endgültigen Abwicklung.

Für Belege im Zusammenhang mit vermieteten Immobilien, Kapitalerträgen oder Einkünften aus selbständiger Nebentätigkeit kann eine Aufbewahrung nach BAO-Vorgaben notwendig werden – diese Fälle fallen nicht mehr unter den privaten Bereich und sind daher buchführungspflichtig.

Werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht, unvollständig oder unlesbar bereitgestellt, liegt ein Verstoß gegen § 132 BAO vor. Die Folgen können je nach Einzelfall betriebswirtschaftlich und steuerlich erheblich sein:

• Schätzung durch die Finanzverwaltung (§ 184 BAO):
  Wenn Geschäftsvorfälle mangels Belegen nicht nachvollzogen werden können, darf die Behörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen – oft zuungunsten des Unternehmens.

• Verwaltungsstrafe gemäß Finanzstrafgesetz (§ 51 FinStrG, § 51a FinStrG, § 51b FinStrG):
  Bei vorsätzlicher Vernichtung oder Verweigerung der Vorlage von Aufzeichnungen drohen Geldstrafen.

• Verzögerungen bei Betriebsprüfungen oder Abgabenerhebungen:
  Fehlende Unterlagen erschweren die Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung und können zusätzliche Prüfmaßnahmen erforderlich machen.

• Beweisprobleme in zivilrechtlichen Verfahren:
  Ohne schriftliche Nachweise kann die Beweisführung z. B. bei Gewährleistung, Vertragsstreitigkeiten oder Eigentumsfragen problematisch werden.

Wichtig: Auch bei digital archivierten Unterlagen gelten dieselben Anforderungen – bei Unlesbarkeit oder Datenverlust liegt ebenfalls ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht vor.

Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen lässt sich mit einigen bewährten Maßnahmen deutlich vereinfachen:

• Einheitliche Ablagestruktur schaffen: Klare Ordner- und Dateinamen, getrennt nach Kalenderjahren und Dokumentarten (z. B. Rechnungen, Verträge, Kassenbelege).

• Digitale Archivierung nutzen: Dokumente regelmäßig scannen oder digital ablegen – z. B. auf einem sicheren Server, externen Datenträgern oder in einer zertifizierten Cloudlösung wie FreeFinance.

• Archivierungspflicht in der Buchhaltungssoftware aktiv nutzen: Moderne EDV-Systeme ermöglichen automatisierte Fristenverwaltung und Zugriffskontrollen.

• Verantwortlichkeiten intern klären: Wer ist für welche Dokumente zuständig? Regelmäßige Überprüfung durch Buchhaltung oder Steuerberatung hilft, Fristversäumnisse zu vermeiden.

• Jährliche Fristenkontrolle einplanen: Welche Unterlagen dürfen gelöscht werden? Was muss noch aufbewahrt werden? Einmal jährlich prüfen spart Aufwand und Risiken.