In der Übersicht der Belegarten (oder auch Kontenübersicht) erhalten Sie eine Aufstellung über alle Ihre Konten. Eine Grundauswahl an Konten wird nach der Grundkonfiguration bzw. den Jahreseinstellungen für jeden Mandanten auf Basis vom Einheitskontenrahmen erstellt. Diese stellen den Kontenrahmen dar.
Sie können die bestehenden Konten in verschiedene Konten aufteilen (Duplizieren) oder zum Beispiel auch ausblenden. Sie können auch eigene Kontonummern und Bezeichnungen für Konten vergeben.
Im Filter können Sie sich unter Für Jahr den gesamten Kontenrahmen des jeweiligen Geschäftsjahres anzeigen lassen oder unter der Auswahl von Belegtypen wie z. B. nur Einnahmen, eine Auswahl anzeigen lassen. Belegtypen sind eine grobe Kategorisierung der Konten. Dadurch fällt es in der gesamten Anwendung leichter bestimmte Konten zu finden. Auf der rechten Seite finden Sie die Buttons Neues Konto anlegen um weitere Konten anlegen zu können und Export Kto-Nummern synch., um die Kontonummern Ihres Kontenrahmens zu synchronisieren.
Zusätzlich können in der Belegartenliste in den jeweiligen Tabellenspalten nach
gesucht werden.
Die Kontenübersicht beinhaltet auch folgende Funktionen:
In FreeFinance wird ein neues Konto (Belegart) angelegt, indem eine ähnliche bestehende Belegart kopiert (dupliziert) wird. Dabei werden alle Regeln des ursprünglichen Kontos beibehalten. Um eine Belegart/ Konto zu kopieren, sind folgende einfache Schritte notwendig.
FreeFinance verwendet ein komplexes Regelwerk zur automatischen Erstellung der Finanzamtsmeldungen sowie der automatisch richtigen Verwendung von Buchungen z.B. im Falle von Pauschalierungen. Aus diesem Grund sind folgende Punkte zu beachten:
Es gibt in FreeFinance mehrere Arten Belegarten zu kopieren:
In der Belegartenübersicht können bestehende Belegarten über das Symbol kopiert werden. Damit wird die gewählte Belegart automatisch kopiert und erscheint sofort in der Liste.
Durch die Auswahl einer Belegart über das Symbol gelangt man in die Detailansicht der Belegart. Hier kann über die Schaltfläche Kopie erstellen das Konto kopiert werden. Das somit neu erstellte (kopierte) Konto wird sofort angezeigt.
Das aktuelle Konto wird kopiert - die Nummerierung der Kontonummer des aktuellen Kontos wird herangezogen und um eine weitere Stelle erweitert. Somit kann ein Konto in verschiedene Konten unterteilt oder verfeinert werden.
Die Bezeichnung der Belegart kann jederzeit geändert werden.
Beispiel 1: Konto 0400 Maschinen wird kopiert die Bezeichnung wie folgt angepasst:
Beispiel 2: Ähnliches Beispiel für Waren / Wareneingangsbuch für verschiedenste Branchen: Konto 5000 Handelswareneinsatz wird kopiert über die "Kopie erstellen" Funktion auf:
Durch diese Möglichkeiten kann jeder seinen eigenen Kontenrahmen für seine Zwecke anpassen und einrichten.
Stehen bei einem Konto die Schaltflächen Kopieren / Löschen nicht zur Verfügung, handelt es sich um ein von FreeFinance automatisch verwendetes Konto, das nicht kopiert werden kann.
Um eine Belegart zu bearbeiten, wird auf geklickt. Dadurch öffnet sich ein Dialog mit folgenden Feldern, die auch großteils angepasst werden können. Das Formular gliedert sich in folgende Bereiche:
Zeigt an, in welchen Bereichen von FreeFinance dieses Konto verwendet wird. Rein informativer Charakter.
Beim Bearbeiten der Kontonummer ist mit Bedacht vorzugehen, da die Kontoauszugsautomatisierung sowie unsere Beispielvorlagen darauf basieren und die Trefferquote sinkt.
Es ist dabei auch zu beachten, dass - selbst wenn Sie die Kontonummer ändern - die Eigenschaften vom Konto unangetastet bleiben und sich dadurch weder die Kontoklasse noch die Berücksichtigung in der vorgesehenen Stelle der Finanzamtsmeldungen ändert.
Sie können in Ihren Konten die Steuersätze fixieren, um Fehler bei der korrekten steuerlichen Zuordnung zu vermeiden. Unter Finanzeinstellungen > Belegarten (Konten) > das entsprechende Konto auswählen und bearbeiten in der Registerkarte "Erweitert".
BMD oder RZL erlauben beim Import üblicherweise bei Einnahmen pro Konto nur einen Steuersatz.
In FreeFinance kann im Standard jedoch der Steuersatz nach Bedarf angepasst werden (aus den erlaubten Möglichkeiten). Damit also der Export ins Steuerberater-System reibungslos klappt, kann für Einnahmen-Konten der Steuersatz fixiert werden. Legen Sie parallel dazu die notwendigen Konten an und weisen Sie die entsprechenden Steuersätze - fixiert - zu.
Beachten Sie, dass diese Änderung nur für künftige Eingaben gültig ist - bestehende Buchungen bleiben unverändert.
...und wie diese in FreeFinance anzuwenden ist, finden Sie in unserer
Anleitung zur EU-OSS-MeldungDas System stellt für alle möglichen Geschäftsfälle auch Belegarten zur Verfügung. Nach einem repräsentativen Zeitraum (zb: 1 komplettes Meldungsjahr) weiß jeder Unternehmer welche Belegarten (Konten) benötigt werden und welche Belegarten für das spezielle Geschäft des Unternehmers nicht benötigt werden.
Dieses "Ausblenden von nicht verwendeten Belegarten" ist eine Funktionalität die dem Unternehmer diese Arbeit abnimmt und alle Belegarten, die noch nicht verwendet wurden, automatisch ausblendet. Ausgeblendete Konten werden in den Wertelisten der Eingabemasken nicht mehr angezeigt und verringern somit den Suchaufwand für den Unternehmer.
WICHTIG: Diese Funktion ist erst sichtbar sobald es mindestens ein abgeschlossenes Finanzjahr gibt.
Durch Drücken der Schaltfläche Belegarten optimieren und schließlich Ausblenden, werden alle nicht benötigten Belgarten (Konten) ausgeblendet. Alle ausgeblendeten Belegarten werden danach in einem Protokoll angezeigt.
Nachdem die Schaltfläche Ausblenden gedrückt wurde wird ein Protokoll mit allen ausgeblendeten Belegarten angezeigt. Durch Drücken der Schaltfläche der Spalte "wieder einblenden" wird die aktuelle Belegart sofort wieder eingeblendet.
Da die Konten nicht gelöscht werden, können diese Konten jederzeit wieder eingeblendet werden und stehen dann dem Unternehmer wieder zur Verfügung. Details hierzu unter Kontenverwaltung (Anwendung).
Jede Belegart (jedes Konto) hat eine eindeutige Kontonummer.
Für den Berater-Einzelbelegexport wird jedoch nicht diese Nummer, sondern die "Export Konto Nummer" (Registerkarte "Erweitert") herangezogen, um den Import ins Berater-System im Bezug auf die Anzahl der Konten zu steuern (zB: sind vielleicht nicht alle Warenkonten nötig, sondern diese werden auf ein Konto kumuliert).
Mit der Funktion "Export Kto-Nummern synch." werden die Export-Kontonummern durch die Kontonummern (Registerkarte "Details") ersetzt. Wurden also über die Zeit die Kontonummern geändert - vielleicht sogar in Abstimmung mit dem Berater - können somit die Nummern wieder gleichgezogen und der Export vereinfacht werden.