Gutschriften in der Rechnungslegung sind jene Geschäftsfälle, bei denen dem Kunden kein Geld zurückgegeben sondern ein Guthaben ausgewiesen wird. Dieses Guthaben kann dann bei späteren Rechnungen eingelöst werden.
Wollen bzw. müssen Sie Ihrem Kunden Geld zurückgeben und kein Guthaben ausstellen so erstellen Sie eine Rechnung mit negativem Betrag und bezahlen diese.
Voraussetzung für die Erstellung einer Gutschrift ist die zuvor durchgeführte Konfiguration der Rechnungslegung. Hierzu zählen für die Erstellung einer Gutschrift:
Wie Sie in FreeFinance eine Gutschrift erstellen, erfahren Sie in diesem Tutorial Video.
Der Kopf der Gutschrift besteht aus Pflichtfeldern und Felder, die optional ausgefüllt werden können.
Gutschriftsnummer: Nach Abschluss der Gutschriftwird die nächste fortlaufende Nummer für die Gutschrift vergeben.
Folgende Felder sind für die Erfassung einer neuen Gutschrift erforderlich:
Wählen Sie einen Kunden aus oder geben Sie einen Kunden in des Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass die Kundendaten inkl. Adresse im Kundenstamm gepflegt sind damit die Gutschrift auch dem entsprechend richtig ist.
Weitere Funktionen beim Kunden:
Nach der Auswahl eines Kunden wird die aktuelle (Standard-) Gutschriftsadresse automatisch vorausgewählt. Die Hauptadresse wird immer auch angezeigt.
Sind beim Kunden mehrere Rechnungsadressen vorhanden, kann durch Klick auf die Adresse über den folgenden Dialog einer der möglichen weiteren Rechnungsadressen gewählt werden.
Sollen Gutschriften ohne Kunden aus dem Kundenstamm erstellt werden, beispielsweise für einmalige Kundengutschriften, ist es möglich die Gutschriftsanschrift des Kunden auch ohne Kundenstammdaten bei der Gutschrift zu hinterlegen.
Dafür einfach auf das unter der Kundenauswahl: Damit kann die Kundenadresse für diese eine Gutschrift eingegeben werden. Der Name des Kunden wird im Auswahlfeld "Kundenname" und die Adresse darunter angezeigt. Bearbeitet kann diese Adresse wieder über die Schaltfläche werden.
Diese Bearbeitung der Anschrift kann auch bei Auswahl eines Kunden aus dem Kundenstamm erfolgen.
Wurde das Produkt Digitale Signatur gekauft, ist das Kontrollkästchen Signieren verfügbar. Durch einfaches Anhaken dieses Kontrollkästchens wird die Gutschrift beim Abschließen automatisch digital signiert und abgelegt.
Weitere Details zur Digitalen Signatur in der Rechnungslegung.
Eine Gutschrift kann beliebig viele Zeilen beinhalten. Die Eingabe der Zeilen unterteilt sich wiederum in Pflicht- und optionale Felder. Es muss mindestens eine (1) Zeile eingegeben werden.
Soll die Reihenfolge der Gutschriftszeilen geändert werden, kann dies durch klick auf die Zeile und verschieben mittels Drag-and-Drop an die gewünschte Position erfolgen.
Der Zahlungsverlauf zeigt alle Rechnungen an, auf die die Gutschrift eingelöst oder die ausbezahlt wurden.
Nach dem Abschließen der Rechnung und der automatischen Erstellung des PDF-Dokumentes kann dieses direkt über FreeFinance an den Kunden per E-Mail versendet werden. Details zum Versenden unter Faktura E-Mail versenden.
Wird eine Gutschrift an den Kunden ausbezahlt, kann dies über die Schaltfläche Ausbezahlen erfolgen. Es kann der Gesamtbetrag der Gutschrift oder ein Teilbetrag ausbezahlt werden. Dadurch wird automatisch eine Einnahme mit dem negativen Betrag erstellt.
Eine Gutschrift kann bei einer Rechnung eingelöst werden. Dabei wird eine Rechnungszeile mit dem eingegebenen Gutschriftsbetrag und -text erstellt. Details zum Einlösen einer Gutschrift siehe unter Rechnung.
Für den Fall, dass Sie zu einer abgeschlossenen - noch offenen - Rechnung nachträglich eine Gutschrift ausstellen und den offenen Rechnungsbetrag damit reduzieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Auf diese Weise können Sie den noch offenen Restbetrag der Rechnung später bei tatsächlichem Geldeingang über den Kontoauszug schließen.
Sie nutzen die Rechnungslegung von FreeFinance nicht? Erstellen Sie in FreeFinance eine klassische Eingangsrechnung, so gelangt der Aufwand bereits auf das gewünschte Konto.
Wenn Sie die Rechnungslegung nutzen, muss der eigentliche Aufwand einen Umweg als Erlös in FreeFinance nehmen, da in der Rechnungslegung nur Kunden (bzw. Forderungskonten) und Erlöskonten angesprochen werden können. Folgende Vorgehensweise wäre möglich: