Lieferscheine werden im Allgemeinen von Unternehmern benötigt, die Waren per Versand oder Spedition versenden.
Lieferschein
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Übersicht
Voraussetzungen
Voraussetzung für die Erstellung eines Lieferscheines ist die zuvor durchgeführte Konfiguration der Rechnungslegung. Hierzu zählen für die Erstellung eines Lieferscheines:
- Durchführung der Grundeinstellung
- Durchführung der Layouteinstellung
- Erstellung der Belegkreise: je nach Grundeinstellung einmalig oder pro Kalenderjahr
Automatische Erstellung
Ein Lieferschein kann aus einer Rechnung oder einem Angebot automatisch erstellt werden.
Aus einem Lieferschein wiederum kann automatisch eine Rechnung erstellt werden.
Details zur Automatischen Erstellung unter Faktura Dokumentenübersicht.
Diese automatische Übernahme kann nur erfolgen, wenn alle Daten, vorallem auf Zeilenebene, richtig und vollständig erfasst werden. Das bedeutet, dass Details wie Währung, Belegtyp oder Steuersatz für den Lieferschein selbst nicht wichtig sind, jedoch für die weitere Verarbeitung notwendig ist.
Lieferschein Kopfdaten
Der Kopf des Lieferscheines besteht aus Pflichtfeldern und Felder, die optional ausgefüllt werden können.
Lieferscheinnummer: Nach Abschluss des Lieferscheines wird die nächste fortlaufende Nummer für den Lieferschein vergeben.
Pflichtfelder
Folgende Felder sind für die Erfassung eines neuen Lieferscheines erforderlich:
- Währung: die Währung des Lieferscheins bzw. der evtl. daraus entstehenden Rechnungen
- Ausstellungsdatum: Hierbei handelt es sich um das Datum der Ausstellung des Lieferscheins bzw. das Lieferdatum
Kunde aus dem Kundenstamm
Wählen Sie einen Kunden aus oder geben Sie einen Kunden in des Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass die Kundendaten inkl. Adresse im Kundenstamm gepflegt sind damit der Lieferschein auch dem entsprechend richtig ist.
Weitere Funktionen beim Kunden:
- Erstellen Sie einen neuen Kunden über die Schaltfläche
- Nach der Auswahl eines Kunden kann dieser durch Klick auf den auch gleich bearbeitet werden
- Wurde für den ausgewählten Kunden eine gültige UID-Nummernprüfung (Level 1 oder 2) durchgeführt, wird das Prüfergebnis inkl. Prüfdatum direkt angezeigt.
Nach der Auswahl eines Kunden wird die aktuelle (Standard-) Lieferadresse automatisch vorausgewählt. Die Hauptadresse wird immer auch angezeigt.
Sind beim Kunden mehrere Lieferadressen vorhanden, kann durch klick auf die Adresse über den folgenden Dialog einer der möglichen weiteren Lieferadressen gewählt werden.
Kundendaten ohne Kundenstamm
Sollen Lieferscheine ohne Kunden aus dem Kundenstamm erstellt werden, beispielsweise für einmalige Lieferungen, ist es möglich die Lieferanschrift des Kunden auch ohne Kundenstammdaten beim Lieferschein zu hinterlegen.
Dafür einfach auf das unter der Kundenauswahl: Damit kann die Kundenadresse für diesen einen Lieferschein eingegeben werden. Der Name des Kunden wird im Auswahlfeld "Kundenname" und die Adresse darunter angezeigt. Bearbeitet kann diese Adresse wieder über die Schaltfläche werden.
Diese Bearbeitung der Anschrift kann auch bei Auswahl eines Kunden aus dem Kundenstamm erfolgen.
Optionale Felder
- Referenzdatum: Datum für ein Referenzdokument. Bei automatischer Erstellung aus einem Angebot oder einer Rechnung wird das jeweilige Angebots- bzw. Rechnungsdatum automatisch eingetragen.
- Referenz: Text zu einem Referenzdokument. Bei automatischer Erstellung aus einem Angebot oder einer Rechnung wird die jeweilige Angebots- bzw. Rechnungsnummer automatisch eingetragen.
- Text vor Zeilen: Ein freier Text für den Lieferschein - wird im Kundendokument vor den Zeilen angezeigt. Der Text wird bei Neuerstellung von Lieferscheinen mit dem Standard-Text für Lieferscheine aus den Grundeinstellungen vorbelegt.
- Text nach Zeilen: Ein freier Text für den Lieferschein - wird im Kundendokument nach den Zeilen angezeigt
- Interne Notiz: Freier Text für interne Notizen für den Lieferschein - wird nicht im Kundendokument angezeigt - die interne Notiz ist immer änderbar!
- Lieferbedingung: Freier Text für die Lieferbedingung - etwaige bereits verwendete Lieferbedingungen können ausgewählt werden.
Lieferschein Zeilen
Ein Lieferschein kann beliebig viele Zeilen beinhalten. Die Eingabe der Zeilen unterteilt sich wiederum in Pflicht- und optionale Felder. Es muss mindestens eine (1) Zeile eingegeben werden.
Pflichtfelder
- Name: Freitext für den Namen der Zeile. Wird bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Namen vorbelegt.
- Belegtyp: Den Belegtyp (Konto) für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Rechnungen
- Steuersatz: Den Steuersatz für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Rechnungen
- Artikel Preis: Einzelpreis für die Zeile und Angabe ob der Einzelpreis Netto (per Standard) oder Brutto ist. Beide Felder werden bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Verkaufspreis vorbelegt.
- Anzahl: Anzahl für die Zeile
Sortieren der Rechnungszeilen
Soll die Reihenfolge der Rechnungszeilen geändert werden, kann dies durch klick auf die Zeile und verschieben mittels Drag-and-Drop an die gewünschte Position erfolgen.
Artikel
- Sie können einen Artikel wählen, indem Sie:
- Auf die Lupe klicken und alle Artikel anzeigen
- Den Namen der Artikelkategorie eingeben (oder einen Teil des Kategorienamens) und zeigen alle Artikel der Kategorie an
- Den Namen, Nummer des gewünschten Artikels eingeben
- Erstellen Sie einen neuen Artikel über die Schaltfläche .
- Nach der Auswahl eines Artikels kann dieser durch Klick auf die Schaltfläche auch gleich bearbeitet werden.
- Soll ein ausgewählter Artikel kopiert werden, kann dies nach der Auswahl des Artikels und durch klick auf die Schaltfläche danach im Dialog als Kopie gespeichert werden!
Optionale Felder
- Artikel: Siehe Artikel wählen
- Artikelnummer: Artikelnummer des Artikels. Wird bei Wahl eines Artikels mit der Artikel-Nummer vorbelegt.
- Beschreibung: Beschreibung der Zeile bzw. des Artikels. Wird bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Beschreibung vorbelegt.
- Einheit: Eine Einheit für den Artikel bzw. die Zeile. Wird bei Wahl eines Artikels mit der Artikel-Einheit vorbelegt.
- Ermäßigung: Eine Ermäßigung auf die Rechnungszeile kann direkt eingegeben werden. Die Ermäßigung bezieht sich immer auf den Artikel Preis (egal ob Brutto oder Netto). Hierbei gibt es zwei Alternativen:
- Fixbetrag: Abzug eines Fixbetrages vom Artikel Netto Preis
- Prozentsatz: Abzug eines Prozentsatzes vom Artikel Netto Preis
Versenden
Nach dem Abschließen des Lieferscheins und der automatischen Erstellung des PDF-Dokumentes kann dieses direkt über FreeFinance an den Kunden per E-Mail versendet werden. Details zum Versenden unter Faktura E-Mail versenden.
Lieferschein Status ändern
Für die aktuell in Vorbereitung befindlichen bzw. die versendeten Lieferungen kann auch der Status entsprechend gesetzt werden:
In Vorbereitung
Die Lieferung wird aktuell vorbereitet - markieren Sie den Lieferschein entsprechend:
Klicken Sie auf die Schaltfläche In Vorbereitung und geben Sie das Datum zB: des Vorbereitungsstarts ein.
Versendet
Die Lieferung wurde versendet und kann dem entsprechend über die Schaltfläche Versendet gesetzt werden.
Geben Sie das Datum des Versands ein und:
- Speichern Sie den Lieferschein als erledigt
- Speichern Sie den Lieferschein als erledigt und erstellen Sie direkt eine Rechnung
Ein versendeter Lieferschein kann einfach über die Schaltfläche In Vorbereitung wieder zurückgesetzt werden
Auf den Status kann auch in der Sammelrechnung gefiltert werden!
Schaltflächen auf Zeilenebene
- zum Bearbeiten der aktuellen Zeile im Bereich Zeile x bearbeiten
- zum Löschen der aktuellen Zeile
- zum Kopieren der aktuellen Ziele. Die Daten der aktuellen Zeile werden als neue Zeile im Bereich Neue Zeile eingeben vorbelegt.
Schaltflächen
- Speichern: Speichert den Lieferschein sowie die aktuelle Zeile
- Abschließen: Speichert den Lieferschein sowie die aktuelle Zeile und schließt den Lieferschein ab. Die nächste Lieferscheinnummer wird automatisch vergeben (sofern nicht bereits eine Nummer vergeben wurde - siehe Bearbeiten). Der Lieferschein wird im Dokumentenmanagement (unter dem Karteireiter (+)) automatisch abgelegt.
- Bearbeiten: Nur für abgeschlossene Lieferscheine - zum Ändern im Falle von Fehlern von bereits abgeschlossenen Lieferscheinen.
- Weitere Zeile: Zum Hinzufügen von weiteren Zeilen zum Lieferschein
- Löschen: Wurde ein Lieferschein erstellt aber noch nie abgeschossen, kann er auch wieder gelöscht werden. Sobald eine Lieferscheinnummer vergeben wurde ist nur mehr eine Stornierung möglich.
- Stornieren: Wurde ein Lieferschein erstellt und abgeschossen, kann er nur mehr storniert werden.
- Vorschau: Erstellung der Vorschau des PDF-Lieferscheines zu jeder Zeit - nur im Bearbeiten-Modus verfügbar.
- PDF Anzeigen: Anzeige des erstellten PDF-Lieferscheines - nur nach Abschluss des Lieferscheines verfügbar.
- Versenden: Nur für abgeschlossene Lieferscheine, automatisches versenden per E-Mail an den Kunden
- Neuer Lieferschein: Löscht die Eingabefelder und bereitet die Eingabemaske für die neue Eingabe eines Lieferscheines vor
- Kopieren: Kopiert den aktuelle Lieferschein in einen neuen Lieferschein und belegt alle Daten des aktuellen Lieferscheines vor