Kasseneinstellungen

Eine Registrierkassa ist die Grundlage für Barbuchungen und Erstellung von Kassenbons in FreeFinance.

Eine Registrierkassa besteht aus folgenden Informationen:

• Grundeinstellung der Kassa
• Druckeinstellungen
• Erweiterte Layouteinstellungen

Bevor die Kassa verwendet werden kann wird diese aktiviert. Details dazu unter Aktivieren einer Kassa. Eine Kassa kann auch geschlossen werden. Details dazu unter Schließen einer Kassa.

Testkassa

Für Tests, Trainings und Schulungen wird automatisch eine Testkassa angelegt. Diese benötigt keine Signatur und steht immer zur Verfügung.

Diese Kassa hat keine Verbindung zu einer Belegart (Konto) in der Buchhaltung und kann auch nicht in der Rechnungslegung als Geldeingang in Bar verwendet werden.

Kassen in der Test-Phase

In der Test-Phase können keine Echtkassen angelegt werden.

Für die Registrierkassensicherheitsverordnung 2017 ist eine Signatur erforderlich. FreeFinance verwendet dafür die A-Trust ONLINE Signatur, die zusätzlich zur Registrierkassa hinzubestellt wird.

Signatureinrichtung

Die A-Trust Online Signatur ist für 5 Jahre gültig und wird direkt über FreeFinance bezogen.

Eine Signatur wird für alle Kassen des Unternehmers (dh: des Mandanten) verwendet.

Signatur Registrieren

Wurde das Signaturprodukt bestellt, kann die Registrierung für das Unternehmen erfolgen.

Dafür geben Sie eine der folgenden Unternehmensinformationen ein:

1. Ihre Finanzamts/Steuernummer (wenn in den Finanzeinstellungen / Grundeinstellungen eingegeben, wird diese automatisch vorbelegt)
2. Ihre GLN-Nummer
3. Ihre UID-Nummer (wenn in den Finanzeinstellungen / Grundeinstellungen eingegeben, wird diese automatisch vorbelegt)

Signaturdetails und melden an das Finanzamt

Wurde die Signatur erfolgreich registriert, finden Sie alle Informationen unter dem Bereich Signatureinrichtungen.

Klicken Sie für die direkte Meldung oder auch für die Detaildaten zur manuellen Meldung auf das Symbol .

Der Dialog zeigt alle relevanten Informationen zur Signatur an.

• Sie können die Meldung der Signaturdaten selbst in FinanzOnline durchführen. Haben Sie die Meldung selbst durchgeführt, klicken Sie zur Bestätigung auf Habe ich selbst gemeldet.
• Ist das Produkt Direktmeldung Finanzamt bestellt, können Sie die Meldung auch direkt über FreeFinance durchführen. Klicken Sie hierfür auf Jetzt bei FinanzOnline melden.

Wichtig: Die Signatur muss vor dem Aktivieren einer Kassa an FinanzOnline gemeldet werden!

In der Grundeinstellung werden die Eckpunkte der Registrierkassa festgelegt:

• Name: Der interne Name der Registrierkassa (zb: Hauptkassa, ...)
• Nummer der Kassa: Die Kassanummer muss eindeutig sein und wird in der Verschlüsselung mit aufgenommen.
• Gruppe: Mit der Kassengruppe können die zusammengehörigen Registrierkassen, zB: Bar- und Bankomatkassa eines Standortes, zusammengefasst werden.
• Zahlungsmittelkonto: Als Integration in die Buchhaltung muss ein Zahlungsmittelkonto für eine Kassa-Belegart hinterlegt werden.

Für die Erstellung Ihrer Barbelege haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die jederzeit angepasst werden können.

Erweitert

Unter Erweitert sind folgende Informationen anpassbar:

• Stornotext: Im Falle von Stornos wird dieser Text am Belegkopf mit angedruckt um einen Stornobeleg zu kennzeichnen.
• Logo: Ein Logo kann über die Upload-Möglichkeit in FreeFinance hochgeladen werden. Das verwendete Logo muss (vorausgesetzt ein Logo soll verwendet werden), hier zusätzlich hochgeladen werden.
• Betrag auf Zeile: Anzeige der Zeilen-Gesamtsumme in Brutto oder Netto (betrifft nicht die Zeilen-Einzelpreise). Die Einzelpreise werden direkt von der Eingabe (oder dem Artikel) übernommen.
• Position Logo, Kopf- und Fußzeile: Positionieren der drei Bereiche links, zentriert oder rechts auf der Seite
• Schriftart: Analog zur Rechnungslegung
• Schriftfarbe: Wählen Sie die Schriftfarbe für Ihre Dokumente
• Tabellenfarbe: Bei den Zeilen einer Rechnung besteht die Möglichkeit, den Kopfbereich farblich hervorzuheben

Haben Sie einen separaten Bankomat-Terminal (bzw. Kreditkarten-Terminal), ist dafür in FreeFinance eine eigene Registrierkassa anzulegen.

Einstellungen

• Rückgeldfunktion ist bei einer Bankomatkassa nicht zu aktivieren
• Name: zB: Bankomat
• Gruppe: Sie können die Bageld- und Bankomatkassa in einer Gruppe zusammenfügen.

Erstellen eines Bons bei mehreren Kassen in einer Gruppe

Sie entscheiden dann, mit welcher Kassa der konkrete Bon erfasst werden soll, zB: mit der Bargeldkassa oder der Bankomatkassa (oder vielleicht noch Kreditkarte).

Im Falle der Bezahlung über eine Bankomatkassa führen Sie die Zahlung über das Bankomat-Terminal durch und erstellen den Bon erst wenn die Zahlung am Terminal erfolgreich abgeschlossen wurde.

Bankomat-Terminal Gutschrift am Bankkonto

Über den Tagesabschluss werden die Einnahmen der Registrierkassen - also auch Bankomat/Kreditkarten Kassen - auch direkt in die Buchhaltung verbucht. Offenes Thema können noch die anfallenden Spesen / Gebühren sein.

Für die Verarbeitung des Kontoauszugs über den Kontoauszugslader

• Legen Sie vorab ein Duplikat vom Konto "Schwebende Geldbewegung", das Sie nur für diese Registrierkassa verwenden, damit eine Abstimmung/Kontrolle "sortenrein" möglich ist (nur 1x notwendig).
• Navigieren Sie zu Ihrer Registrierkassa > Berichte und wählen Sie die gewünschte Bankomat-Kassa und den gewünschten Zeitraum (er sollte mit dem Kontoauszug übereinstimmen). Notieren Sie sich den Brutto-Saldo.
• Für diese auf der eigentlich fiktiven Bankomat-Kassa erfassten Beträge legen Sie nun über das Dashboard der Registrierkassa beispielsweise 1x pro Monat eine Barentnahme (wählen Sie zuerst unbedingt die richtige Kassa "Bankomat) auf "Schwebende Geldbewegung" mit dem notierten Betrag an.
• Erhalten Sie nun die Einnahmen auf Ihrem Bankkonto gutgeschrieben, erfassen Sie für jede dieser Kontoauszugszeilen eine Umbuchung auf dieses Schwebende Geldbewegung über die Schaltfläche "Neue Umbuchung" rechts oben.
• Wenn der Überweisungsbetrag bereits abzüglich Disagio und Spesen ist, so erfassen Sie nochmal extra die Spesen als Eingangsrechnung gegen dieses "Schwebende Geldbewegungen".
  • Ist das nicht der Fall, erhalten Sie eventuell separat eine Rechnung über diese Spesen / Gebühren (sofern welche zu entrichten sind).
• Ziel ist es, dass nach der Verarbeitung für den gewünschten Zeitraum, der Saldo auf diesem "Schwebende Geldbewegungen" wieder 0 ist.

Sind alle Einstellungen für die Kassa abgeschlossen, kann die Kassa aktiviert werden. Achtung: Beim Aktivieren muss beachten werden, das die verwendete Belegart (Kassa) in der Buchhaltung einen Saldo von 0 EUR hat.

Signatur wählen und FinanzOnline melden

Haben Sie eine registrierte Signatureinrichtung inkl. Signatur, können Sie diese auswählen bzw. ist bereits vorausgewählt.

Wichtig: Die Signatur muss vor dem Aktivieren der Kassa an FinanzOnline gemeldet werden!

Beim Aktivieren können Sie entscheiden:

• Sie können die Meldung der Signaturdaten selbst in FinanzOnline durchführen. Haben Sie die Meldung selbst durchgeführt, klicken Sie zur Bestätigung auf Meldung selbst vornehmen und aktivieren die Checkbox um zu Bestätigen, das die Meldung vom Gesetz vorgeschrieben ist.
• Haben Sie das Produkt Direktmeldung Finanzamt bestellt, können Sie die Meldung auch direkt über FreeFinance durchführen. Klicken Sie hierfür auf Direkt an FinanzOnline melden.

Startbeleg erstellen

Bei automatischer Meldung an das Finanzamt

Bei automatischer Meldung an das Finanzamt (dh: Direkt an FinanzOnline melden) wird der Startbeleg automatisch erstellt. Der Startbeleg muss noch geprüft werden (siehe Startbeleg prüfen unten).

Bei manueller Meldung und Eintragung in FinanzOnline

Bei manueller Meldung und Eingabe in FinanzOnline muss der Startbeleg nach dem erfolgreichen Eintragen in FinanzOnline erstellt werden! Wird der Startbeleg vor dem Eintragen in FinanzOnline erstellt, ist der Startbeleg seitens FinanzOnline nicht prüfbar! Dh: Die Abfolge bei eigener Meldung in FinanzOnline wie folgt:

1. Kassa über Meldung selbst vornehmen in FreeFinance aktivieren
2. Die Werte der Kassa in FinanzOnline eintragen und die Kassa in FinanzOnline speichern und kontrollieren, ob die Kassa in FinanzOnline aktiviert ist.
3. Jetzt in der Kassa in FreeFinance bestätigen, dass die Daten in FinanzOnline selbst eingegeben wurden.
4. Nun können Sie den Startbeleg erstellen und den Startbeleg danach auch gleich prüfen (siehe Startbeleg prüfen unten)

Erst nach Erstellung des Startbeleges kann die Kassa in FreeFinance als Registrierkassa verwendet werden!

Auswirkungen einer aktiven Kassa

Beim erfolgreichen Aktivieren wird ein Startbeleg für die Kassa erstellt. Dieser ist ab 2017 dem Finanzamt als Start der Kassa zu übermitteln. Führen Sie diese Prüfung unter Berichte - Datenerfassungsprotokoll (bei aktiver Schnittstelle zum Finanzamt) direkt durch oder manuell über die Apps des Finanzamtes.

• Die Belegart einer aktiven Kassa kann in der Buchhaltung nicht mehr für Buchungen verwendet werden. Alle Einlagen oder Entnahmen müssen über die Registrierkassa erfolgen.
• Die Belegart kann auch nicht für den Kontoauszugsimport verwendet werden.
• Existiert eine aktive Kassa, können diese als Bar-Zahlungseingang in der Rechnungslegung verwendet werden. Hier wird aus der Rechnungslegung direkt in die Registrierkassa der Bar-Zahlungseingang verbucht. In der Rechnungslegung ist ein Direktlink und auch die Möglichkeit des Abrufs der PDF-Datei direkt in der Rechnungslegung möglich.

Aktivieren einer Kassa mit Kontostand > 0

Um die Kassa aktivieren zu können muss der Kontostand der gewünschten Belegart (zb: Kassa) genau Null (0) € aufweisen.

Um die Belegart auf 0 zu bekommen verfahren Sie wie folgt:

1. Erstellen Sie eine Umbuchung mit "Privat" um den Betrag auszubuchen in der EA-Rechnung
2. Aktivieren Sie die Kassa
3. Verbuchen Sie eine Bar-Einlage direkt in der Belegart von "Privat" in der Registrierkassa

Innerhalb von 7 Tage nach Aktivierung muss der Startbeleg geprüft werden.  Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

• Haben Sie die Direktmeldung Finanzamt - und damit die Kassa und Signaturerstellungseinheit bereits an FinanzOnline gemeldet - können Sie dies direkt einfach in den Berichten > Datenerfassungsprotokoll durch Klick auf das Symbol Jetzt prüfen.

• Ansonsten müssen Sie die Prüfung direkt in FinanzOnline oder mit der App von FinanzOnline händisch vornehmen. Nähere Details zu den Die BMF-Apps sowie das Handbuch (Stichwort: Authentifizierungscodes anfordern)

Wird eine Kassa nicht mehr benötigt, kann sie mit dem Button  geschlossen werden. Beachten Sie, das der Saldo der Kassa 0 EUR beim Abschließen sein muss. Eine geschlossene Kassa kann nie wieder verwendet werden.

Finanzamtsmeldung

Handelt es sich beim Schließen der Kassa um eine Kassa mit Signatureinrichtung, muss das Schließen ebenso an FinanzOnline gemeldet werden.

• Sie können das Schließen der Kassa selbst in FinanzOnline durchführen. Haben Sie die Meldung selbst durchgeführt, klicken Sie zur Bestätigung auf Habe ich selbst gemeldet.
• Ist das Produkt Direktmeldung Finanzamt bestellt, können Sie die Schließung der Kassa auch direkt über FreeFinance durchführen. Klicken Sie hierfür auf Jetzt bei FinanzOnline melden.

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