Kassenbericht ⇒ Vorlage & Erklärung

Ein Kassenbericht dokumentiert die täglichen Bargeldbewegungen und ist unverzichtbar für die Buchhaltung. Die täglichen Kassenberichte bilden die Grundlage für das Kassenbuch und sorgen für die transparente Erfassung aller Barumsätze. Mit unserer kostenlosen Kassenbericht-Vorlage können Sie zeitsparend Ihre Kassenberichte erstellen.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Kassenbericht – auf einen Blick
  2. Was muss auf dem Kassenbericht stehen?
  3. Was ist ein Kassenbericht?
  4. Wer muss Kassenberichte erstellen?
  5. Rechtliche Grundlagen und Verpflichtungen
  6. Kassenbericht: Pflichtangaben
  7. Erstellung eines Kassenberichts
  8. Kassenbericht: Muster & Vorlage
  9. Tipps zur effizienten Kassenführung
  10. Quellen
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Kassenbericht – auf einen Blick

Die 6 wichtigsten Fakten zum Kassenbericht

Definition Ein Kassenbericht dokumentiert täglich die Bargeldbewegungen eines Unternehmens. Er ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung und dient der Übersicht und Nachvollziehbarkeit der Einnahmen und Ausgaben.
Funktion Der Kassenbericht stellt sicher, dass alle Bareinnahmen und Barausgaben vollständig und korrekt erfasst werden. Er unterstützt die Einhaltung steuerlicher Pflichten und hilft, finanzielle Transparenz im Unternehmen zu gewährleisten. Die Kassenberichte sind Belege für die ordnungsgemäße Kassenführung.
Buchhaltung Der Kassenbericht spielt eine zentrale Rolle in der Buchhaltung, da er eine präzise Dokumentation aller Bargeschäfte sicherstellt. Daher sind die Daten auch entscheidend für die Erstellung des Jahresabschlusses, da sie die Grundlage für die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bilden.
Pflichtangaben Jeder Kassenbericht muss das Datum, eine fortlaufende Nummer, den Kassenbestand nach Geschäftsschluss, die Ausgaben des Tages, den Kassenbestand des Vortages, die Bareinnahmen (Tageslosung) und die Unterschrift des Erstellers enthalten.
Bestimmungen Die gesetzlichen Anforderungen an die Kassenführung und damit Erstellung der Kassenberichte sind in der Bundesabgabenordnung (BAO) und im Unternehmensgesetzbuch (UGB) sowie den Regelungen zur Registrierkassenpflicht bestimmt.
Unterscheidung Während ein Kassenbericht die täglichen Bargeldbewegungen festhält, dokumentiert das Kassenbuch alle Kassenvorgänge chronologisch und detailliert. Das Kassenbuch ist umfassender und dient der langfristigen Dokumentation, Kassenberichte bilden die Grundlage dafür.

Was muss auf dem Kassenbericht stehen?

Die Pflichtangaben für Kassenberichte

Kassenbestand des Vortages Der Kassenbestand des Vortages ist anzugeben, um eine korrekte Berechnung des Tagesergebnisses zu ermöglichen.
Datum des Geschäftsvorfalls Jeder Kassenbericht muss das Datum des Geschäftsvorfalls enthalten.
Fortlaufende Nummer Jeder Kassenbericht muss eine fortlaufende Nummer haben, wie es für Geschäftsdokumente wie Rechnungen – siehe Rechnungsnummer – verpflichtend vorgesehen ist.
Buchungstext Jeder Kassenbericht muss einen Buchungstext enthalten.
Kasseneingang und Bareinnahmen (Tageslosung) Alle Bareinnahmen des Tages müssen detailliert aufgeführt werden, einschließlich Nettobetrag, der Währung sowie Umsatzsteuer (USt) und Steuersatz (in Prozent).
Ausgaben des Tages Es müssen alle Ausgaben einschließlich des Nettobetrags, der Währung und der entsprechenden Vorsteuer mit Steuersatz (in Prozent) aufgeführt werden. Darunter fallen Wareneinkäufe, Warennebenkosten, Geschäftsausgaben, Privatentnahmen (mit Eigenbeleg zu versehen) und sonstige Ausgaben wie z. B. Bankeinzahlungen.
Kassenbestand nach Geschäftsschluss Der Endbestand der Kasse nach Abschluss des Geschäftstages muss genau dokumentiert werden.
Unterschrift des Erstellers Der Kassenbericht muss von der Person unterzeichnet werden, die ihn erstellt hat.

Was ist ein Kassenbericht?

Ein Kassenbericht dokumentiert täglich die Bargeldbewegungen eines Unternehmens. Er ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Buchhaltung und dient der Übersicht und Nachvollziehbarkeit der Einnahmen und Ausgaben bei Barumsätzen.

  • Die Kassenberichte sind auch Grundlage für das Kassenbuch.

Der Bericht unterstützt die Einhaltung steuerlicher Pflichten und hilft, finanzielle Transparenz im Unternehmen zu gewährleisten.

Kassenbericht: Definition & Funktion

Der Kassenbericht fungiert als Nachweis der täglichen Eingänge und Ausgänge in Bargeld. Er dokumentiert pro Tag die baren Geldbewegungen und ist Teil des Kassenbuches:

  • Diese Informationen sind auch entscheidend für die Erstellung des Jahresabschlusses, da sie die Grundlage für die Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bilden.

  • Eine präzise und lückenlose Erfassung der Kassenbewegungen ermöglicht es, den tatsächlichen Kassenbestand am Ende des Geschäftsjahres zu bestimmen, der in der Bilanz als Teil des Umlaufvermögens ausgewiesen wird.

Der Kassenbericht ist wichtig für die Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA) und die Steuererklärungen, da er auch Grundlage für die Ermittlung der steuerpflichtigen Umsätze bildet.

  • Er dokumentiert die Vorsteuerbeträge, die in der Steuererklärung geltend gemacht werden können.

  • Eine ordnungsgemäße Erfassung aller Kasseneinnahmen und -ausgaben ist daher unerlässlich, um die korrekten Steuerbeträge zu ermitteln und gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen.

Unterscheidung: Kassenbericht und Kassenbuch

Ein Kassenbericht und ein Kassenbuch sind nicht dasselbe:

  • Während der Kassenbericht die täglichen Bargeldbewegungen (Tageseinnahmen und -ausgaben) festhält, erfasst das Kassenbuch alle Kassenvorgänge chronologisch und detailliert.

Das Kassenbuch dient der langfristigen Dokumentation und ist umfassender als der tägliche Kassenbericht.

Die Kassenberichte bilden im Einzelnen die Grundlage für ein korrekt und gesetzeskonform geführtes Kassenbuch.

Wer muss Kassenberichte erstellen?

Ein Kassenbericht muss von allen gemäß § 189 UGB bilanzierungspflichtigen Unternehmen mit Bargeschäften geführt werden. Dazu gehören:

  • Gewerbetreibende: Unternehmen und Selbstständige, die regelmäßig Bargeschäfte tätigen und daher der Registrierkassenpflicht unterliegen.

  • Land- und Forstwirte: Diese müssen – wenn nicht als Gewerbetreibende geltend – Kassenberichte bei Bargeschäften führen.

  • Gesellschaften: Gesellschaften mit Bargeschäften müssen ebenfalls Kassenberichte erstellen.

Wenn Bargeschäfte getätigt werden und damit die Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs besteht, müssen auch Kassenberichte erstellt werden.

Der Kassenbericht ist nicht erforderlich, wenn keine Bargeschäfte stattfinden. Freiberufler, die keine Bilanzierungspflicht haben und keine regelmäßigen Bargeschäfte tätigen, sind von dieser Pflicht ausgenommen.

Rechtliche Grundlagen und Verpflichtungen

Die Kassenführung unterliegt in Österreich strengen gesetzlichen Vorgaben, die sicherstellen sollen, dass alle Bargeldbewegungen korrekt und nachvollziehbar dokumentiert werden.

  • Diese Vorschriften betreffen sowohl die Art und Weise der Aufzeichnung als auch die Aufbewahrung der entsprechenden Dokumente.

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist unerlässlich, um steuerliche Anforderungen zu erfüllen und bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt bestehen zu können.

Die Bundesabgabenordnung (BAO) verlangt, dass alle Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden, um eine lückenlose und nachvollziehbare Buchführung zu gewährleisten.

Gesetzliche Vorgaben:

Die Erstellung und Aufbewahrung von Kassenberichten in Österreich wird durch verschiedene Gesetze und Verordnungen geregelt. Zu den wichtigsten gesetzlichen Grundlagen gehören:

  • Bundesabgabenordnung (BAO): Diese Vorschrift regelt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, einschließlich der Kassenführung. Laut § 131 BAO müssen alle Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein.

  • Umsatzsteuergesetz (UStG): Hier werden die Anforderungen an die Aufzeichnung von Umsätzen festgelegt, die durch Bargeschäfte erzielt werden. § 18 UStG behandelt die allgemeinen Aufzeichnungspflichten.

  • Unternehmensgesetzbuch (UGB): Die maßgebenden Bestimmungen finden sich in den §§ 189 ff. UGB und definieren die allgemeinen Vorschriften zur Buchführungspflicht, einschließlich der Verpflichtung zur Führung von Kassenbüchern und Erstellung von Kassenberichten.

Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten:

Die Aufbewahrungspflichten sind in folgenden Bestimmungen geregelt:

  • Bundesabgabenordnung (BAO): § 132 BAO beschreibt die Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Dokumente. Kassenberichte und alle zugehörigen Belege müssen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden.

  • Unternehmensgesetzbuch (UGB): Ergänzend zur Bundesabgabenordnung legt § 212 UGB fest, dass Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen sieben Jahre aufzubewahren sind.

Diese Aufbewahrungsfrist gilt für alle steuerlich relevanten Dokumente und Unterlagen, die im Rahmen der Kassenführung anfallen. Dazu gehören neben den Kassenberichten auch Zählprotokolle, Quittungen, Rechnungen und andere Belege.

Kassenbericht: Pflichtangaben

Ein Kassenbericht muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, um als ordnungsgemäß zu gelten. Diese Anforderungen betreffen die vollständige und richtige Erfassung aller Bargeldbewegungen eines Unternehmens.

Erforderliche Angaben gemäß Bundesabgabenordnung:

Gemäß § 131 BAO müssen Kassenberichte verschiedene Pflichtangaben enthalten, um den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu entsprechen. Ein Kassenbericht muss daher zu jedem Geschäftsvorfall die folgenden Angaben enthalten:

Kassenbestand des Vortages Der Kassenbestand des Vortages ist anzugeben, um eine korrekte Berechnung des Tagesergebnisses zu ermöglichen.
Datum des Geschäftsvorfalls Jeder Kassenbericht muss das Datum des Geschäftsvorfalls enthalten.
Fortlaufende Nummer Jeder Kassenbericht muss eine fortlaufende Nummer haben, wie es für Geschäftsdokumente wie Rechnungen verpflichtend vorgesehen ist.
Buchungstext Jeder Kassenbericht muss einen Buchungstext enthalten.
Kasseneingang und Bareinnahmen (Tageslosung) Alle Bareinnahmen des Tages müssen detailliert aufgeführt werden, einschließlich des Nettobetrags, der Währung und der entsprechenden Umsatzsteuer (USt) und Steuersatz (in Prozent).
Ausgaben des Tages Es müssen alle Ausgaben einschließlich des Nettobetrags, der Währung und der entsprechenden Vorsteuer mit Steuersatz (in Prozent) aufgeführt werden. Unter Ausgaben fallen u. a. Wareneinkäufe, Warennebenkosten, Geschäftsausgaben, Privatentnahmen (mit Eigenbeleg zu versehen) und sonstige Ausgaben wie z. B. Bankeinzahlungen.
Kassenbestand nach Geschäftsschluss Der Endbestand der Kasse nach Abschluss des Geschäftstages muss genau dokumentiert werden.
Unterschrift des Erstellers Der Kassenbericht muss von der Person unterzeichnet werden, die ihn erstellt hat.

Weitere sinnvolle Angaben:

Zusätzlich zu den Pflichtangaben können weitere Details eine noch genauere Dokumentation gewährleisten und bei internen Kontrollen sowie externen Prüfungen von Vorteil sein:

  • Verwendungszwecke der Ausgaben: Genauere Beschreibung, wofür die Ausgaben getätigt wurden.

  • Notizen zu Besonderheiten oder Abweichungen: Anmerkungen zu speziellen Vorkommnissen, die an dem Tag aufgetreten sind.

  • Belegnummern zur besseren Nachvollziehbarkeit: Zuordnung der Ausgaben zu den entsprechenden Belegen für eine bessere Übersicht und Kontrolle.

Erstellung eines Kassenberichts

Die Erstellung eines Kassenberichts ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchführung in Unternehmen, die Bargeschäfte tätigen.

Die wichtigsten Aspekte der täglichen Aufzeichnung sind:

Tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben:

Die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben ist essenziell, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten. Laut § 131 BAO müssen alle Bareinnahmen und Barausgaben täglich festgehalten werden. Dies bedeutet, dass alle Einnahmen und Ausgaben am selben Tag, an dem sie erfolgen, dokumentiert werden müssen.

Nutzung eines Zählprotokolls für die Kasse und den Kassenbericht:

Ein Zählprotokoll dient der detaillierten Aufzeichnung des in der Kasse vorhandenen Bargelds nach Geschäftsschluss. Das Zählprotokoll listet alle Münzen und Scheine getrennt nach ihrem Nennwert auf, um den genauen Kassenbestand festzustellen und zeigt, wie sich der Bestand zusammensetzt.

  • Ein Zählprotokoll dient auch als Nachweis für die korrekte Kassenführung. Dabei spielt es keine Rolle, welche Art von Kasse verwendet wird.

  • Die genaue Zählung erfolgt auf den Cent genau und wird ins Protokoll eingetragen.

  • Bei größeren Kassenbeständen kann eine Geldzählmaschine den Aufwand erleichtern und die Genauigkeit erhöhen.

Korrekte Ermittlung des Kassenbestands:

Die korrekte Ermittlung des Kassenbestands ist ein zentraler Bestandteil der Kassenführung. Dies umfasst das tägliche Zählen und Dokumentieren des vorhandenen Bargelds.

  • Die Dokumentation sollte so erfolgen, dass der Kassenbestand jederzeit überprüfbar ist.

  • Eine ordnungsgemäße Kassenführung erfordert, dass der Sollbestand (laut Kassenbuch) mit dem Istbestand (tatsächlich vorhandenes Bargeld) übereinstimmt und somit das Ergebnis des Kassenberichts je Tag mit dem Kassenstand übereinstimmt.

  • Bei Abweichungen müssen diese sofort geklärt und dokumentiert werden.

Kassenbericht: Muster & Vorlage

Um die Erstellung eines Kassenberichts zu erleichtern und Fehler zu vermeiden, haben wir eine kostenlose Kassenbericht-Vorlage im praktischen Excel-Format erstellt.

Sie ist so gestaltet, dass sie den gesetzlichen Vorschriften entspricht und gleichzeitig eine strukturierte und übersichtliche Dokumentation der Bargeschäfte pro Tag ermöglicht.

Die Kassenbericht-Vorlage können Sie kostenlos downloaden und direkt für die Buchführung verwenden:

Kassenbericht: Vorlage Download

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf dem Kassenbericht gemacht und alle Eintragungen korrekt sowie mit dem tatsächlichen Kassenstand übereinstimmend sind!

Tipps zur effizienten Kassenführung

Eine effiziente Kassenführung erfordert Sorgfalt und Aufmerksamkeit. Die ordnungsgemäße Kassenführung ist entscheidend, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und finanzielle Transparenz im Unternehmen zu gewährleisten.

Typische Fehlerquellen:

  • Unvollständige Aufzeichnungen: Fehlende oder ungenaue Einträge führen zu Unstimmigkeiten und können bei Prüfungen Probleme verursachen.

  • Nicht tägliche Aufzeichnungen: Verzögerte Eintragungen machen die Nachvollziehbarkeit schwieriger und erhöhen das Risiko von Fehlern.

  • Fehlende Belege: Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg nachgewiesen werden, um die Kassenführung vollständig zu halten.

  • Unklare Buchungsvermerke: Unzureichende Beschreibungen der Geschäftsvorfälle erschweren die Nachvollziehbarkeit.

Maßnahmen zur Fehlervermeidung:

  • Regelmäßige Schulung der Mitarbeiter: Alle, die mit der Kassenführung betraut sind, sollten die aktuellen gesetzlichen Anforderungen und Best Practices kennen.

  • Verwendung von Kassenbuch-Software: Digitale Lösungen – am besten in die Buchhaltungssoftware integriert – können helfen, die Aufzeichnungen automatisch und korrekt zu führen und bieten oft zusätzliche Sicherheitsfunktionen.

  • Tägliche Kassenprüfung: Täglich den Kassenbestand überprüfen und mit den Aufzeichnungen abgleichen, um sofortige Korrekturen vornehmen zu können.

  • Sorgfältige Belegverwaltung: Sicherstellen, dass alle Belege systematisch und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Auf die Nutzung einer fortlaufenden Nummerierung und klare Vermerke achten.

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