Shopify - Allgemeine Einstellungen

Über die Integrationsplattform make.com können die Shopify Webshop-Bestellungen direkt in FreeFinance übertragen werden.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. make.com und Shopify
  2. Geschäftsfälle
  3. Einrichtung Shopify Anbindung
  4. FreeFinance verbinden
  5. Häufige Fragen

make.com und Shopify

Allgemeine Informationen zur Einbindung der Shopify Bestellungen in FreeFinance

Varianten

Es stehen in Make drei Möglichkeiten zur Anbindung des Shopify Webshops zur Verfügung:

  1. Anbindung an FreeFinance Buchhaltung (Meine Belege) als neue offene oder bereits bezahlte Ausgangsrechungen
    • ohne Kundenstamm
    •  mit Kundenstamm
  2. Anbindung an FreeFinance Rechnungslegung als neue, abgeschlossene offene oder bereits bezahlte Rechnung. In FreeFinance wird die Rechnung mit definiertem Layout und Belegkreisgruppe erstellt.

Vorlage für Ihr Make-Szenario

Sie können vordefinierte Szenarien von FreeFinance aufrufen und in Ihrem make.com Account als neues Szenario hinzufügen.

Wie geht das?

Zum Szenario Ausgangsrechnung

Zum Szenario Rechnungslegung

Zum Szenario Gutschrift

Zum Szenario Negative Ausgangsrechnung

Zum Szenario Negative Rechnungslegung

Rücksendungen

Für Rücksendungen stehen eigene Rücksendungs-Vorlagen (Refund) zur Verfügung. Rücksendungen können nicht automatisch bezahlt werden, sondern bleiben in FreeFinance immer offene Posten:

  1. Anbindung an FreeFinance Buchhaltung (Meine Belege) als neue offene Ausgangsrechungen mit negativen Zeilen der zurückgesendeten Artikel ohne Kundenstamm
  2. Anbindung an FreeFinance Buchhaltung (Meine Belege) als neue offene Ausgangsrechungen mit negativen Zeilen der zurückgesendeten Artikel mit Kundenstamm
  3. Anbindung an FreeFinance Rechnungslegung als neue, offene und abgeschlossene Rechnung mit negativen Zeilen der zurückgesendeten Artikel. In FreeFinance wird die Rechnung mit definiertem Layout und Belegkreisgruppe erstellt.
  4. Anbindung an FreeFinance Rechnungslegung als neue, offene und abgeschlossene Gutschrift mit positiven Gutschrifts-Zeilen der zurückgesendeten Artikel. In FreeFinance wird die Gutschrift mit definiertem Layout und Belegkreisgruppe erstellt.

Buchhaltung oder Rechnungslegung

Als Entscheidungshilfe kann verwendet werden:

  • Wird in Shopify bereits eine rechtsgültige Rechnung erstellt und an den Kunden gesendet oder sogar noch der Versand (Lieferung/Lieferschein) gemanaged, empfehlen wir die Anlage in der Bestellung direkt in der Buchhaltung (Ausgangsrechnung).
  • Soll die rechtsgültige Rechnung bzw. auch Lieferscheine, etc in FreeFinance erstellt werden, empfehlen wir die Anbindung an die Rechnungslegung.

Schließen der offenen Rechnung/Ausgangsrechnung

Werden die Bestellungen nicht sofort als bezahlt in FreeFinance übertragen, kann das Schließen der offenen Posten manuell oder idealerweise direkt über den Kontoauszug - und idealerweise mit der Kontoauszugsautomatisierung - erledigt werden. Damit wird:

  1. Der tatsächliche Geldeingang auf meinem Bankkonto periodenrichtig erfasst
  2. Im Falle von Abrechnungen über Paypal oder Kreditkarten zum richtigen Zeitpunkt (Geldeingang auf dem Bankkonto) erfasst

Direktes Schließen der offenen Rechnung/Ausgangsrechnung

Wir empfehlen ein eigenes Buchhaltungs-Konto für jede Bezahlungsart (Payment Method) in FreeFinance anzulegen und dann zu verbinden! Die Umbuchung der Auszahlungsbeträge von diesem Konto auf zB: das Bankkonto dann direkt beim Eingang am Bankkonto direkt von dort über den Kontoauszug durchgeführt werden. Sollten direkte Spesen und Disagios schon abgezogen werden, bleiben diese Beträge auf dem Konto "offen" und können als Spesen des Geldverkehrs direkt als Ausgaben verbucht werden!

"Shopify Tax" ab 1.11.2024

 ⚠️ Kommt in Shopify statt den bisherigen fixen Steuersätzen ab 1.11.2024 "Shopify Tax" zur Anwendung, so vergibt Shopify auf Basis der zugeordneten Produktkategorie selbständig den Steuersatz!

Fehlt für diesen automatisch angewendeten Steuersatz bislang das Mapping in make.com, so kann die betroffene Bestellung nicht erfolgreich übertragen werden.

Die Steuereinstellungen in Shopify können auf der Shopify-Seite Steuern und Zollgebühren im Shopify-Adminbereich geprüft werden. Bei Bedarf kann auch der Steuersatz in der Shopify-Bestellung nachträglich geändert werden.

Geschäftsfälle

Folgende Geschäftsfälle können einfach abgebildet werden.

Die Details zur Umsetzung in den jeweiligen Beschreibungen der Vorlagen.

Wann:

  • Nationale B2C Endkunden Webshops
  • Meist ausreichend, wenn die reine Synchronisation in die Buchhaltung gewünscht ist
  • Einfachste Art der Synchronisation

Mögliche Vorlagen:

  • Ausgangsrechnung ohne Kundenstamm

Wann:

  • Wenn die Übernahme des Kundenstammes auch in der Buchhaltung gewünscht ist oder
  • Wenn die Übernahme in die Rechnungslegung gewünscht ist

Mögliche Vorlagen:

  • Ausgangsrechnung mit Kundenstamm
  • Rechnungslegung mit Kundenstamm

Wann:

  • Wenn der Webshop auch Kunden in der EU bedient und der Empfängerland-Steuersatz verwendet werden muss

Mögliche Vorlagen:

  • Ausgangsrechnung ohne Kundenstamm
  • Ausgangsrechnung mit Kundenstamm
  • Rechnungslegung mit Kundenstamm

Zu beachten:

  • Steuermappings pro EU-Empfängerland und Steuersatz anlegen und mit den Shopify Landes-Steuercodes verbinden

Wann:

  • Wenn der Webshop ein B2B-Webshop ist
  • Wenn auch Kunden in der EU bedient und innergemeinschaftliche Lieferungen oder Reverse Charge Leistungen benötigt werden

Mögliche Vorlagen:

  • Ausgangsrechnung mit Kundenstamm
  • Rechnungslegung mit Kundenstamm

Zu beachten:

  • Steuermapping für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Reverse Charge Leistungen anlegen und mit den WooCommerce IDs verbinden. Achtung: ig und RC ist nicht beides möglich!
  • Bei Kunden aus der EU ist das Mapping der UID-Nummer nötig - hierfür wird meist ein Plugin benötigt!

Wann:

Mögliche Vorlagen:

  • Ausgangsrechnung ohne Kundenstamm
  • Ausgangsrechnung mit Kundenstamm
  • Rechnungslegung mit Kundenstamm

Zu beachten:

Wann:

  • Wenn im Webshop Rücksendungen von Bestellungen veranlasst werden

Mögliche Vorlagen:

  • Rücksendungen ohne Kundenstamm als negative Ausgangsrechnung
  • Rücksendungen mit Kundenstamm als negative Ausgangsrechnung
  • Rücksendungen mit Kundenstamm als negative Rechnung in der Rechnungslegung
  • Rücksendungen mit Kundenstamm als Gutschrift in der Rechnungslegung

Rabatte in Shopify können mit den Vorlagen direkt mit übernommen werden - somit sind die reduzierten Preise direkt in die Buchhaltung übernommen.

Mögliche Vorlagen:

  • Alle Shopify Vorlagen

Einrichtung Shopify Anbindung

Um über Make ihren Shopify Webshop mit FreeFinance zu verbinden muss zuerst der Shopify Webshop mit Make verbunden werden:

Zur Verbindung von Make ist das Shopify-Plugin für Make nötig. Details zur Einrichtung direkt in der Shopify-Hilfe

Richten Sie die Verbindung zum Shopify Webshop in Make ein

Für die Einrichten der Shopify Verbindung in Make ist nur die URL für den shopify shop nötig.

Der Status der Shopify Bestellungen sollte Completed sein - dh: die Bestellung ist in  Shopify abgeschlossen.

Der Bezahl- oder Versandstatus ist uns nicht wichtig - wir wählen any

Das Limit legt fest wie viele WooCommerce Bestellungen bei einem Durchlauf maximal zu gleich angelegt werden sollen.
Tipp: kleiner Wert zu Beginn für die Tests, damit nicht zu viele Bestellungen zu gleich angelegt werden.

Einrichten des Startes ab wann die Bestellungen in FreeFinance übernommen werden sollen.

Empfohlender Wert: "From now on" (start ab sofort)

Einrichten der Abrufhäufigkeit von Shopify (Einzustellen über das Uhr-Symbol im Shopify Modul)

Empfohlener Wert: Im Normalfall ist 1x pro Tag (Every day) zu einer bestimmten Uhrzeit ausreichend

Achtung: Jeder Abruf ist eine Make-Transaktion, auch wenn keine Daten übernommen wurden. Wird dies nun zu oft pro Tag durchgeführt, werden die 1000 Transaktionen in der Gratis-Version schnell ausgeschöpft!

FreeFinance verbinden

Um über Make ihren Shopify Webshop mit FreeFinance zu verbinden muss auch FreeFinance verbunden werden. Die Details dazu unter der Allgemeinen Information zur Verbindung von FreeFinance in Make

Häufige Fragen

Kann ich das selbst machen?

Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich. 

Ich benötige Unterstützung bei der Anbindung!

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.

Möchten Sie die Schnittstellen zuvor testen?

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.