Shopify - Allgemein

Allgemeine Informationen zur Anbindung eines Shopify-Webshops an FreeFinance via make.com.

Vorlagen

Es stehen zwei Vorlagen zur Anbindung eines Shopify Webshops zur Verfügung:

1. Create Invoice from Shopify Order (INV & CBI)
   • Verarbeitung von Bestellungen via
     • Buchhaltung (Meine Belege) als Ausgangsrechungen ODER
     • Rechnungslegung als Rechnungen
   • mit/ohne Pflegen eines Kundenstamms
2. Process Shopify Refunds (INV & CBI)
   • Verarbeitung von Rückerstattungen via
     • Buchhaltung (Meine Belege) als Ausgangsrechungen mit negativen Zeilen ODER
     • Rechnungslegung als Rechnungen mit negativen Zeilen ODER
     • Rechnungslegung als Gutschriften
   • mit/ohne Pflegen eines Kundenstamms

Buchhaltung (CBI) vs. Rechnungslegung (INV)

Als Entscheidungshilfe kann verwendet werden:

• Wird in Shopify bereits eine rechtsgültige Rechnung erstellt und an den Kunden gesendet oder sogar noch der Versand (Lieferung/Lieferschein) gemanaged, empfehlen wir die Anlage in der Bestellung direkt in der Buchhaltung (Ausgangsrechnung).
• Soll die rechtsgültige Rechnung bzw. auch Lieferscheine etc. in FreeFinance erstellt werden, empfehlen wir die Anbindung an die Rechnungslegung.

Bezahlung & Abschluss von Geschäftsfällen

Obwohl die Module zur Bezahlung von Rechnungen der "FreeFinance v2 Make-App" theoretisch eine Teilzahlung unterstützen, ist eine solche in unseren Vorlagen leider nicht möglich, da Shopify die diesbezüglich notwendigen Daten nicht bereitstellt.

Deshalb kann eine Bezahlung, sofern diese im Bestellungsschritt getätigt wird, nur dann verbucht werden, wenn diese vollständig ist, d.h. in Shopify als bezahlt markiert ist. Ist dies nicht der Fall ist es notwendig die Bezahlung des Geschäftsfalls manuell in FreeFinance zu behandeln oder idealerweise direkt über den Kontoauszug beziehungsweise der Kontoauszugsautomatisierung diesen Schritt erledigen. Damit wird:

1. Der tatsächliche Geldeingang auf Ihren Bankkonto periodenrichtig erfasst
2. Im Falle von Abrechnungen über Paypal oder Kreditkarten zum richtigen Zeitpunkt (Geldeingang auf dem Bankkonto) erfasst

Zahlungsmethoden

Wir empfehlen ein eigenes Buchhaltungs-Konto für jede Bezahlungsart (Payment Method) in FreeFinance anzulegen und dann über die "Payment method details" des Moduls "Get a customer and tax mappings" zu "verbinden". Die Umbuchung der Auszahlungsbeträge von diesem Konto auf z.B. das Bankkonto kann dann direkt beim Eingang am Bankkonto direkt von dort über den Kontoauszug durchgeführt werden. Sollten direkte Spesen und Disagios schon abgezogen werden, bleiben diese Beträge auf dem Konto "offen" und können als Spesen des Geldverkehrs direkt als Ausgaben verbucht werden!

Rabatte

Es werden sämtliche Rabatte aus Shopify übernommen, solange diese korrekt in Shopify registriert wurden - d.h. wenn diese via dem Admin-Panel unter „Rabatte“ eingetragen sind. „Vergleichspreise“, die für ein Produkt zusammen mit dem eigentlichen Preis gesetzt werden können und für den Kunden als „Sale“ markiert werden und einen durchgestrichenen Preis neben den Eigentlichen anzeigen, sind KEINE Rabatte. Diese werden standardmäßig behandelt – der „Vergleichspreis“ wird ignoriert.

Um über Make ihren Shopify-Webshop mit FreeFinance zu verbinden muss zuerst der Shopify Webshop mit Make verbunden werden.

Zur Verbindung von Make ist das Shopify-Plugin für make.com nötig. Details zur Einrichtung direkt in der make-Hilfe.

Folgende Geschäftsfälle können einfach abgebildet werden.

Die Vorlagen sind so gebaut, dass sie verschiedenste Anforderungen erfüllen können. Die Details, zur Umsetzung dieser finden Sie in den jeweiligen Beschreibungen der Vorlagen sowie dem Einstellungsassistenten der Vorlagen.