Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ⇒ einfach erklärt

E/A Vorlage

Damit Sie eine Vorlage für Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Orientierung haben und diese nicht selbst erstellen müssen, haben wir eine E/A-Vorlage im Excel-Format, die Sie gerne zur Orientierung verwenden und für Ihre Bedürfnisse anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und kostenlos zum Download verfügbar:

E/A-Rechnung: Vorlage Download

Beachten Sie: Geschäftsunterlagen wie eine E/A, die mit Word oder Excel erstellt werden, sind nicht GoBD-konform (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und werden vom Finanzamt so nicht akzeptiert wird. Die Vorlage dient zur Orientierung und internen Verwendung.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) - auf einen Blick

Die 4 wichtigsten Fakten zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Definition	Einnahmen und Ausgaben werden erfasst, um den steuerlichen Gewinn oder Verlust zu ermitteln
Umsatzgrenze	700.000 Euro in zwei aufeinander folgenden Kalenderjahren 1.000.000 Euro in einem Jahr
Anwendung	Für Kleinunternehmer und Freiberufler ohne doppelte Buchhaltung geeignet Bei Überschreiten der Umsatzgrenze muss auf doppelte Buchhaltung umgestellt werden
Aufbau und Erfassung	Einnahmen und Ausgaben Wareneingangsbuch Anlagenverzeichnis Registrierkasse Lohnkonto (siehe Lohnverrechnung)

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) ist eine vereinfachte Buchhaltungsmethode, die Gewinne und Verluste anhand der tatsächlichen Zuflüsse und Abflüsse von Geldmitteln ermittelt.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A): Übersicht

Der Gewinn oder Verlust eines Unternehmens wird am Jahresende ermittelt, indem alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt werden.

Als Gegenstück zur vollständigen E/A-Rechnung kann auf die Gewinnermittlung durch Pauschalierung zurückgegriffen werden. Dabei wird, je nach Variante der Pauschalberechnung, ein fixer Anteil am Umsatz als Betriebsausgabe angenommen.

Wer kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwenden?

Einzelunternehmer und Personengesellschaften (KG und OG), die eine natürliche Person als haftenden Gesellschafter haben, dürfen eine E/A-Rechnung zur Gewinnermittlung verwenden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

in zwei aufeinander folgenden Kalenderjahren darf der Umsatz jeweils 700.000 Euro nicht übersteigen,
der Umsatz in einem Jahr darf 1.000.000 Euro nicht übersteigen und
die doppelte Buchhaltung wird nicht freiwillig geführt.

Freie Berufe, also z. B. Ärzte, Notare, Rechtsanwälte, aber auch Schriftsteller, Dolmetscher und Künstler sowie Land- und Forstwirte, dürfen jedenfalls immer auf die Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zurückgreifen (unabhängig vom Umsatz).

Exkurs: Verpflichtende doppelte Buchhaltung

Zur doppelten Buchhaltung sind jedenfalls Kapitalgesellschaften, also GmbHs und AGs, verpflichtet, sowie Konstellationen von Unternehmen, in denen keine natürliche Person unbeschränkt haftet (GmbH & Co KG).

Ebenso müssen Einzelunternehmen die doppelte Buchhaltung verwenden, sofern ihr:

Jahresumsatz größer als 1.000.000 Euro ist, oder
in zwei aufeinander folgenden Jahren der Jahresumsatz mehr als 700.000 Euro ausmacht.

Freie Berufe müssen nach § 189 Abs. 4 UGB, unabhängig von ihrem Umsatz, die Gewinnermittlung nie mittels doppelter Buchhaltung durchführen.

Selbstständige in freien Berufen haben die Möglichkeit, ihre Bücher auf freiwilliger Basis zu führen.

Bei Unternehmern, die zwar Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit nach § 22 EStG erzielen, aber nicht in den Bereich der freien Berufe im Sinne des Unternehmensgesetzbuches fallen (z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Künstler, Schriftsteller), gelten dagegen die Umsatzschwellenwerte des UGB.

Wenn diese Schwellenwerte überschritten werden, wird die Gewinnermittlung gemäß § 4 Abs. 1 EStG angewendet.

Exkurs: Pauschalierung

Neben der Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der doppelten Buchhaltung kann auch eine Pauschalierung der Betriebsausgaben vorgenommen werden.

Dabei werden 12 Prozent des Netto-Umsatzes pauschal als Betriebsausgabe angenommen, maximal jedoch 26.400 Euro.

Aufbau Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

In einer ordnungsgemäßen E/A-Rechnung müssen

Sämtliche Einnahmen und Ausgaben erfasst sein
Zudem muss ein Wareneingangsbuch und
ein Anlageverzeichnis geführt werden.
Werden Mitarbeiter beschäftigt, muss ein Lohnbuch geführt werden.
Je nachdem, ob man unter die Registrierkassenpflicht fällt, muss man zudem eine rechtskonforme Registrierkasse haben.

Anlagenverzeichnis

Das Anlagenverzeichnis dient dazu, sämtliche Vermögenswerte in Form von Anlagen im Unternehmen abzubilden. Wichtig dabei ist, dass im Anlageverzeichnis zumindest folgende Informationen ersichtlich sind:

Laufende Inventarnummer
Datum der Anschaffung oder Herstellung
Art des Anlagegegenstandes
Name und Anschrift des Lieferanten
Anschaffungswert bzw. Herstellungswert
voraussichtliche Nutzungsdauer
Abschreibungssatz
jährlichen Abschreibungsbetrag
Restbuchwert am Ende der Rechnungsperiode

Wareneingangsbuch

Im Wareneingangsbuch sind Waren einzutragen, die entweder zur weiteren Veräußerung im Sinne des Handels gedacht sind, oder in veredelter Form wieder in den Verkauf gelangen. Insbesondere umfasst das Wareneingasbuch somit eine Aufzeichnung über die Zu und Abgänge von:

Handelswaren
Rohstoffe
Hilfsstoffe
Halberzeugnisse und Zutaten

Registrierkasse

Wenn der Umsatz 15.000 Euro im Jahr übersteigt und davon mehr als 7.500 Euro in bar (Kreditkarte, Bankomatkarte zählen dazu) sind, dann wird eine Registrierkasse benötigt.

Lohnkonto

Sofern Arbeitnehmer im Unternehmen beschäftigt werden, muss für jeden Arbeitnehmer ein eigenes Lohnkonto geführt werden.

Vorlage für die E/A-Rechnung

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Excel: Muster & Vorlage

Damit Sie eine Vorlage für Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Orientierung haben und diese nicht selbst erstellen müssen, haben wir eine E/A-Vorlage im Excel-Format, die Sie gerne zur Orientierung verwenden und für Ihre Bedürfnisse anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und kostenlos zum Download verfügbar:

E/A-Rechnung: Vorlage Download

Zu beachten: Buchhaltung mit Excel ist nicht im Sinne der Bundesabgabenordnung (BAO), da die Daten jederzeit geändert werden können und nicht nachvollzogen sowie überprüft werden kann, wann die Daten geändert worden sind.

Geschäftsunterlagen wie eine E/A, die mit Word oder Excel erstellt werden, sind nicht GoBD-konform (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und werden vom Finanzamt so nicht akzeptiert wird. Die Vorlage dient zur Orientierung und internen Verwendung.

Digitale Buchhaltung

Laut BAO ist eine Buchhaltung und Aufzeichnung mittels geeigneter Datenträger zulässig, sofern die vollständige und richtige Erfassung der Geschäftsfälle gewährleistet und die gesetzliche Aufbewahrungsfrist sichergestellt wird.

Das bedeutet, dass man sich von vielen Mappen und Ordnern verabschieden kann. Es müssen lediglich die Originalbelege aufbewahrt werden:

Die digitale Buchhaltung von FreeFinance macht es möglich.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Beispiel

Aufbau einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit den entsprechenden Steuerstufen
SV- und Steuer-Rechner	Ø monatlich	Ø jährlich
Einnahmen Brutto	3.000 EUR	36.000 EUR
Umsatzsteuer (USt): 20 %	600 EUR	7.200 EUR
Einnahmen Netto	2.400 EUR	28.800 EUR
- Laufende Ausgaben
Raumkosten (Miete, Strom, Heizung)	320 EUR	3.840 EUR
Marketing & Werbung	50 EUR	600 EUR
Kommunikationskosten	35 EUR	420 EUR
Auto & Reisekosten	170 EUR	2.040 EUR
Abschreibungen (AfA)	85 EUR	1.020 EUR
= Summe der laufenden Ausgaben	660 EUR	7.920 EUR
Bemessungsgrundlage SV	1.740 EUR	20.880 EUR
Sozialversicherungsbeitrag (2020)	477 EUR	5.723 EUR
Bemessungsgrundlage Gewinnfreibetrag		15.157 EUR
Gewinnfreibetrag (Grundfreibetrag)		1.970 EUR
Gewinn vor Steuern (Betriebsergebnis): Bemessungsgrundlage ESt		13.187 EUR
Einkommensteuer (ESt)		437,40 EUR
Nettogewinn		12.749,60 EUR

Vom Nettogewinn errechnet sich die Einkommensteuer gemäß der Steuerstufen des zutreffenden Jahres:

Tarifstufen und Steuersätze in der Einkommensteuer für das Jahr 2024
Einkunft	Einkommenshöhe	Steuersatz
Bruttoeinkommen	12.816 EUR und weniger	► 0 %
Bruttoeinkommen	12.816 EUR bis 20.818 EUR	► 20 %
Bruttoeinkommen	20.818 EUR bis 34.513 EUR	► 30 %
Bruttoeinkommen	34.513 EUR bis 66.612 EUR	► 40 %
Bruttoeinkommen	66.612 EUR bis 99.266 EUR	► 48 %
Bruttoeinkommen	99.266 EUR bis 1.000.000 EUR	► 50 %
Bruttoeinkommen	ab 1.000.000 EUR	► 55 %¹⁾

¹⁾ Höchststeuersatz mit 55 % ist befristet bis 2025, danach gilt ein Steuersatz von 50 %. Quelle der Angaben: Bundesministerium für Finanzen

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Anlagenbuch, Kassenbuch und Bankbuch sowie Wareneingangsbuch (EAR) sind in Ihre Buchhaltung vollständig integriert.
Anlagen im Anlagenverzeichnis verwalten, Jahresabschreibungen verbuchen. Nachträgliche Änderungen an Nutzungsdauer oder Anschaffungswert durchführen, vorzeitiges Ausscheiden sowie Gewinnfreibetrag werden unterstützt.
Erstellen Sie die Beilage zur Einkommensteuererklärung (E1A/B/K1) sowie die Umsatzsteuererklärung (U1), Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und Zusammenfassende Meldung (ZM) mit nur einem Klick. Diese können abgelegt, gedruckt und einfach in FinanzOnline übernommen werden.
Mit einer konfigurierten Direktschnittstelle zu FinanzOnline können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA), Formular U30 sowie die Zusammenfassende Meldung (ZM) bequem direkt elektronisch an FinanzOnline übermitteln.
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Zusammenfassung

Bei der E/A-Rechnung wird die Summe aus Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gebildet. Das Ergebnis ergibt einen Unternehmensgewinn oder -Verlust.

Eine ordnungsgemäße E/A-Rechnung muss zudem folgende Aufzeichnungen beinhalten:

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Fragen und Antworten

Was versteht man unter Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein vereinfachtes System der Gewinnermittlung, bei dem nur jene Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst werden, die im Kalenderjahr tatsächlich zugeflossen bzw. abgeflossen sind (Zufluss-Abfluss-Prinzip).

Diese Methode wird häufig von Kleinunternehmern und Freiberuflern angewendet, um ihre finanzielle Situation zu verfolgen und steuerliche Verpflichtungen zu erfüllen, ohne die komplexen Anforderungen der doppelten Buchführung.

Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) führen?

Gewerbetreibende dürfen eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung dann anwenden, wenn

nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) keine Buchführungspflicht besteht und
Bücher auch nicht freiwillig geführt werden.

Quellen

Gesamte Rechtsvorschrift für Bundesabgabenordnung (BAO):
Tagesaktuelle Fassung im RIS
Gesamte Rechtsvorschrift für Einkommensteuergesetz 1988 (EStG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS
Gesamte Rechtsvorschrift für Unternehmensgesetzbuch (UGB):
Tagesaktuelle Fassung im RIS