Neue Eingangsrechnung

Eine Eingangsrechnung ist in zwei Elemente unterteilt:

• Rechnungskopf: der Rechnungskopf beinhaltet allgemeine Daten der Eingangsrechnung, wie Lieferant, Rechnungsdatum oder Art der Bezahlung.
• Rechnungszeilen: Pro Rechnungskopf müssen mindestens eine Zeile und können mehrere Zeilen erfasst werden. Jede Zeile beinhaltet die Detaildaten wie Belegart (Konto) und Steuersatz, sowie den Betrag und den Rechnungstext. Außerdem kann hier eingestellt werden, ob es sich bei der Buchung um eine innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung oder Reverse Charge Leistung handelt, sowie ein Privatanteil verbucht werden. So können ganz einfach Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen und unterschiedlichen Belegarten (Konten) angelegt werden (Stichwort Splitbuchung).

Der Rechnungskopf beinhaltet die folgenden, zeilenübergreifenden Daten des Belegs:

Pflichtdaten

• Lieferant: Die Eingabe des Lieferanten kann auf verschiedene Weisen erfolgen:
  • der Name des Lieferanten wird im Eingabefeld eingegeben. Wird nur der Name des Lieferanten eingegeben und kein Datensatz im Lieferantenstamm angelegt, können auch keine weiteren Analysen dieser Ausgaben durchgeführt werden.
  • der Lieferant wurde bereits im Lieferantenstamm eingegeben und kann einfach mit einem Klick auf  ausgewählt werden.
  • der Lieferant wird neu, über die Schaltfläche  im Lieferantenstamm hinterlegt und kann dann automatisch übernommen werden.
  • Nach der Auswahl eines Lieferanten kann dieser durch Klick auf  auch gleich bearbeitet werden.
  • Wurde für den ausgewählten Lieferanten eine gültige UID-Nummernprüfung (Level 1 oder 2) durchgeführt, wird das Prüfergebnis inkl. Prüfdatum direkt angezeigt.
  • Hinweis: Bei Waren (E/A-Buchhaltung), Anlagen oder innergemeinschaftlichen Belegen ist zwingend ein Lieferant aus dem Lieferantenstamm auszuwählen.
• Zahlungsdatum. Dieses Datum ist dafür verantwortlich in welcher Abrechnungsperiode die Ausgabe in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung verwendet wird. Ist das Kontrollkästchen OP Ausgaben in den Grundeinstellung nicht aktiviert, sind alle Buchungen automatisch bezahlt und das Datum "Bezahlt am" ist ein Pflichtfeld.

• Rechnungsdatum: Wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Bei der E/A-Rechnung ist dieses Feld bei Wareneingängen zwingend notwendig, sonst optional. Bei der doppelten Buchhaltung ist das Rechnungsdatum stets ein Pflichtfeld.

Lieferanteneinstellungen - Vorbelegung

Sind im Lieferantenstamm die Daten unter Buchhaltung gepflegt, werden folgende Felder auf Zeilenebene automatisch ausgefüllt:

• Belegart
• Steuersatz und wenn nötig eine Sonderbuchung
• Privatanteil

Nähere Informationen im Lieferantenstamm

Eine Rechnungszeile beinhaltet die folgenden Daten des Belegs (Beim Bearbeiten von bestehenden Zeilen oder beim Anlegen von weiteren Zeilen werden diese Daten in einem Dialog dargestellt):

Pflichtdaten

• Belegart: Wählen Sie eine Belegart (Konto), die der Eingangsrechnung/Ausgabe entspricht.
  • Ein Klick auf  ruft alle eingeblendeten Belegarten (Konten) auf.
  • Konto nicht dabei? Über  kann der Kontenrahmen aufgerufen werden:
    • Ein  zeigt an, dass ein Konto ausgeblendet ist. Ein Klick aufs “Auge”-Symbol aktiviert das Konto, sodass es künftig eingeblendet wird.
    • Ein Klick auf  übernimmt die entsprechende Belegart ins Formular.
• Steuersatz: Der Standard-Steuersatz wird vorausgewählt. In der Liste der möglichen Steuersätze kann gewechselt werden, pro Belegart kann der Standardwert in der Kontenübersicht verändert werden.
• Betrag: Geben Sie den Betrag der Ausgabe ein.
• Weicht die Währung von EUR ab, geben Sie mit Klick auf EUR die zutreffende Währung und den Kurs im Dialog an.
• Geben Sie nun an, ob der eingegebene Betrag Netto oder Brutto ist. In den Grundeinstellung unter "Standardwerte für Eingangsrechnungen" können Sie den Standardwert dafür festlegen. Geben Sie weiters sofern verfügbar an, ob eine der Optionen innergemeinschaftliche Lieferung (iG) und Reverse Charge (RC) zutrifft. Falls ja, erscheint die Standard-Option darunter, ändern Sie diese Sonderbuchung bei Bedarf mit Klick auf den Link.
• Privatanteil: Falls zutreffend erscheint durch Klick auf den Link "Privatanteil (optional)" ein zusätzliches Feld, geben Sie dort Betrag und Art an. Details zu Privatanteil weiter unten.

Bestehende Rechnungszeilen können mittels dupliziert werden, um Ihnen bei weiteren ähnlichen Rechnungspositionen die Arbeit zu erleichtern.

Werden Anlagen fürs Unternehmen angeschafft, werden diese einfach durch die Wahl der entsprechenden Belegart (Anlagen-Kontonummern beginnen mit 0) ins System eingegeben. Dabei wird automatisch ein Eintrag im Anlagenbuch erstellt.

Ausnahme: Im Fall der Anlagen-Anzahlungskonten wird kein Anlagenbucheintrag erstellt.

Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)

Die Entscheidung, ob eine Anlage ein GWG ist und somit im ersten Jahr vollständig abgeschrieben wird oder über die AfA unter Angabe der Nutzungsdauer in die Buchhaltung einfließt, wird dabei erst im Anlagenverzeichnis getroffen.

Alternativ kann ein geringwertiges Wirtschaftsgut direkt als Aufwand über die Belegart 7021 Geringwertiges Wirtschaftsgut verbucht werden. Dabei entsteht kein Eintrag im Anlagenbuch.

Ist das Unternehmen verpflichtet ein Wareneingangsbuch zu führen, so geschieht das in FreeFinance ganz automatisch bei Auswahl der entsprechenden Waren-Belegarten bei einer Eingangsrechnung. Wird das Wareingangsbuch unter Meine Belege > Wareneingangsbuch aufgerufen, werden automatisch die entsprechenden Eingangsrechnungen herangezogen. Für diese sind das Rechnungsdatum, sowie ein Lieferant verpflichtend anzugeben.

Das Wareneingangsbuch ist unter Jahreseinstellungen zu aktivieren.

Die Belegarten für Waren können unter Belegarten Belegtyp "Wareneingangsbuch (Waren, Rohstoffe, etc)" angezeigt bzw. angepasst werden.

Alle Belege, die mit der Option "als Vorlage speichern" gespeichert sind, können hier ausgewählt werden. Dadurch können Sie immer wiederkehrende Ausgaben einfach laden und gegebenenfalls abgeändert als neuen Beleg speichern. Wählen Sie die gewünschte Vorlage - das Formular wird automatisch mit den Daten der Vorlage befüllt. Achtung: alle eventuell eingegebenen und noch nicht gespeicherten Daten werden verworfen! Details siehe unter Vorlagen.

Müssen an einer Eingangsrechnung Änderungen vorgenommen werden, klicken Sie auf die Schaltfläche “Nachträglich ändern”. FreeFinance aktiviert jene Felder, die abhängig vom Status noch bearbeitbar sind.

Mit der Schaltfläche Doku-Archiv kann die aktuelle Eingangsrechnung mit Dokumenten verknüpft werden. Wählbar sind bereits im Doku-Archiv angelegte Dokumente, aber auch neu hochzuladende Dateien. Mehr zur integrierten Dokumentenablage.

Unterstützung bei der Belegzuordnung erhalten Sie dabei durch die Schaltfläche „Passende Dokumente suchen“. Diese untersucht alle Ihre durch OCR-ausgelesenen Dokumente nach Übereinstimmungen und ordnet so der Eingangsrechnung automatisch den passenden Beleg zu.

Eine Eingangsrechnung kann über die Schaltfläche Stornieren storniert werden.

Storno einer bereits bezahlten Eingangsrechnung

Wurde der Beleg bereits bezahlt, müssen im Dialog folgende Daten eingegeben werden:

• Stornodatum: Achten Sie hier auf das korrekte Stornodatum (damit die Stornobuchungen in den korrekten Zeitraum für Finanzamtsmeldungen fällt)
• Stornogrund: Vergeben Sie einen Grund für die Stornierung (zB: Fehleingabe, Falsches Datum, Doppeleingabe, etc.)

Durch Drücken der Schaltfläche Stornieren bestätigen Sie die Stornierung, mit Abbrechen brechen Sie die Stornierung ab.

Storno eines Offenen Posten in der E/A-Rechnung

Ist die Option "OP Eingangsr." Grundeinstellung aktiviert und wurde der Beleg noch nicht bezahlt, kann die Eingangsrechnung gelöscht werden. Dies ist möglich, da sie noch unwirksam für die Buchhaltung war.

Durch Drücken der Schaltfläche Löschen bestätigen Sie die unwiederbringliche Löschung, mit Abbrechen brechen Sie den Löschvorgang ab.

Storno von Eingangsrechnungen aus dem Kontoauszug

In solchen Fällen werden Sie bei Klick auf "Stornieren" aufgefordert, in den Kontoauszug zu navigieren. Dort stornieren Sie die Eingangsrechnung über das  -Symbol.

Die folgenden Schaltflächen sind je nach Status bei einer Eingangsrechnung verfügbar:

• Speichern: Datensatz wird gespeichert. Wurde die Eingangsrechnung als bezahlt eingegeben, vergibt FreeFinance eine fortlaufende Belegnummer und nimmt die Verbuchung vor.
• Übernehmen: Die Rechnungszeile wird gespeichert und übernommen - aber noch nicht gebucht.
• Weitere Zeile: Eine weitere Rechnungszeile wird zu dieser Rechnung hinzugefügt.
• Speichern und buchen: Datensatz wird gespeichert und in der Buchhaltung verbucht.
• Stornieren: Wenn Sie den eingegebenen Datensatz stornieren möchten, verwenden Sie diese Schaltfläche. Details zur Stornierung siehe Storno.
• Anlagenbuch: Handelt es sich um eine Anlage, wird automatisch ein Anlagenbucheintrag erstellt. Navigieren Sie mit dieser Schaltfläche zum Anlagenbuch.
• Stornobeleg: Ist Ihr aktueller Beleg storniert, führt diese Schaltfläche zum Stornobeleg.
• Originalbeleg: Ist Ihr aktueller Beleg ein Stornobeleg, führt diese Schaltfläche zum Originalbeleg.
• Nachträglich ändern: Abhängig vom Status sind gewisse Felder nachträglich änderbar.
• Doku-Archiv: Verlinken Sie ein bestehendes Dokument aus dem Doku-Archiv / Cloud-Speicher, oder laden Sie ein neues hoch.
• Stornieren: Eine Eingangsrechnung kann storniert werden.
• Löschen: Eine noch nicht bezahlte Eingangsrechnung kann gelöscht werden.
• Kopieren: Erstellen Sie eine neue Eingangsrechnung auf Basis der bestehenden Daten.
• Als Vorlage speichern: Speichern Sie die Eingangsrechnung als Vorlage, um wiederkehrende Belege schneller verbuchen zu können (Miete, Telefongebühren,…)

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